G ESTÃO O RÇAMENTAL

O Serviço de Gestão Financeira reorganizou-se no sentido de preparar e disponibilizar mensalmente, toda e qualquer informação necessária para os Orgãos de Gestão, Organismos de Coordenação, Inspecções e Entidades de Tutela.

Deste “Tableau de Bord”, constam o Balanço, Demonstração de Resultados e uma panóplia de mapas de apoio de todas as Contas de Exploração e do Balanço.

Foi constituído um “Comité de Directores” onde, em reuniões conjuntas ou, sectoriais, e de acordo com as necessidades momentâneas, se acompanha a evolução do Orçamento nas áreas de Produção, Consumo de Medicamentos e Reagentes, Material de Consumo Clínico e outros, bem como de Fornecimentos e Serviços Externos e Recursos Humanos.

As Compras, Níveis de Stock e acções tendentes à eliminação de rupturas são objecto de um particular enfoque.

Sendo a gestão do Hospital orientada na perspectiva do cumprimento do orçamento, tomou particular relevo o acompanhamento da Execução Orçamental e da Execução do Programa de Investimentos. Nesta área foi concebido um modelo de Controlo da Execução do Programa de Investimentos, que permite aferir, diariamente, a execução orçamental por rubricas do POC- MS e por Serviço. Detalhando, a cada momento é possível saber, com rigor, os compromissos assumidos pelo HSM em termos de Notas de Encomenda emitidas e Facturas recebidas. Foi implementado um Sistema de Controlo de Produção versus Contrato Programa, o qual, através da análise da Produção para o SNS, Subsistemas e Taxas Moderadoras, permite comparar o orçamento com o realizado e com o período homólogo do ano anterior.

Também o Serviço de Gestão de Recursos Humanos é objecto de monitorização constante nas variações observadas respeitantes à massa salarial.

No âmbito da rubrica “Fornecimentos e Serviços Externos”, à semelhança do anteriormente descrito para o “Programa de Investimentos”, implementaram-se mecanismos de controlo para as “utilities”, “transportes”, “comunicações” e outras rubricas, disponibilizando informação e alertando, sempre que se achar conveniente.

10.4COMITÉ DE DÍVIDA

Com vista a garantir a recuperação de todas as dívidas possíveis e proceder ao maior número de anulações de incobráveis, de acordo com o despacho Nº 267/2005 emitido pelo Ministério

da Saúde, em 07/09/2005, bem como dos dispositivos legais constantes no nº 2 do artº 64 da Constituição Portuguesa, nº 2 da Base XXXIII da Lei de Bases da Saúde e alínea a) do nº 1 do artº 23 do Estatuto do Serviço Nacional de Saúde, nascia em Novembro de 2005 o internamente denominado “Comité de Dívida”. Face aos bons resultados alcançados, foi redimensionado e prolongou a sua actividade durante o ano de 2006.

Desde o início do Projecto (9/11/2005) e até 31 de Dezembro de 2006 foram tratados 12.016 processos que resultaram numa cobrança efectiva superior a 1,9 milhões de euros

Acresce, ainda, que para além deste trabalho de instrução, relativo à facturação já emitida desde Agosto de 2006 e com a colaboração do fornecedor da Aplicações de Gestão Hospitalar, passou-se a investigar os dados nela constantes, relativos a acidentes e agressões. Este procedimento tem conduzido a uma diminuição de incorrecções no envio da facturação, com os benefícios daí decorrentes.

10.5 COMITÉ DE RECEITA

Tendo como objectivo melhorar os Processos Internos de Codificação, Registo, Facturação e Cobrança, quer ao nível dos actos realizados, quer ao nível da cobrança efectiva das taxas moderadoras, foi criado o “Comité de Receita”. Este Orgão, que reúne quinzenalmente, intervém de uma forma transversal a todo o Hospital, desde a Produção à Tesouraria estando, ainda, condicionado pelo realce proibitivo da palavra “prescrição”. É, também, da competência deste Comité o acompanhamento da alienação do Espólio existente no Hospital, legalmente pertença da Instituição, bem como a recuperação das rendas atinentes à cedência de espaços para efeitos comerciais a diversas Entidades.

10.6NÚCLEO DE PATRIMÓNIO

Foram estabelecidos os alicerces para, na dependência dos Serviços de Gestão Financeira, ser instituído o internamente designado “Núcleo de Património”. Partindo do “output” resultante do trabalho de inventariação efectuado por uma Empresa externa, actualizá-lo com os dados constantes da Contabilidade e proceder ao cadastro de cada item. Recorrendo a soluções tecnológicas de última geração totalmente integradas com os sistemas já existentes no HSM, teremos como resultado esperado da implementação deste Projecto a normalização de procedimentos no que concerne à “Aquisição”, “Transferência” e “Abate” de bens. Estão, neste momento, em fase de definição os circuitos que contemplam as operações acima descritas e que permitirão, no decorrer de 2007, implementar e consolidar o funcionamento deste núcleo.

Com vista a uma correcta imputação de custos, das mais variadas origens, aos Serviços foi dada uma ênfase especial à Contabilidade Analítica. Tal permitiu estruturar a informação, do ponto de vista quantitativo e qualitativo, no que respeita a custos e também à contribuição de cada Serviço, em matéria de proveitos, para a prossecução dos objectivos Globais da Instituição.

10.8TESOURARIA

Constitui-se um Grupo de Tesouraria e Controlo de Cobranças, cujo objectivo tem sido a gestão diária das disponibilidades financeiras, originando proveitos adicionais que, uma vez aplicados geram proveitos financeiros.

Para o acompanhamento dos movimentos diários dos fundos foi implementado um sistema de controlo, constituído por um mapa de reporting que cruza com o sistema contabilístico e permite visualizar em tempo real a situação de tesouraria e suporta a tomada de decisão quanto às acções a desenvolver para a gestão dos fundos.

Implementou-se o conceito de “Negociação”, de forma a obterem-se os decorrentes benefícios mediante cumprimento de prazos de pagamento previamente acordados.

Foi constituída a “reserva de segurança de tesouraria”, possibilitando o recurso a este capital, em caso de necessidades pontuais, não previstas.

O valor equivalente ao Capital Estatutário, realizado em numerário, foi aplicado permanentemente junto da Direcção do Tesouro, com renovações em períodos de melhoria das taxas remuneradoras, de forma a maximizar os proveitos financeiros daí provenientes. Os saldos de Tesouraria disponíveis foram igualmente objecto de aplicação temporária, quer em Depósitos a prazo, quer em CEDIC´s por períodos intercalares, junto à mesma Instituição, estabelecendo períodos de termo coordenados por um lado com a estimativa dos recebimentos dos adiantamentos do IGIF ao abrigo do Contrato Programa e dos recebimentos de Clientes e , por outro, com a programação do cumprimento rigoroso das obrigações de pagamentos assumidas pelo HSM perante Terceiros.

Dinamizou-se o Sector de Cobranças com a prioridade máxima de, em total articulação com o “Comité de Dívida”, aumentar o volume das cobranças a Clientes e a diminuição da antiguidade do saldo médio de recebimentos, tendo-se desenvolvido os melhores esforços para recuperar os saldos de anos anteriores e colocar os saldos de 2006 dentro de prazos aceitáveis nos termos de uma gestão de Terceiros equilibrada.

Também neste sector foi criado um sistema de Reporting diário que permite ter em tempo real o ponto da situação de todos os Clientes do HSM.

No que concerne aos utentes e visando o conforto que tal representa para os mesmos e a melhoria da eficácia nos recebimentos, foi dado um passo importante para a modernização e eficiência do sistema de cobranças a utentes com a instalação de 4 terminais de pagamento automático no Ambulatório e nas Consultas Externas. No momento que precede a consulta, por simples introdução do cartão de utente a indicação dos valores a pagar, quer do serviço de que vão usufruir, quer de outros serviços anteriores que se encontrem em dívida, permite ao utente, por introdução de notas/moedas, a regularização imediata dos mesmos.

No Novo Ambulatório e na Central de Consultas foram instalados 9 novos TPA´s wireless, que visam igualmente a eficiência e eficácia das cobranças aos utentes, elevando o grau de modernidade e a praticidade do atendimento. A título meramente informativo, procede-se diariamente ao levantamento e aplicação dos montantes “cobrados” por cada equipamento. O custo da utilização dos TPA´s foi renegociado junto da Banca, atingindo-se valores excepcionalmente baixos e convenientes para o HSM

Durante o exercício, foi uma das prioridades máximas do sector de Pagamentos recuperar a antiguidade dos saldos de Fornecedores e colocar os prazos médios de pagamento a níveis razoáveis.

A melhoria dos pagamentos alavanca, naturalmente, melhores condições para as negociações comerciais, pelo que se tem vindo a conseguir uma integração e optimização dos acordos globais com os Fornecedores contribuindo, assim, para o objectivo principal da melhoria dos Resultados Operacionais.

10.9OUTRAS ACÇÕES

O sector de Conferência de Facturas transitou do Serviço de Gestão de Compras, para o Serviço de Gestão Financeira, visando respeitar o princípio da Segregação de Funções. Ao SGF tem competido, também, dar apoio ao Auditor Interno, Fiscal Único e às diversas equipas do IGIF no âmbito do Projecto “Clearing House”, Plataforma web e Modelo de Controlo Interno.

11.R

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