O setor de recursos humanos é o responsável pelos procedimentos de admissão, registro dos empregados, elaboração da folha de pagamento, emissão das guias de recolhimento das obrigações, cálculos rescisórios e outros procedimentos referentes aos funcionários.
O DCE é uma entidade sem fins lucrativos, que tem seu setor de recursos humanos, assim como toda contabilidade realizada por profissional devidamente registrado, que desenvolve os serviços de forma gratuita.
Segundo o Contador, Marcelo Didoné, os funcionários são escolhidos pela diretoria da entidade, depois de selecionados são encaminhados para o setor de pessoal para os devidos procedimentos de contratação. Os procedimentos contábeis são realizados por sistema informatizado, proporcionando maior confiança e agilidade nos serviços. Os documentos do setor de pessoal são arquivados e ficam sob a guarda e responsabilidade do Contador.
3.1.1 Processo de Seleção e contratação
Todo o processo de admissão inicia com a necessidade de pessoal, seja por aumento das atividades da empresa ou setor ou por demissão de funcionário. No Diretório Central dos Estudantes a seleção de pessoal inicia com a análise de currículo e breve entrevista para conhecer melhor o perfil de cada candidato.
Figura 2: Fluxograma de Admissão do DCE Fonte: dados conforme pesquisa
Ao ser selecionado o funcionário é encaminhado ao Contador responsável para ser iniciado o processo de admissão, o primeiro procedimento a ser realizado é a solicitação e encaminhamento do exame médico, no qual é verificado se o funcionário esta apto ou não para trabalhar. Caso não esteja apto é automaticamente dispensado, se apto deve apresentar a documentação necessária para a elaboração do contrato de experiência, o qual será de 30 (trinta) dias, podendo ser renovado por mais 60 (sessenta) dias, com documentação formal. Ao término do contrato de experiência, se a entidade aprovou o desempenho do funcionário e se este deseja ficar passa a ser efetivado, caso contrário será rescindido o contrato, em ambos
ADMISSÃO Diretoria Diretoria Recrutamento Novo Substituição Seleção
Selecionado Não Selecionado
Exame Médico Fim
Apto Contrato Fim Não Apto Documentos Contabilidade
os casos é encaminhado ao responsável pela contabilidade, o qual irá efetuar os procedimentos necessários.
3.1.2 Movimentação mensal
A contabilidade, no seu setor de pessoal é responsável por realizar mensalmente os cálculos referentes a folha de pagamento. Na sequência apresenta-se a figura 03 com o processo de movimentação do colaborador após sua admissão.
Figura 3: Fluxograma da Elaboração da Folha de Pagamento Fonte: Dados conforme pesquisa
Para a elaboração da folha de pagamento do funcionário, o primeiro passo é verificar na ficha ponto o horário de trabalho realizado e se este funcionário teve faltas, trabalhou além do seu horário e se tem direito a adicional noturno, esses valores irão compor a folha de pagamento do funcionário.
Movimentação
Ficha Ponto
Horas Extras Adicional Noturno
Lançamento dos Eventos
Cálculo da Folha
Recibo de Salários Guias INSS/ FGTS/ Contribuições
Pagamento/ Recolhimento
Após é informado os eventos no sistema de contabilidade para realizar o cálculo da folha de pagamento e emissão dos recibos de salários de cada funcionário. Os recibos impressos são enviados a diretoria da entidade a qual é responsável pelo pagamento. Também são impressas e entregues a diretoria para pagamento as guias de INSS e FGTS.
Após o pagamento, todos os documentos voltam para a contabilidade para serem lançados e arquivados.
3.1.3 Desligamentos
Quando ocorre o término do contrato de experiência, ou qualquer momento após a efetivação, a entidade não desejando que o funcionário permaneça no cargo ou o funcionário não querendo permanecer a serviço da entidade pode haver o desligamento deste. A figura a seguir demonstra o processo de demissão do Diretório Central dos Estudantes de Ijuí.
Figura 4: Fluxograma do processo de desligamento de colaboradores Fonte: Dados conforme pesquisa
No Diretório Central dos Estudantes, assim como em todas outras entidades inicia quando o funcionário informa que não deseja mais continuar trabalhando na entidade ou
DEMISSÃO
Pedido de Demissão
Aviso Prévio Indenizado e Não Indenizado
Iniciativa da Entidade
Cálculo Rescisório Exame Médico Demissional
Aviso Prévio Indenizado
Mais de 1 ano Menos de 1 ano
Contabilidade
Pgto Verbas Rescisórias
Entidade
Homologação da Rescisão
quando a entidade na deseja mais continuar com o funcionário. Em ambos os casos a entidade decide se o funcionário irá ou não trabalhar durante o período de aviso prévio. Normalmente o procedimento ao demitir o funcionário é pagar os 30 (trinta) dias sem que o funcionário trabalhe neste período.
Na sequência o funcionário é encaminhado ao departamento de Recursos Humanos para o encaminhamento dos documentos. Para o processo de demissão é exigido que o funcionário realize o exame medico Demissional, para ser avaliado se não sofreu nenhum trauma permanente durante o tempo de serviço, após realizado este exame pode-se dar continuidade aos procedimentos de demissão.
Neste momento são realizados pelo Contador responsável os cálculos rescisórios, levando em consideração o tempo de serviço, a média de horas extras, entre outros proventos do funcionário. Então é elaborado o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho, onde constam todos valores que o funcionário tem direito a receber, encaminhado outros direitos do funcionário, como o seguro desemprego, o recebimento do FGTS entre outros.
Ao proceder a rescisão deve-se observar a quanto tempo o funcionário esta na entidade, caso esteja a menos de um ano a rescisão é feita na própria entidade com a presença do contador, se estiver a mais de um ano a rescisão é homologada no Ministério do Trabalho. Após a rescisão, os documentos voltam para a contabilidade para serem arquivados.