Etapa 2.3 Elaborar a modelagem dos processos de negócio

Foi elaborada a análise e modelagem do processo de substituição da barra e identificada a integração que este processo fazia com outros processos dentro da empresa. Através da aplicação da metodologia utilizada de análise, modelagem e redesenho de processos identificou-se todas as atividades pertencentes ao processo e desenhado uma seqüência destas atividades. Esta foi a etapa mais longa do projeto. O Mapa das atividades levantadas durante a modelagem de processos, está representado no Apêndice C.

Foi necessário inicialmente, fazer um levantamento de todas as atividades e tarefas que estavam envolvidas no processo de substituição da barra. O fluxo das atividades era revisto e atualizado em cada uma das reuniões e discutido com toda a equipe do projeto. Além do fluxo das atividades também foi levantado quem eram os responsáveis pela atividade dentro da empresa, os materiais necessários à execução da atividade e a duração da atividade em horas. Quando necessário, também era descrito alguma particularidade da atividade como: exceções ou problemas que podem ocorrer durante o exercício da função.

Ao final foram modeladas 71 atividades referentes ao processo, representada a seqüência das atividades contendo os recursos necessários, quem estava envolvido e a duração da atividade. Este mapeamento foi organizado em forma de

cronograma. Grande parte destas atividades possuem fotos ou filmes que ilustram melhor os detalhes.

Nesta etapa foram identificados todos os componentes do processo como as entradas, saídas, regulamentos e regras pertinentes ao processo critico e em alguns casos até em relação a algumas atividades. Estas informações foram obtidas, através de:

- reuniões de trabalho semanais, utilizando a técnica de entrevista com o especialista ou utilizando o método de conversação com toda a equipe do projeto. Além dessas reuniões semanais, promovia-se um contato pessoal ou por telefone sempre que havia alguma dúvida técnica ou para se reunir para levantar registros ou selecionar e documentar as fotos ou os filmes relativos ao processo de substituição da barra;

- o coordenador e o gerente do projeto faziam as pautas da reuniões técnicas semanais com o especialista. A técnica de aquisição do conhecimento tácito mais utilizada nestas reuniões foi a entrevista. A pauta continha perguntas técnicas relacionadas ao processo de substituição da barra. As perguntas eram sempre formuladas objetivamente e em seqüência pelo coordenador da reunião. Em algumas situações havia uma complementação das respostas pelos técnicos, em conjunto com os demais membros da equipe. Durante a reunião havia discussões técnicas sobre o assunto com a participação de todos. Todos podiam acrescentar informações ou tirar dúvidas. Surgiam então, reflexões que em alguns casos levavam a proposta de melhorias no processo. As principais sugestões de melhorias que surgiram, foram em relação a segurança do técnico durante a execução do trabalho, e em como melhorar a execução de certas tarefas. Um desses casos foi o uso adequado das ferramentas específicas ao trabalho. Para uma das atividades foi desenvolvido internamente um dispositivo unicamente para substituição da barra. Todas as respostas e comentários eram anotados por uma pessoa da equipe designada para essa tarefa;

- acompanhamento ao local de trabalho dos técnicos em montagem eletromecânica para capturar o conhecimento tácito. Nestas visitas quando era possível e necessário também utilizava-se a filmagem ou gravação ou fotos para registro. Foram realizados alguns filmes de atividades como a atividade de

- transporte da barra do almoxarifado da empresa até o local de instalação na máquina, que foram consideradas mais críticas e que não havia nenhum registro até então;

- foram feitas pesquisas no setor denominado: arquivo técnico da empresa, onde foram encontrados vários documentos relacionados ao processo de substituição da barra. Encontrou-se manuais, apostilas, fotos e até filmes a respeito do assunto. Esses documentos fazem parte do conhecimento explícito do processo.

A figura 5.4, a esquerda, apresenta a descida do rotor. E a direita, mostra em detalhe o estator e o rotor. As barras fazem parte do estator. O estator juntamente com o rotor formam o gerador.

Figura 5.4 - Estator

5.1.2.4 Etapa 2.4 - Priorizar os conhecimentos relevantes

Para identificar o que seria relevante registrar em algumas atividades foi realizada uma simulação de uma situação real para validar as informações obtidas, através de várias ações. Estas ações estão descritas a seguir.

Simulação de tarefas com filmagem e registro completo das tarefas executadas durante a simulação. Era necessário simular tarefas, pois esse processo ocorre esporadicamente. Porém, quando isto ocorre, os custos são vultuosos. Cada

estator possui 108 barras. Por isso a simulação se torna fundamental para rever todos os passos necessários que devem ser efetuados quando isto ocorrer. Todos os passos e tempos foram anotados e registrados. Neste caso se um dia for necessário executar esta atividade, mesmo que o especialista não esteja presente, tudo estará registrado. Basta acessar a base do conhecimento.

Filmagens e fotos acompanhando melhor a execução das tarefas do técnico em montagem eletromecânica de geradores. Todos os filmes, fotos, manuais e apostilas referentes a este processo, existentes no acervo técnico da empresa foram resgatados. Após este resgate, foi necessário organizar e filtrar somente o que era importante para o processo e não havia nenhum registro ainda sobre a atividade. Para identificar essas atividades, utilizou-se o critério de análise do fluxo das atividades do processo; procurou-se quais poderiam provocar gargalos ou quais possuíam uma grau de dependência grande entre elas, e se a documentação estava completa. Dentre estas atividades, identificou-se uma atividade com as características citadas e que não havia registro algum, que era a atividade de busca, identificação e transporte das barras do almoxarifado até o local de instalação da barra no estator do gerador. Então, elegeu-se esta atividade para fazer uma simulação completa com registro de filmagem, anotações e a contagem do tempo de duração de cada tarefa desta atividade. No final, após edições e acertos das fitas dos filmes e seleção dos documentos, tudo foi gravado na base de conhecimento, criada para o projeto piloto.

Durante a aplicação do projeto, a empresa disponibilizou um plano de incentivo ao desligamento voluntário por motivo de aposentadoria. Nessa época, o projeto piloto estava no inicio e não houve tempo suficiente para capturar e reter o conhecimento de alguns especialistas que aderiram ao plano. Um desses profissionais estava ligado ao processo de substituição da barra do estator e também era um especialista no assunto. Dessa forma, esse especialista passou a participar das reuniões de trabalho de aquisição do conhecimento de substituição da barra do estator, porém houve somente dois meses de aquisição do conhecimento. Ocorreu uma boa aceitação desse profissional, em colaborar com o trabalho e ele forneceu importantes informações a respeito do processo. Esse profissional sentiu- se valorizado. Nessa fase do projeto, a aquisição do conhecimento era efetuada com os dois especialistas.

Essa época, primeiro semestre de 2001, coincidiu também com o intenso racionamento de energia elétrica no país. Assim, todas as unidades geradoras necessitavam produzir energia na capacidade total. Dessa forma, todos os executores da manutenção ficaram sobrecarregados de trabalho. Quando há uma parada de uma Unidade Geradora, os técnicos da manutenção trabalham intensamente. O esforço se concentra totalmente nesta máquina parada. É efetuada uma manutenção completa e eficiente o mais rápido possível, para que a máquina possa voltar ao sistema elétrico nacional, produzindo energia.

Por esse motivo, as reuniões de trabalho, nessa época, ficaram um pouco prejudicadas. Nos intervalos entre as paradas de máquina, faziam-se as reuniões de trabalho com os dois especialistas.

O processo precisa ser descrito e detalhado de quatro formas diferentes, porque existem diferenças entre as barras dos fabricantes SIEMENS e ABB e há diferenças também entre as barras das unidades geradoras de 50 e 60 Hz.

Foram detalhadas as atividades, passo a passo, de como deve ser substituída uma barra. Ficou bastante evidenciadas as diferenças que ocorrem quando deve ser substituída uma barra inferior ou uma superior. Para substituir uma barra inferior é necessário retirar 16 barras superiores, além do pólo do rotor. Essas duas atividades tornam a retirada da barra inferior muito mais complexa e o tempo de duração do processo torna-se bem maior.

Para a retirada do polo foi resgatado um filme completo desse processo e acrescentado como um link ao processo da Barra