4.3 Desenvolvimento dos relatórios de KPIs
4.3.3 Estrutura da ferramenta
A ferramenta de produção de relatórios de atividade foi pensada com o objetivo de criar relatórios completamente automáticos, que apenas exigissem ao utilizador a seleção do mês a analisar. Este requisito exigia a criação de indicadores robustos e válidos numa perspetiva de longo prazo, evitando a necessidade de alterações dos indicadores ou da forma como estes seriam exibidos.
O esquema apresentado na figura 17 mostra o desenho da ferramenta que contém essencialmente três partes essenciais: os dados, os cálculos e os relatórios. A primeira parte é referente aos dados em bruto que são importados da base de dados desenvolvida, procedendo- se à criação de colunas calculadas que serviram para auxiliar a produção do output final. A parte intermédia desta ferramenta constitui as folhas que contêm todas as tabelas dinâmicas que vão dar origem aos gráficos finais. Cada uma das tabelas dinâmicas presente na parte intermédia da ferramenta foi desenvolvida com o intuito de dar visibilidade a um indicador de performance na forma de gráfico dinâmico.
Figura 17 – Estrutura da ferramenta geradora dos relatórios de KPIs
O resultado final da ferramenta são os relatórios de atividade, apresentados em anexo, em que cada indicador aparece sob a forma de gráfico. O tipo de gráfico e a respetiva formatação foram selecionados tendo em conta o indicador que representa e a forma como este poderá evoluir no futuro. Como é visível nos exemplos de relatório nos anexos B a L, é dada ao utilizador a possibilidade de selecionar qual o mês e ano que deseja ver representados no relatório, com recurso a uma caixa de combinação que controla os filtros das tabelas dinâmicas através de macros desenvolvidas em código VBA.
5 Conclusões e perspetivas de trabalho futuro
A implementação da ferramenta de controlo logístico veio trazer vantagens a vários níveis à operação internacional da CIN, tendo cumprido os objetivos inicialmente propostos. Atingiu-se o nível de visibilidade desejado quer para a operação dos armazéns de exportação como para os armazéns principais, permitindo um controlo diário do fluxo de carga e munindo o Departamento de Logística Internacional da CIN de relatórios de indicadores de atividade que abrem caminho a melhorias do processo a médio prazo. A ferramenta desenvolvida veio proporcionar um maior controlo das atividades de armazém, permitindo tomar diariamente decisões mais informadas e possibilitando uma priorização adequada dos processos de armazém. A ferramenta aumentou substancialmente o controlo que é feito aos envios quando estão em trânsito, permitindo facilmente ter visibilidade sobre a data prevista de chegada ao destino. Esta visibilidade facilita o contacto com o transportador e o cliente em tempo útil, permitindo alcançar um melhor nível de serviço ao cliente, que se considera fundamental tendo em conta os níveis de competitividade existentes no mercado e os níveis de exigência dos próprios clientes.
Foram conseguidos ganhos substanciais no processo de criação de relatórios de KPIs, passando de um sistema que exigia uma semana de processamento de dados, para a utilização de uma ferramenta capaz de apresentar os relatórios pretendidos de forma quase instantânea. Os relatórios de atividade desenvolvidos abrem inúmeras oportunidades de progresso futuro, dando ao decisor um conhecimento detalhado sobre o processo de exportação de carga, que não existia com a limitação dos dados anteriormente disponíveis. É agora possível ter um conhecimento aprofundado relativamente às quantidades expedidas e respetivas características de encomenda por destino, como peso bruto médio, número médio de paletes, entre outras, bem como conhecer a relevância de cada tipo de transporte na atividade da CIN, ou mesmo a taxa de ocupação dos equipamentos de transporte. Os relatórios vieram ainda aportar um detalhe significativo na medição do Lead Time total, desde a gravação da encomenda até à respetiva chegada ao destino, dividindo este processo nas suas cinco fases críticas, apresentadas anteriormente na figura 14. O conhecimento do peso de cada fase do processo no Lead Time total vai permitir delinear uma estratégia de redução do mesmo, alterando procedimentos internos.
Os indicadores desenvolvidos permitem ainda ter um controlo minucioso do transporte da mercadoria, registando todos os custos do mesmo, incidências, atrasos no tempo de trânsito e discriminando a informação por destino e por operador logístico. Esta informação permitirá facilmente identificar quais os operadores logísticos que estão, ou não, a desempenhar um serviço que vá ao encontro das exigências e contratos realizados. Assim, aumentou-se a capacidade de a CIN definir uma boa estratégia de comunicação com os operadores logísticos, tanto através do conhecimento do respetivo serviço prestado, como do conhecimento aprofundado da própria operação, dando-lhe desta forma uma maior capacidade negocial.
É esperado que a visibilidade do processo de exportação que este projeto permitiu, potencie a médio prazo uma melhoria significativa na performance da exportação da CIN,
melhorando indicadores chave como o Lead Time total, o nível de serviço prestado ao cliente, os custos de transporte por quilograma, ou a taxa de incidências de transporte.
Relativamente a projetos futuros no âmbito da exportação da CIN, é notória a necessidade de desenvolver um sistema que permita aferir quando todos os produtos de determinada encomenda chegam ao armazém de exportação. Este sistema permitiria reduzir o tempo de preparação da carga e aumentar o controlo sobre as atividades de armazém, melhorando a sua produtividade. Sente-se ainda a necessidade de aplicar uma estratégia de supply chain
management no Grupo CIN, com o objetivo de melhorar substancialmente o fluxo de
informação e materiais em toda a sua cadeia de abastecimento. Para esta alteração estratégica seria essencial um investimento em sistemas de informação que apoiassem a integração das distintas partes da cadeia, entre departamentos dentro das empresas, mas igualmente uma integração entre as várias empresas do grupo e os respetivos clientes e fornecedores.
Referências
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ANEXO A: Estrutura relacional das tabelas da base de dados
desenvolvida
ANEXO B: Relatório Mensal de Operações CIN – Armazéns Principais
ANEXO C: Relatório Mensal de Operações CIN – Armazéns de
Exportação
ANEXO D: Relatório Mensal de Operadores Logísticos – Armazéns
Principais
ANEXO E: Relatório Mensal de Operadores Logísticos – Armazéns de
Exportação