A estrutura da organização é bastante desenvolvida, porém burocratizada. Ela é constituída por quatro Vice-Presidências principais: VAF (Administração e Finanças), VPT (de Tecnologia), VCM (Comercial e de Marketing) e VNI (de Negócios Institucionais). Esses quatro Vice-Presidentes compõem o Conselho de Administração da empresa que toma as grandes decisões, estabelece as diretrizes e as estratégias da organização.
Tendo em vista que o presente estudo irá realizar somente a análise sobre a Gerência de Marketing, não será descrita toda a estrutura da empresa, apenas às subordinações que envolvem a área de marketing. E, como a principal interessada nos resultados da área de marketing no mercado internacional é a Gerência de Negócios Internacionais, apresenta-se também como se constitui esta área.
Abaixo é apresentado o organograma que envolve cada área, bem como a quantidade de funcionários.
Quadro 3 – Organograma
Fonte: Adaptado pelo autor da Intranet da Empresa X
A Gerência do Marketing está vinculada diretamente à Vice-Presidência Comercial e de Marketing (VCM), não possui nenhuma área intermediando esta relação. Isto agrega mobilidade e liberdade de atuação nas tomadas de decisões, deixando o marketing da organização mais ágil para interagir com o mercado.
PRE VAF VPT VCM MKT SIM PPC COM MKP
GNI Legenda: PRE: Presidência
VAF: Vice-Presidência de Administração e Finanças VPT: Vice-Presidência de Tecnologia
VCM: Vice-Presidência Comercial e de Marketing VNI: Vice-Presidência de Negócios Institucionais MKT: Gerência de Marketing
GNI: Gerência de Negócios Internacionais
SIM: Núcleo de Sistema de Inteligência de Mercado PPC: Núcleo de Prospecção
COM: Núcleo de Comunicação MKP: Núcleo de Marketing de Produto
Cabe, portanto a área de marketing dar subsídios para a área internacional melhor atuar, entender e atender o mercado internacional.
Apresentada a estrutura da empresa, em relação às atividades internacionais, percebe- se a pequena quantidade de recursos humanos posicionados para operar as atividades neste mercado, colocando-se apenas cinco pessoas (um gerente, uma analista de comércio exterior, dois consultores que coordenam os Partners e um estagiário). Na Gerência de Negócios Internacionais não são obtidos grandes retornos. Mas a empresa, em contrapartida, não despende de muitos recursos e investimentos, ou seja, tem-se pouco retorno (ganho financeiro), mas também pouco investimento (custo financeiro).
Atualmente a empresa atua no mercado internacional através destes Partners, que possuem um acordo de representação e confidencialidade para atuar como revendedores de produtos extremamente customizados, em seus mercados locais. Em cada país existe uma empresa parceira, que atua no mesmo ramo de tecnologia e tecnologia da comunicação.
Apresentada a estruturação da empresa, relativamente pequena na ótica internacional, será descrita, abaixo, a divisão da área de marketing e suas funções.
4.2.1 A estrutura da área de marketing
A empresa possui em sua área de marketing, uma força de trabalho bastante grande se comparada com outras áreas comerciais da empresa. Porém, pode-se dizer que, pelo tamanho do mercado atendido e complexidade das relações, tanto nacionais como internacionais, esta força de trabalho é adequada. A gerência de marketing foi estruturada para criar, implementar e controlar estratégias e ferramentas de marketing, que gerem oportunidades de negócios, levantando informações necessárias para decisões referentes à produtos e clientes e administrar processos/ações de marketing.
A gerência de marketing se divide em quatro núcleos com missões e atividades distintas. Estes núcleos são: Prospecção (PPC), Sistema de Inteligência de Mercado (SIM), Marketing de Produto (MKP) e Comunicação (COM). Cada núcleo possui um supervisor que tem a função de coordenar as atividades dentro destes núcleos.
a) Núcleo de Prospecção (PPC): este núcleo possui o objetivo de prospectar oportunidades de negócios. Os três colaboradores que compõem a área têm a incumbência de criar, gerir e manter a base do banco de dados de clientes, gerir o Portal WEB (conteúdo e design), fazer a teleprospecção e o acompanhamento estatístico do mercado. O marketing direto também diz respeito à área, envolvendo a definição do público-alvo, da comunicação e
de campanhas de e-mail marketing ou mala direta. A prospecção também acontece nos eventos em que a empresa participa, portanto a PPC deve coletar e gerar oportunidades em tais eventos.
Foi este núcleo que em 2008 redesenhou e definiu uma nova metodologia de prospecção. O Núcleo de Prospecção dedicou-se à reestruturação do Portal da empresa com estudos de arquitetura, benchmarking, prospecção online e usabilidade. O novo portal deve apresentar a empresa forma comercial com menos foco no produto e mais no mercado de atuação. Da mesma forma, organizou campanhas de prospecção que incrementaram em 300% o número de acessos ao site da empresa, consequentemente aumentando sua divulgação de maneira rápida e barata.
O PPC também é co-responsável pela Pesquisa Anual de Satisfação de Clientes, coletando as respostas via WEB, divulgando e estimulando à participação destes, e participando da análise, compilação e apresentação de resultados.
b) Núcleo de Sistema de Inteligência de Mercado (SIM): este setor da empresa é a fonte de informações externas à empresa, sendo composta por cinco pessoas. Existe, dentro deste núcleo, um sistema chamado RICH – Repositório de Informações da Concorrência em Hipertexto, onde são cadastradas informações da concorrência e mercado, com suas ameaças e oportunidades.
Existe também um guia setorial de segmentação no qual são abordados script's comerciais, fazendo relação entre as soluções ofertadas pela empresa e as necessidades do segmento, ou seja, o guia visa levantar necessidades do mercado inserindo-as nas soluções oferecidas. Outra atividade é em relação ao planejamento estratégico, disponibilizando aos gestores informações de segmentos para a tomada de decisão, contrapondo às metas comerciais e acompanhando os resultados esperados.
No ano de 2008, o SIM, desenvolveu pesquisas de mercado com benchmarking, comparando soluções, preços e homologações recebidas dos concorrentes. Apresentou um boletim com informações de oportunidades e ameaças presentes no mercado. Estas informações são direcionadas à área comercial e técnica, com dados de mercado e de produtos e soluções. Também é atribuição da área a Pesquisa Anual de Satisfação de Clientes, identificando temas a serem abordados e fatores críticos que influenciem diretamente a recomendação da marca.
c) Núcleo de Marketing de Produto (MKP): neste núcleo define-se como objetivo ser a fonte de informações internas, ou seja, ao contrário do SIM, o MKP visa oferecer informações sobre os produtos da empresa, não do mercado. Os dois colaboradores do núcleo devem
analisar o ciclo de vida dos produtos. Outra tarefa deste núcleo é produzir o plano de marketing que envolve a análise de cenários, objetivos, público-alvo, mercado, produto, posicionamento, análise SWOT, viabilidade e política de comercialização.
São funções desse núcleo ainda produzir cases, conteúdos (mapeamentos, internet, materiais promocionais, folder's, CD's) sobre produtos/soluções, realização de benchmarking, analisar as informações geradas pelo RICH, participar das reuniões com a engenharia sobre lançamentos de produtos, manter atualizado material de Show Room e representação em apresentações em eventos, marketing cooperado e entrevistas para assessoria de imprensa também são missões do núcleo dentro das atividades da gerência.
Alimentando informações internas, em 2008 o MKP, realizou alguns projetos como a alteração e melhor adaptação das nomenclaturas dos produtos e soluções antes usados pela empresa. Manteve atualizado o material promocional da força de venda, como o portfólio de soluções, participando de eventos apresentando a empresa e suas soluções, gerando apresentações customizadas, conforme seus produtos, todos customizados e distintos uns dos outros, variando de acordo com as soluções necessárias. O núcleo também envolveu-se com a força de vendas, organizando um grupo de estudos alinhado à metodologia de vendas SPIN com os outros núcleos, para facilitar as interações de vendas.
d) Núcleo de Comunicação (COM): tem como objetivo coordenar a comunicação institucional dentro e fora da empresa. Esta área deve manter a página do marketing na intranet atualizada, disponibilizar na empresa materiais promocionais sobre produto, distribuição e controle, bem como brindes. É a área da empresa responsável por organizar eventos, regionais e nacionais, pela assessoria de imprensa interna, elaborando pautas de produtos e negócios, comunicação das informações institucionais ao mercado e as relações públicas externas.
Ao núcleo COM, em 2008, foram vinculadas 5 edições do jornal interno, divulgou 22 novos banners para as áreas comerciais e realizou 8 campanhas internas direcionadas exclusivamente aos seus funcionários. Ele também foi responsável pela assessoria de imprensa com 430 matérias publicadas e 35 entrevistas concedidas a jornais e revistas, sendo a divulgação online representante de 84% do total de divulgações. O núcleo fez 10 anúncios em 20 revistas de grande circulação nacional, participou de 22 eventos em 2008, sendo 6 nacionais e 16 regionais, e é responsável por interagir a empresa com projetos sociais.
Como o próprio nome, o foco principal do trabalho deste núcleo são as ferramentas de comunicação: o Boletim de Marketing (entrevistas); o periódico de distribuição interna sobre a empresa; o apoio às estratégias de comunicação e prospecção; o estudo do endomarketing,
com eventos, apresentação de cases, Show Room, criação de jogos para integração dos colaboradores, bem como a divulgação do projeto social realizado pela empresa “Educando com Música"; e analisar projetos de terceiros e projetos internos. É tarefa desse núcleo ainda revisar textos promocionais e gerir a identidade visual, como logo e imagens dos produtos. Este núcleo é composto por quatro colaboradores, que em suma, preocupam-se atualmente em renovar a identidade da empresa, já que ela realizou uma mudança no seu slogan e seu posicionamento foi alterado da mesma forma.
A empresa possui definido um conjunto de ações que o Marketing propõe a seus Representantes Comerciais. Utiliza como estratégia básica a comunicação integrada com as empresas parceiras, visando realizar as ações de marketing. Este conjunto de ações chama-se Marketing Cooperado e a tarefa de controlar as atividades que o envolvem é do núcleo COM.
Esta estratégia de Marketing Cooperado tem como objetivos bem definidos: criar e consolidar a marca do Representante e da organização; gerar negócios e relacionamentos; estimular e premiar os melhores desempenhos comerciais e de suporte; potencializar regiões de maior interesse comercial; estabelecer critérios de participação do Representante e da empresa. Porém, este tipo de atuação cooperada com seus parceiros e representantes está desatualizada e não vem recebendo a atenção devida, conforme provisionado pelo marketing.
Todos os anos, a gerência entrega às áreas comerciais um Relatório de Marketing com as principais atividades dos quatro núcleos que integram a área, expondo seus resultados. O relatório objetiva mostrar como o marketing agrega valor à marca estimulando as vendas. Cada núcleo é responsável por desenvolver as atividades relacionadas no relatório de 2008, descrevendo-as.
As atividades relacionadas neste Relatório de 2008 são prioritárias do mercado interno, ou seja, a área de marketing desenvolve bastantes atividades nacionais, mas não abandona totalmente a área de negócios internacionais. O marketing produz algumas destas informações para a área de negócios internacionais, mas é de acordo com sua demanda e pedidos. Ainda há, na visão do próprio gerente de marketing, uma vasta gama de atividades que poderiam ser direcionadas para o mercado internacional, mas isso também depende do direcionamento que é dado pela estratégia da empresa.
O executivo de uma empresa indiana de equipamentos automotivos, A. Mahindra defende que “não se está seguro na sua casa, no seu território, a menos que se possa competir no exterior”, ou seja, as empresas não podem permanecer focadas apenas no mercado nacional, somente por não se achar preparada para atacar o mundo lá fora. Elas precisam estruturar-se para captar clientes internacionais. Portanto, a empresa precisa dar este
direcionamento logo, pois quando se der conta de que o mercado internacional é essencial, pode ser tarde para sua plena competitividade.