Etapas básicas

A gestão documental vista como um sistema compreende uma série de elementos que estão de acordo com os princípios da International Organization for Standardization (ISO), Norma ISO 15489:200114, em que a instituição conte com documentos normatizados por meio de uma gestão eficaz (TOVAR-ALVARADO; PINTO, 2012).

Em concordância à definição apresentada na Lei 8.159, de 1991, conhecida como lei dos arquivos, a autora Paes (2009) apresenta as três etapas básicas de gestão de documentos: a produção, a utilização e a destinação, elencadas no quadro abaixo.

A Norma ISO 15489:2001 “se centra nos princípios da gestão de documentos e estabelece os requisitos básicos para que as organizações possam estabelecer um marco de boas práticas que melhore de forma sistemática e efetiva a criação e manutenção de seus documentos, apoiando a política e os objetivos da organização” (ALONSO; ALSINA; LLOVERAS i MORENO, 2007, p. 41 tradução nossa).

Quadro 1 - Etapas do processo de gestão documental segundo Paes (2009) em conformidade com a Lei 8.159 (1991)

Fases de Arquivamento

Corrente Ingresso e Registro de Documentos

Intermediária

Transferência de Documentos Autores Lei 8.159 (1991) Marilena Leite Paes (2009)

Etapas Básicas Produção Produção Uso Tramitação Arquivamento Utilização Avaliação Eliminação Recolhimento Destinação

Fonte: Elaborado pela autora.

Verifica-se que as etapas de gestão documental definidas pela autora Paes (2009) equivalem às mesmas indicadas na lei dos arquivos e que acontecem nas fases corrente e intermediária.

Para a definição e seleção das etapas de gestão documental que serão aplicadas métricas nessa pesquisa foram realizados estudo e análise comparativa em obras e artigos científicos de diversos autores como Schellenberg (1974), Jardim (1987), Rousseau e Couture (1998), Santos (2007), Indolfo (2007), Lopes (2009), Medeiros e Amaral, (2010), Rocha (2011) e Tovar-Alvarado e Pinto (2012) com o intuito de identificar outras funções específicas da gestão documental.

O primeiro resultado foi do estudo realizado entre a lei brasileira e a autora Paes (2009) e será apresentado no quadro a seguir que identifica, relaciona e faz a equivalência das etapas de gestão documental nas fases corrente e intermediária, e, ainda, ao relacionar as etapas, tem a finalidade de apresentar e dar sustentação aos autores adotados nessa pesquisa, deixando claro que o processo de gestão documental ocorre nas fases corrente e intermediária do ciclo de vida do documento.

Quadro 2 - Estudo comparativo entre a Lei 8.159 (1991) e a autora Marilena Leite Paes (2009) - Gestão Documental

Autores Lei 8.159 Paes Etapas Básicas Produção Na Fase Corrente Criação de documento. Produção Na Fase Corrente Criação de documento;

Atos normativos visando à compreensão dos textos; Criar ou extinguir modelos e formulários;

Difusão de normas e informação para o bom desempenho institucional; Materiais e equipamentos; Recursos humanos. Tramitação Arquivamento Na Fase Corrente Uso Na Fase Intermediária Utilização Na Fase Corrente

Protocolo (recebimento; classificação; registro; distribuição ou movimentação; tramitação);

Expedição; Organização;

Arquivamento (inspeção; estudo; classificação; codificação; ordenação; guarda ou arquivamento); Normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta);

Normas de recuperação da informação. Utilização Na Fase Intermediária Instrumentos de pesquisa. Avaliação Eliminação Recolhimento Na Fase Corrente Destinação Na Fase Corrente Análise; Avaliação; Seleção; Eliminação; Transferência; Recolhimento; Desinfestação e restauração. Destinação Na Fase Intermediária

Tratamento (limpeza e desinfestação); Armazenamento

Localização/Sinalização. Fonte: Elaborado pela autora.

O segundo resultado foi do estudo realizado que aponta as etapas de gestão documental, levando em consideração Ana Indolfo (2007), James Rhoads e UNESCO citados pela autora e que será apresentado no quadro a seguir, que também identifica, relaciona e faz a equivalência das etapas de gestão documental, deixando claro que o processo de gestão documental ocorre nas fases corrente e intermediária do ciclo de vida do documento.

Quadro 3 - Estudo comparativo entre Ana Indolfo (2007), UNESCO e James Rhoads – Gestão Documental

Fases de Arquivamento

Corrente Intermediária

Autores Ana Indolfo UNESCO James Rhoads

Etapas Básicas

Produção Criação Elaboração

Uso Utilização Utilização

Destinação Manutenção Manutenção Fonte: Elaborado pela autora.

A obtenção dos resultados do quadro acima é fruto do estudo e análise realizados, originando o Quadro 3, em que o mesmo identifica e relaciona cada etapa da gestão documental segundo os autores, os quais consideram que o processo de gestão documental ocorre nas fases corrente e intermediária do ciclo de vida do documento, de acordo com a lei dos arquivos e com a autora Marilena Leite Paes (2009).

O terceiro e último resultado a ser apresentado é o quadro que mostra as etapas de gestão documental, levando em consideração os autores Tovar-Alvarado e Pinto (2012), que citam em seu estudo o parecer do autor Cruz Mundet15 e a série de elementos por ele apresentada segundo a norma ISO 15489:2001.

Para uma maior compreensão do resultado do estudo e análise desses autores e com o intuito de mostrar a gestão documental vista por

Cruz Mundet, em sua obra La gestión de documentos em las organizaciones, considera a gestão de documentos um sistema que compreende uma série de elementos que estão coletados na norma ISO 15489:2001 (TOVAR- ALVARADO; PINTO, 2012).

eles e que a consideram um sistema e adotam a Norma ISO 15489:2001, faz-se necessário apresentar anteriormente o quadro a seguir.

Quadro 4 - Sistema de gestão documental por Ana Virginia Tovar- Alvarado, Adilson Luiz Pinto (2012) e Cruz Mundet

Sistema Gestão de Documentos

Subsistemas Ciclo de Vida

Arquivo Corrente Ingresso e registro de documentos Arquivo Intermediário Transferência de documentos Arquivo Permanente Recolhimento ou doação de documentos Ferramentas Funcionais Controle Documental Classificação Ordenação Descrição Instalação e Depósito

Avaliação, Seleção e Destinação Transferência

Programa de Documentos Vitais Fonte: Adaptado de Tovar-Alvarado e Pinto (2012).

Como resultado deste estudo e análise será apresentado o quadro a seguir, que relaciona e faz a equivalência das etapas de gestão documental com os autores citados no quadro acima e a autora adotada na pesquisa apresentada, Marilena Leite Paes (2009).

Quadro 5 - Estudo comparativo entre Marilena Leite Paes (2009) e Ana Virginia Tovar-Alvarado e Adilson Luiz Pinto (2012) - Gestão Documental