Todos os fatos administrativos de uma empresa são lançados, pelo Método das Partidas Dobradas, no livro Diário Geral, em ordem cronológica e transcritos para o Razão.
Partindo do saldo das contas do Razão, extraímos a maioria das informações necessárias para a elaboração Demonstração do Resultado do Exercício e do Balanço Patrimonial.
6.1 VERIFICAÇÃO DA EXATIDÃO DOS LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
Entretanto, antes da elaboração dessas Demonstrações Financeiras, é levantado um demonstrativo preliminar denominado Balancete de Verificação. O Balancete de Verificação irá conter todas as contas com saldo e as que tiverem movimentação no período, o que possibilita verificar possíveis erros existentes, já a soma dos saldos devedores deve ser igual a soma dos saldos credores. O principal objetivo é o de testar se o método das partidas dobras foi respeitado.
ESQUEMA BALANCETE DE VERIFICAÇÃO EM ___/___/19X_ CONTAS SALDOS DEVEDORES CREDORES TOTAIS ... --- --- 6.2 TÉCNICAS DO BALANCETE
O Balancete de Verificação tem como base o método das partidas dobradas. Não haverá débito(s) sem crédito(s) correspondentes.Portanto, somando-se todos os débitos e todos os créditos, teremos o mesmo total.
6.3 APRESENTAÇÃO DO BALANCETE
Os elementos mínimos que devem constar do balancete são: a) Identificação da entidade:
b) Data a que se refere; c) Abrangência;
d) Identificação das contas e respectivos grupos:
e) Saldos das contas, indicando se devedores ou credores;
f) Soma dos saldos devedores e credores;
O balancete que se destinar a fins externos à entidade deverá conter nome e assinatura do contabilista responsável, sua categoria profissional e número no registro no CRC.
O balancete deverá ser levantado, no mínimo, mensalmente.
6.3 BALANCETE COMO INSTRUMENTO DE DECISÃO
Em virtude da impossibilidade de levantar o Balanço Patrimonial em períodos mais curtos, o balancete torna-se um poderoso instrumento para tomadas de decisões. Através de balancetes mensais, a administração da empresa terá um resumo de todas as operações, bem como todos os saldos existentes no final do período.
Tendo conhecimento do resultado econômico e financeiro, sem a necessidade de estruturar o balanço, a administração da empresa disporá de dados para a tomada de decisão.
UNIDADE VII
7.1 AJUSTES DE ENCERRAMENTO
Pelo menos uma vez por ano, toda empresa necessita fazer a apuração do resultado, pois o lucro ou prejuízo depende do confronto entre as receitas e despesas geradas no período.
Para que isso ocorra, ao final de cada período deve-se proceder ao encerramento das
contas de resultado. O encerramento é realizado pela transferência dos saldos credores através de débitos
em seus respectivos saldos e dos saldos credores através de débitos em seus saldos credores para a conta
Resultado.
Em função do Regime de Competência, as receitas e Despesas são consideradas em função do seu fato gerador e não em função do recebimento ou pagamento.
As receitas do período são aquelas ganhas, não importando se foram recebidas ou não, enquanto que as Despesas são aquelas incorridas, independentes do seu pagamento ou não.
No regime de Competência, o fato gerador, por exemplo, da despesa com material de escritório é o mês de se consumo e não o mês da compra ou pagamento.
7.1.1 DESPESAS A PAGAR E RECEITAS A RECEBER
Uma despesa a pagar é a despesa que incorreu (o fat gerador ocorreu) dentro do período contábil, mas ainda não foi paga. Uma receita a receber é a que foi ganha, mas ainda não foi recebida.
A ocorrência dessas despesas e receitas altera o patrimônio Líquido e, apesar de não terem sido pagas ou recebidas, é necessário que, ao final do período contábil ocorra o registro desses fatos, através do lançamento de ajustes.
7.1.2 GASTOS ANTECIPADOS
Existem certos ativos oriundos de gastos realizados no período corrente que beneficiarão o exercício seguinte, como por exemplo, um seguro pago antecipadamente. O pagamento é, geralmente, efetuado antecipadamente, cobrindo um período futuro. Nesse caso temos um exemplo de Despesa paga Antecipadamente, que deverá ser classificada no Ativo Circulante.
7.1.3 ESTOQUE DE PRODUTOS E OUTROS MATERIAIS
Os estoques de mercadorias figuram no Ativo da empresa e quando forem vendidos irão compor o custo das vendas.
7.1.4 CONSUMO DE ATIVOS PERMANENTES
Os ativos permanentes são adquiridos para servir à empresa e são necessários para atingir os fins a que ela se propõe. São também chamados de ativos fixos e não se destinam à venda.
Todo item do ativo fixo possui um tempo de vida útil limitado e estimável, que servirá de base de rateio da despesa naquele espaço de tempo. A distribuição da despesa por vários períodos é feita pelo procedimento denominado depreciação para itens do Ativo Imobilizado, Amortização para itens do Ativo Diferido e exaustão correspondente à perda de valor decorrente da exploração de recursos minerais ou florestais, ou bens aplicados nessa exploração.
7.1.5 ADIANTAMENTO DE RECEITAS
Adiantamento de Clientes representam recebimentos adiantados que vão gerar um Passivo, por representarem a obrigação de prestação de serviço futuro, ou de entrega posterior de bens.
7.1.6 RECEITAS REALIZADAS (GANHAS) E NÃO RECEBIDAS
Uma venda a prazo representa uma receita ganha e ainda não recebida, que vai gerar um direito a receber e será debitado no Ativo.
7.1.7 PARTIDAS DE ENCERRAMENTO
No final do período, as contas de resultado serão encerradas contra uma conta denominada
Apuração do Resultado do Exercício (ARE), onde será apurado o resultado, ou seja, se a empresa teve
lucro ou prejuízo ou resultado nulo num determinado exercício social.
As contas relativas às receitas têm saldo credor e serão encerradas debitando-se a respectiva conta pelo valor do saldo e creditando-se a conta ARE.
As contas relativas a despesas, por possuírem saldo devedor, serão encerradas creditando- se o respectivo saldo e debitando-se a conta ARE.
Se ao final, a conta ARE apresentar um saldo credor, significará que as receitas foram maiores e a empresa obteve, portanto, lucro com suas atividades. Se o saldo for devedor, significará que as despesas foram maiores que as receitas e a empresa teve prejuízo com suas atividades.
A conta ARE, por sua vez, também é uma conta de resultados e deverá ser encerrada ao final do período e o seu saldo será transferido para uma conta patrimonial denominada Lucros ou Prejuízos