Estrutura do software

O Microsoft Project permite a realização do planejamento, bem como o acompanhamento do projeto, cobrindo todas as fases deste. Gerencia equipes e materiais e usa a internet como ferramenta de comunicação (VIANA, 2004). Além disso, poderá comparar o planejamento inicial com o efetivo andamento do projeto.

O Ms Project permite o gerenciamento dos seguintes fatores de um projeto (KIMURA, 2002) ver figura 2-20:

Escopo do Projeto Recursos

Tempo

Figura 2-20 – Fatores gerenciáveis do Ms Project (KIMURA, 2002).

Para Kimura (2002):

Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, no qual se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. Isto significa

que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na alteração de alguma especificação do produto.

O gerente deve estar preparado para qualquer mudança que ocorra em uma das variáveis, de modo a permitir uma tomada de decisão rápida que corrija a mudança do curso garantindo a continuidade do processo (KIMURA, 2002).

O PMI - Project Management Institute - identifica nove áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos:

gerenciamento de integração entre os elementos do projeto; gerenciamento de escopo do projeto;

gerenciamento de tempo do projeto; gerenciamento do custo;

gerenciamento da qualidade;

gerenciamento de recursos humanos; gerenciamento de comunicação;

gerenciamento de risco; e gerenciamento de contratos.

Estas áreas de conhecimento agregadas às técnicas, aos métodos e às ferramentas de planejamento apóiam a condução do projeto, de forma a garantir

qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados (KIMURA, 2002).

Para a realização de um projeto, estas áreas de conhecimento podem e devem ser contempladas. O Ms Project somente auxiliará o gerente a estruturar a metodologia em uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.

Na figura 2-21 é apresentada uma estrutura de planejamento para ser seguida no Ms Project. Com o objetivo de melhorar a ilustração, as etapas com o mesmo tema foram representadas com cores iguais.

Definição do escopo Definição do Cronograma Formatação Inicial do Project Definição das atividades Seqüenciamento das atividades Duração das atividades Determinação do tipo de atividade Planejamento dos recursos Estimativa dos custos Montagem das equipes Alocação dos recursos Duração das atividades

Figura 2-21 – Estrutura de planejamento no Ms Project (KIMURA, 2002)

Para deixar mais claro a ilustração, a seguir é apresentada uma breve explicação das etapas apresentadas na figura 2-21.

Definição do escopo – definição dos objetivos, da duração máxima prevista e os recursos necessários para o projeto, bem como de qualquer detalhe importante que deverá ser lembrado durante a sua realização.

Formatação inicial do Project – personalização das características do Ms Project a fim de deixá-lo conforme a necessidade de cada projeto. Pode-se editar o calendário, período de trabalho, dias de folgas, férias, feriados, data de início da obra e outros itens que não são tão comuns de serem editados.

Definição das atividades – especificação das atividades no Ms Project. Deve-se entrar com as atividades necessárias para a execução de todo o projeto. A quantidade de tarefas dependerá do nível de planejamento a que se pretende chegar.

Seqüenciamento das atividades – especificar as predecessoras e/ou sucessoras das atividades, bem como organizá-las em grupos e subgrupos para facilitar na organização.

Duração das atividades – definir as durações da atividades. Enquanto não for definida a duração de uma atividade o MS Project indicará com um ponto de interrogação.

Determinação do tipo de atividade – por padrão o Ms Project assume para todas as tarefas o controle de empenho e unidades fixas. No caso de desejar-se que o tipo de tarefa seja trabalho fixo, ou duração fixa, ou sem

controle de desempenho, é necessário a alteração das opções padrão na propriedade da atividade escolhida.

Planejamento dos recursos – há dois tipos de recursos, o de material e o de trabalho. Devem-se usar os recursos, principalmente quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela conclusão das tarefas em sua agenda.

Montagem da equipe – as equipes de trabalhos podem ser criadas como um recurso de trabalho.

Estimativa dos custos – pode-se fazer uma estimativa dos custos definindo a taxa padrão dos recursos ou pode-se entrar com os custos de cada atividade e analisar o custo total do projeto, bem como dos grupos de atividades.

Alocação dos recursos – anexação dos recursos às tarefas. Se necessário, alocam-se os recursos para cada atividades.

Definição do cronograma – conclusão do cronograma do projeto. Analisar o resultado do cronograma e fazer as alterações, caso necessárias, para a conclusão do mesmo.

Salvar linha de base – criar e salvar a linha de base. Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto (KIMURA, 2002).

Uma grande característica do Ms Project é a facilidade de utilização quando é comparado com os demais softwares de mesma função. Deve-se esta característica devido ao fato de ele possuir a mesma interface dos programas da Microsoft Word e Excel.

Segundo Prado (1998), dentre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, podem-se destacar os seguintes:

O planejamento realizado no Ms Project baseia-se no modelo diagrama de rede ou de procedências. Neste modelo as tarefas são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Logo, este software não usa o diagrama de setas, o qual era muito popular na década de sessenta e totalmente superado.

No processo de entrada dos dados, o programa usa tabelas padronizadas, ou o usuário pode criar suas próprias tabelas. Para auxiliar no processo de entrada dos dados e a visualização do processo, o próprio software gera um gráfico de Gantt ver figura 2-22.

Permite adicionar tarefas recorrentes, ou seja, tarefas que ocorrem de forma repetitiva. Um exemplo seria o planejamento de reuniões periódicas. A figura 2-22 ilustra este exemplo.

Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim e Início-Fim.

Permite definir níveis hierárquicos através de “tarefas resumo”. O uso desta ferramenta é muito útil na criação da estrutura de composição do trabalho. Na figura 2-22 é apresentada uma ilustração do uso desta função.

Figura 2-22 – Características básicas do Ms Project

Permite o uso de subprojetos.

Permite definir datas programadas para as tarefas.

Permite recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas.

O usuário pode escolher se o cálculo da rede será feito do início para o fim ou do fim para o início.

Os custos, bem como os recursos, são ligados às tarefas na forma de custos fixos ou custos dos recursos.

Possui um conjunto padrão de relatórios, mas o usuário pode criar seus próprios relatórios, adequando-os às suas necessidades.