Estoques e Logística

O serviço de estoque e logística caracteriza-se pela operação do almoxarifado do HOSPITAL, incluindo o suporte à farmácia e a distribuição de materiais para as áreas demandantes, além da disponibilização de mão de obra, equipamentos, mobiliário, tecnologias e suprimentos para realização da atividade.

Descrição dos Serviços

O serviço de estoque e logística será responsável pela operação do almoxarifado e da farmácia central, locais de execução das atividades de recebimento, conferência, inspeção e controle, registro e expedição de medicamentos, material médico hospitalar e demais materiais, além de oferecer suporte ao setor de compras.

A logística dos materiais envolve desde o recebimento no almoxarifado até a expedição dos mesmos às áreas demandantes do HOSPITAL, compreendendo desde a simples expedição de volumes até serviços de valor agregado como a montagem de kits (material e medicamento) no nível de embalagens secundárias (unidade de comercialização dos medicamentos), identificação e etiquetagem individual de medicamentos e produtos com etiquetas de código de barras.

Toda a atividade relacionada ao fracionamento de sólidos e líquidos, diluição e preparo de injetáveis, inclusive nutrição parenteral, ou seja, toda a atividade que envolva a manipulação dos produtos em sua embalagem primária (embalagem que contém o medicamento, como frascos e blisters) para fins de preparo antes da dispensação ao paciente, como a

A descrição completa dos serviços que deverão ser prestados pela CONCESSIONÁRIA, detalhados pelos setores de Estoques e Logística, são:

Setores Funções e Operações

Almoxarifado

Operação integral (*);

Recebimento e armazenagem;

Guarda física e apresentação de relatórios para controle;

Adequações do ambiente para aumento de eficiência;

Montagem de kits;

Movimentação dos materiais e medicamentos entre setores;

Abastecimento das farmácias;

Controle via sistema;

(*) A operação integral se resume a:

 Recebimento de produtos;

 Conferência e notificação das entregas;

 Inspeção dos produtos entregues conforme compra;

 Identificação, etiquetagem e registro no sistema;

 Armazenamento adequado;

 Separação de pedidos;

 Preparação de kits e carros para as farmácias;

 Gestão de estoques;

 Janelas de abastecimentos;

 Gestão de inventário;

 Controle informatizado de entrada e saída;

 Interface com setor de compras;

 Interface com setor de inventário.

Áreas de Almoxarifado

O HOSPITAL contará com um almoxarifado central, uma farmácia central e três farmácias satélites, sendo uma localizada na área do Bloco Cirúrgico, uma na área de CTI e uma localizada no Pronto Socorro.

Equipe de operação

A CONCESSIONÁRIA deverá prover uma equipe mínima de funcionários capacitados capaz de atender à operação do HOSPITAL de maneira ininterrupta.

Recomenda-se que a equipe seja composta por:

 Almoxarife – responsável pela operação de estoque e logística

 Faturistas / Auxiliares administrativos

 Conferentes

 Operadores de almoxarifado

 Separadores

 Carregadores

Estrutura de operação

A operação deste serviço demandará a aquisição de equipamentos específicos de armazenagem e acondicionamento dos materiais, favorecendo sua identificação e controle e otimizando a operação da área de materiais.

A listagem apresentada abaixo é apenas de referência, visto que durante o Setup do HOSPITAL, serão definidos os insumos e as políticas de estoque para cada material, o que dará subsídios para o correto dimensionamento das áreas e estruturas de armazenagem.

 Armazenagem Climatizada

Produtos armazenados em ambiente com temperatura controlada (< 25º C)

Item Quantidade Especificação Gaveteiro 22 Cubagem total de 216 l;

48 posições de armazenamento;

4,5 l de cubagem por posição;

Estrutura BIN 14 Cubagem total de 624 l;

24 posições de armazenamento;

26 l de cubagem por posição;

Estanteria 80 Cubagem total de 840 l;

6 posições de armazenamento;

140 l de cubagem por posição;

Blocado 20*

Para grandes volumes de material sem necessidade de controle pela validade. Deverão ser blocados

Carros de

* A blocagem de volumes deverá ser realizada sobre paletes ou estruturas similares de modo que a carga fique isolada do chão e afastada das paredes, conforme manual de boas práticas da ANVISA. O quantitativo total de paletes usado na operação dependerá do modelo de operação e do perfil de consumo de materiais e medicamentos

Os dados acima são apenas de referência, visto que a estruturação do almoxarifado deverá levar em consideração as características específicas e volumes dos produtos movimentados no HOSPITAL.

 Armazenagem Refrigerada / Congelada

Produtos armazenados em temperaturas entre 2º C e 8º C (produtos refrigerados) e abaixo de 0^o C (produtos congelados).

Item Quantidade Especificação

Cubagem total de aproximadamente 650 l por equipamento;

Poderá ser considerada, alternativamente, a instalação de uma câmara frigorífica.

Obrigações e Responsabilidades da CONCESSIONÁRIA:

A CONCESSIONÁRIA deverá:

a) Elaborar, apresentar e executar o Procedimento Operacional Padrão para as atividades de logística interna, previamente homologado pelo PODER CONCEDENTE;

b) manter o almoxarifado em funcionamento 24h por dia, 7 dias por semana;

c) Suportar as variações de demanda da operação de almoxarifado ao longo dos dias através de uma efetiva gestão de estoques.

d) Utilizar sistema informatizado com coletores de dados para realização de toda a gestão deste serviço, que permita o controle de toda a cadeia, incluindo o registro da dispensação dos medicamentos para cada PACIENTE a partir do receituário médico;

e) Fornecer todos os equipamentos, materiais e sistemas para operação do almoxarifado;

f) Fornecer os seguintes suprimentos e equipamentos para a operação:

i. Etiquetas / código de barras que serão utilizadas para identificação dos produtos;

ii. Sacos plásticos onde serão armazenados os medicamentos unitarizados pela equipe do PODER CONCEDENTE;

iii. Carros de transporte para a distribuição de medicamentos e materiais para as diversas unidades do HOSPITAL como internação, centro cirúrgico, farmácias satélites, central de esterilização, áreas administrativas, entre outras;

iv. Armários e estantes para armazenamento de medicamentos, materiais e produtos para a saúde nas áreas de armazenamento central (almoxarifado e farmácia), assim como nas áreas de fracionamento e farmácias satélites. Os armários e estantes devem estar em conformidade com as regras de armazenamento dos diversos produtos acondicionados de forma a permitir separação adequada;

v. Paletes para montagem de carga blocada ou para armazenagem em porta-paletes, se aplicável;

vi. Fitas adesivas, caixas térmicas e demais insumos de armazenagem necessários à operação.

g) Responsabilizar-se pela operação integral do almoxarifado, realizando, entre outras, as seguintes atividades:

i. Recebimento de todos os insumos adquiridos para operação do hospital, sendo em sua maioria medicamentos e produtos para saúde;

ii. Conferência dos produtos recebidos frente às informações de compra;

iii. Realização do armazenamento adequado dos produtos e em condições recomendadas pelos fabricantes, pela ANVISA e pelo PODER CONCEDENTE;

iv. Organização e gestão do estoque;

v. Contagem cíclica do inventário, a ser definido por acordo entre as partes;

vi. Adequações para se trabalhar com maior eficiência;

vii. Registro e controle via sistema de todos os itens recebidos e encaminhados

viii. Separação, etiquetagem com código de barras, montagem de kits e expedição dos materiais;

ix. Transporte e distribuição dos itens no interior do HOSPITAL.

h) Reportar aos gestores do HOSPITAL as informações sobre o consumo e operação do almoxarifado e farmácia;

i) Gerar relatórios com informações mínimas de movimentação por setor, volumes e níveis reais, monitoramento da operação e outros;

j) Disponibilizar informações sobre o consumo real que auxiliem a área de compras do HOSPITAL no provisionamento dos futuros processos de compras e demandas emergenciais;

k) Indicar os pontos de ressuprimento de materiais à área de compras;

l) Disponibilizar, mediante sistema próprio, as informações de maneira a permitir a comunicação automática entre os setores envolvidos e os outros sistemas do hospital;

m) Implementar a tecnologia de código de barras para realização do controle, via sistema, de todos os materiais;

n) Responsabilizar-se pelo transporte interno e distribuição de todos os insumos do almoxarifado para as áreas demandantes, entre o almoxarifado, farmácia central e satélites e demais unidades requisitantes;

o) Responsabilizar-se pelos prazos e validades dos itens em estoque, provendo relatórios freqüentes à gestão do HOSPITAL para providências;

p) Responsabilizar-se por possíveis perdas e furtos de materiais ocorridos sob seu escopo de atividades.

q) A CONCESSIONÁRIA será responsável por qualquer divergência de inventário existente entre o estoque físico real e o inserido nos sistemas de gestão de inventário.

r) É responsabilidade da CONCESSIONÁRIA a falta de itens do estoque sempre que esta seja ocasionada pelo descumprimento da obrigação em informar o PODER CONCEDENTE, em tempo hábil para a realização dos procedimentos de aquisição, sobre a necessidade de reposição

s) informar o PODER CONCEDENTE dos prazos de validade dos produtos mensalmente de maneira a que não ocorra perda de produtos por motivo de validade.

O descumprimento da obrigação de informar o PODER CONCEDENTE fará com que a responsabilidade seja atribuída a CONCESSIONÁRIA

Obrigações e Responsabilidades do PODER CONCEDENTE:

O PODER CONCEDENTE deverá:

a) Analisar e emitir parecer sobre o Procedimento Operacional Padrão elaborado pela CONCESSIONÁRIA em tempo hábil, a ser definido por acordo entre as partes, indicando os pontos de correção necessários para sua aprovação, quando for o caso;

b) Acompanhar e avaliar a execução dos serviços, propondo melhorias e correções quando aplicável;

c) orientar a CONCESSIONÁRIA para execução dos serviços no almoxarifado e farmácia;

d) Avaliar, aprovar e monitorar a política de estoques definida para o HOSPITAL;

e) promover a aquisição ou substituição de itens do estoque, a partir das informações que são encaminhadas pela CONCESSIONÁRIA e de acordo com os procedimentos, prazos e demais parâmetros previamente definidos.

No documento Anexo 5 Especificações Mínimas dos Serviços (páginas 64-70)