Etapa 4 Avaliação de Resultados

A avaliação tem por objetivo o registro de como está a unidade num determinado momento (dia, período, hora), utilizar os conceitos ótimo, bom, regular e ruim, conforme modelo de cada fase. A tabela 7 apresenta a lista de avaliação dos resultados para fase da saúde. Para cada S foi construída uma lista de verificação, vide anexo A.

Tabela 7 - Avaliação dos Resultados na Fase Saúde

LISTA DE VERIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO - SAÚDE

UNIDADE: ÁREA FÍSICA:

ANO: MES:

Verifique e avalie a “saúde” da Unidade / Área física, atribuindo conceito para cada item abaixo relacionado.

Item \ Conceito Otimo Bom Regular Ruim

Adequação dos equipamentos / máquinas ao uso

Asseio, manutenção e conservação dos bebedouros

Conservação dos papéis afixados nos murais Quantidade e qualidade da iluminação (conforme as normas)

Ventilação (conforme normas) Asseio, manutenção e conservação dos banheiros Manutenção e conservação das instalações elétricas e lâmpadas

Ambiente físico de trabalho

Asseio, manutenção e conservação dos pisòs, cortinas e vidros

Apresentação das pessoas (vestuário, limpeza e postura)

Preocupação com a própria saúde (física, mental e emocional)

Manutenção da caixa de primeiros socorros Respeito aos não-fumantes

Relacionamento entre colegas TOTAIS

MÉDIA: RESULTADO / CONCEITO:

Na tabela 7 podem ser observados diversos itens para a avaliação da unidade. A utilização destes itens, embora qualitativa, possibilita que as pessoas busquem informações sobre o real estado da unidade e a partir disto, encontrem sua melhoria. Neste contexto é comum a necessidade da equipe recorrer a profissionais especializados, por exemplo, na identificação da qualidade e quantidade de iluminação de um ambiente.

A utilização das listas de verificação é fundamental para a obtenção dos resultados. Por exemplo, após a implementação de cada um dos S’s é definido um plano de implementação de 12 meses. Neste período é crucial que se avalie quais os resultados estão sendo alcançados e caso não estejam, sejam tomadas ações corretivas.

Alguns itens da tabela 7 exigem uma avaliação mais rigorosa. Por exemplo, no item “asseio, manutenção e conservação dos bebedouros” é comum na hora.de realizar a avaliação que pessoas atribuam conceito bom ou ótimo quando observam apenas a parte externa do bebedouro. Porém, quando se leva em conta a questão da saúde, é necessário uma avaliação mais detalhada, observando-se os possíveis pontos em que a água pode ficar contaminada, desde a sua instalação no bebedouro até a ingestão pela pessoa. Em algumas unidades identificou-se que o reservatório do bebedouro, onde é acoplado o recipiente com água, estava extremamente sujo, causando espanto nas pessoas por ocasião da avaliação.

A avaliação é fundamental para a continuidade do processo, permitindo que a unidade dê seqüência as metas estabelecidas no plano de ação de cada equipe, bem como, mantendo a mesma atenta para não voltar a situação original. Neste contexto é fundamental que a equipe utilize o gráfico de acompanhamento para a avaliação da tendência apresentada.

5.6.5 Etapa 5 - Encerram ento

Após a conclusão das 5 fases do 5S BESC, é de fundamental importância a realização da reunião de encerramento que tem os seguintes objetivos:

• Apresentação, pelas equipes, dos resultados obtidos durante a aplicação da ferramenta;

• Entrega dos relatório pelas equipes, contendo:

- O planejamento das ações que foram realizadas durante a aplicação da ferramenta;

- As ações desenvolvidas durante o período de aplicação da ferramenta; - O planejamento das ações a serem realizadas nos doze meses após o

encerramento;

- Resultados alcançados durante a aplicação da ferramenta em cada fase;

• Fixação dos conceitos de cada fase e da ferramenta, por meio de reforço teórico pêlo aplicador, e prático através da dramatização interpretadas pelas equipes, referindo-se as suas fases. Algumas unidades resistiram a execução da dramatização de sua fase. Neste momento é que ressalta-se a necessidade do aplicador estar sempre atento ao movimento do grupo, o tempo todo, pois nos casos em que aconteceu a resistência, muito provavelmente, o grupo interferiu para isto;

• Integração e congraçamento dos participantes. Neste momento, procura-se fazer com que as pessoas se abracem para consolidar as conquistas até aqui alcançadas. Serve-se um jantar de confraternização para além de quebrar paradigma, permitir que os participantes possam utilizar os ensinamentos adquiridos com a palestra de etiqueta neste momento;

• No ato do encerramento permite-se que convidados especiais da unidade como diretores, gerentes regionais e outros façam uso da palavra para enaltecer e agradecer as pessoas responsáveis pelo sucesso da atividade.

Uma situação que é criada na reunião de encerramento e vem dando excelentes resultados é a dramatização. A dramatização, como já foi citado, consiste na apresentação, por cada equipe, de uma situação relacionada a sua fase.

A dramatização além de reforçar os conceitos utilizados pela equipe, traz algumas importantes reflexões. Por exemplo, no encerramento de uma agência o gerente geral da unidade representou o papel da pessoa responsável pela limpeza. Após a dramatização o gerente geral deu o seguinte depoimento: “por ocasião da compra de um óculos para poder representar o personagem, ao dar as características do mesmo, as balconistas identificaram rapidamente de quem se tratava (funcionário da limpeza), inclusive dando algumas características observadas por elas, como por exemplo: nome, pessoa atenciosa, está sempre sorrindo, prestativo, dentre outras ” Neste momento o gerente emocionado disse: “nós não somos nada. A pessoa mais conhecida dentro da agência é Sr. Fulano de Tal. De tal forma que todos nós devemos rever nossas posições e rever o exemplo desta pessoa”.

A situação apresentada antes de mais nada indica que houve um processo de reflexão acerca do papel das pessoas na unidade. O gerente geral percebeu algo até então ignorado. Este tipo de situação ocorre freqüentemente na aplicação do 5S-BESC, e é a partir delas que se busca a mudança cultural da organização.

O próximo capítulo apresenta alguns resultados obtidos na aplicação do 5S-BESC.