AULA 00 – ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E
5. Compras
5.1 A Função Compras
5.1.4 Etapas do Processo de Compras
Esse rol, portanto, não é taxativo, pois as atividades da gestão de compras variam de empresa para empresa, devendo adaptar-se ao tipo de organização de cada uma.
5.1.3 O Ciclo de Compras
A atividade de compras é basicamente cíclica e repetitiva.
Cíclica porque envolve um ciclo de etapas que necessariamente devem ser cumpridas, cada qual a seu tempo e uma após a outra.
Repetitiva, porque o ciclo é acionado cada vez que surge a necessidade de se adquirir determinado material. A reposição dos materiais ocorre cíclica e repetidamente. Isso significa que o processo pode ser continuamente aperfeiçoado e melhorado, rumo à eficiência cada vez maior.
O ciclo de compras é composto de cinco etapas principais:
1. Análise das ordens de compras (OCs) recebidas.
2. Pesquisa e seleção de fornecedores.
3. Negociação com o fornecedor selecionado.
4. Acompanhamento do pedido (follow up).
5. Controle do recebimento do material comprado.
5.1.4 Etapas do Processo de Compras
➢ Análise das Ordens de Compras (OCs) Recebidas
Nessa primeira etapa, o órgão de compras planeja as suas atividades de modo
a atender às OCs recebidas e providenciar as compras. O ciclo de compras
inicia-se com a recepção e análise das solicitações de compra dos diversos requisitantes – indivíduos ou setores – da organização. Para o
desenvolvimento adequado dessa fase do ciclo de compras, são indispensáveis informações detalhadas sobre as especificações dos materiais a serem comprados, a fim de se evitar transtornos e devoluções, o que pode acarretar em atrasos na produção e na entrega dos pedidos.
Para facilitar as futuras cotações e propostas de fornecedores, o órgão de compras deve manter um banco de dados sobre os possíveis materiais necessários à empresa. Para cada material deve haver um fichário dos fornecedores, das quantidades compradas, dos preços, das condições de pagamento, dos prazos de entrega, etc. Esse histórico de cada compra vai facilitar a pesquisa e a seleção de futuros fornecedores.
➢ Pesquisa, Seleção e Avaliação de Fornecedores
A segunda etapa do ciclo de compras é a pesquisa e a seleção da cadeia de
fornecedores (supply chain). Selecionar fornecedores é reunir um grupo, do
maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões preestabelecidos como adequados.
O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento. E que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta. Desses diversos parâmetros analisados e quantificados é que se deve fazer a escolha dos fornecedores adequados para se manter no cadastro de Compras.
A pesquisa de fornecedores é basicamente um levantamento de mercado
para se verificar quais as possíveis fontes de suprimento do material requisitado. A seleção de fornecedores é uma escolha feita pelo órgão de compras, tendo como base a comparação entre os possíveis fornecedores, a partir de
fornecedores qualificados, enquanto a seleção é uma decisão sobre qual será o escolhido para fornecer o material requisitado.
Normalmente em empresas de grande porte a aprovação de um novo fornecedor não é responsabilidade da área de Compras e sim do setor de Engenharia de Desenvolvimento ou Engenharia de Produto; o comprador funciona como interface entre o provável fornecedor e a empresa, ou seja, coleta dados e informações cadastrais, visita as instalações, recebe amostra do produto a ser fornecido.
Ainda segundo o Professor Marco Aurélio P. Dias, esses parâmetros de avaliação e aprovação seriam:
a) Quanto ao preço;
b) Quanto à qualidade;
c) Quanto às condições de pagamento;
d) Quanto às condições de embalagem e transporte.
Chiavenato descreve em seu livro que é recomendável que a empresa tenha em seus cadastros dois tipos de fornecedores: o real e o potencial.
“Fornecedor real é aquele que já efetuou vendas de materiais ou insumos à
empresa, enquanto o fornecedor potencial é aquele que pode se candidatar a
futuros fornecimentos.”
A empresa deve observar se seus fornecedores estão cumprindo suas obrigações, e, em não sendo o caso, talvez seja recomendável explorar a lista de fornecedores potenciais.
Após a aprovação e o preenchimento de todos os quesitos, dá-se início ao fornecimento normal. Deve-se então fazer a análise inicial das entregas para avaliar se há:
a) Cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos;
c) Política de preços determinada;
d) Assistência técnica.
As principais avaliações podem ser divididas em duas etapas:
1. Avaliação técnica - Composição do corpo técnico em relação às necessidades da empresa; recursos técnicos disponíveis e utilizados; disponibilidade de operadores, máquinas, ferramentas e instrumentos adequados às exigências técnicas.
2. Avaliação administrativa – Composição do staff responsável pela
administração da empresa; procedimentos usuais e conceituação do mercado; grau de interesse em participar do corpo de fornecedores. Pode-se classificar um bom fornecedor quando ele é honesto e justo em seus
relacionamentos com os clientes, tem estrutura e know-how suficiente, tem
condições de satisfazer as especificações do comprador, nas quantidades desejadas e nos prazos necessários, tem sólida posição financeira, preços competitivos, constante necessidade de desenvolvimento de seus produtos, e quando conclui que seus interesses são alcançados quando atende melhor seus clientes.
O mercado fornecedor depende solidariamente dos seus compradores, tanto no que se refere ao fornecimento de bens e serviços quanto à manutenção de boas relações comerciais. Essa relação deverá resultar na implantação de um processo de um sistema de parceria, cujo objetivo é buscar um excelente relacionamento entre as partes maximizando os interesses comuns.
➢ Cadastro de Fornecedores
Aplicados os critérios de aceitação de fornecedores para cada tipo de produto,
deve ser elaborada uma lista de fornecedores selecionados para cada tipo
Mas nos dias de hoje uma pergunta surge quando falamos em cadastro de fornecedores: qual a utilidade de termos uma lista de fornecedores previamente cadastrados se eu posso procurar pela internet determinado produto e comprá-lo sem o custo de manter um cadastro próprio? Além do mais, o cadastro que
eu encontro no Google será sempre maior e mais completo.
Por uma simples razão: uma empresa não compra 1 caneta na papelaria.
Devemos ter em mente que o ato de comprar bens e serviços para uma empresa é uma tarefa complexa e envolve desde o conhecimento a respeito do objeto da compra, como: especificações, padrões, normas aplicáveis, critérios de inspeção e aceitação, até uma extensa busca de fontes de suprimento que garantam o fornecimento do produto desejado, na hora certa e na quantidade desejada. Assim, criar um cadastro de fornecedores habilitados a prestar serviços e
fornecer materiais é crucial para o setor de compras. Na verdade o cadastro
de fornecedores é o corpo central que alimenta o processo de suprimento de material e serviço de uma empresa.
Ao fechar o um contrato de fornecimento de um material, com uma determinada empresa fornecedora, a empresa contratante procura um parceiro e não um problema.
Somente com alianças estratégicas visando a objetivos comuns é que podemos garantir:
• Qualidade;
• Tempestividade;
• Regularidade no suprimento dos materiais e dos serviços.
Embora os guias comerciais, industriais, catálogos de fabricantes e mesmo a internet apresentem um primeiro leque de possibilidades, indiscutivelmente, é fato imponível a necessidade de manutenção de um elenco próprio de fontes de suprimentos.
Selecionar essas fontes estratificando-as numa seleção das melhores fontes de fornecimento de bens e serviços é a principal função do cadastro. Nessa seleção, uma série de requisitos deverá ser atendida, entre eles:
• Responsabilidade;
• Estabilidade;
• Habilidade de negociação;
• Experiência no fornecimento do bem ou serviço procurado;
• Atuação no mercado.
Os requisitos indicados deverão estar organizados de uma forma sistemática e sempre disponível, com o objetivo de facilitar a consulta por todos aqueles que estejam envolvidos com as atividades destinadas à aquisição de materiais e serviços.
Além disso, deverá ser realizada uma classificação dos fornecedores de acordo com critérios previamente estabelecidos pela empresa, envolvendo uma série de fatores como:
• Tipo de produto que fabrica ou vende;
• Capacidade de produção ou de atendimento;
• Facilidades de comunicação e de relacionamento com seus clientes;
• Localização geográfica;
• Situação da fábrica.
Esse processo de classificação facilitará consideravelmente os trabalhos de pesquisa das fontes de fornecimento de cada item de material utilizado pela empresa compradora.
Vencida essa etapa a empresa estará pronta avaliar os fornecedores, e assim montar o seu cadastro. O ideal é que a empresa tenha sempre uma margem de segurança em relação ao seu banco de fornecedores, ou seja, ter um número de fornecedores cadastrados suficiente, de modo que se um falhar, o outro possa
No serviço público, os fornecedores ficam cadastrados em uma base de dados chamada SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores).
Todos que desejam contratar com a Administração Pública em algumas modalidades de licitação devem possuir cadastro no SICAF.
O SICAF é um banco de dados, através do qual as diversas entidades do serviço público podem realizar pesquisas dentro da base a fim de promover maior competitividade nas licitações.
A pessoa física ou jurídica que deseja se cadastrar no SICAF terá de indicar exatamente quais tipos de produtos ela encontra-se apta a fornecer em caso de eventual contrato com a Administração. Você verá o porquê dessa exigência na aula que irá tratar dos requisitos para licitar com a administração.
➢ Classificação de fornecedores
Segundo Dias, a eficiência de um departamento de compras está diretamente ligada ao grau de atendimento e ao relacionamento entre o comprador e o fornecedor, que devem ser os mais adequados e convenientes. Dentro de uma classificação podemos ter:
a)Fornecedor monopolista: são os fabricantes de produtos exclusivos
dentro do mercado. Normalmente o volume de compra é que determina o grau de atendimento e relacionamento. Na maioria das vezes a atenção dispensada pelos vendedores aos clientes é bem pequena; são os chamados “apanhadores de pedidos”, porque não existe uma preocupação de venda; o fornecedor é consciente de seu monopólio.
b)Fornecedores habituais: são normalmente os fornecedores tradicionais
que sempre são consultados numa coleta de preços; eles possuem uma linha de produto padronizada e bastante comercial. Geralmente são os fornecedores que prestam melhor atendimento, pois sabem que existe
concorrência e que seu volume de vendas está ligado à qualidade de seus produtos e ao tratamento dado ao cliente.
c) Fornecedores especiais: são os que ocasionalmente presta serviços, mão de obra e até mesmo fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos e que normalmente não são encontrados nos fornecedores habituais.
d)Fonte única: há exclusividade do produto fornecido (quer seja pela existência de monopólio, produto especial, ou mero acordo exigindo que o material seja obtido apenas daquele fornecedor).
e)Fonte múltipla: nesse caso o comprador tem livre acesso a diversas fontes de materiais, podendo escolher a que mais lhe agradar.
f) Fonte simples: indica uma relação na qual a empresa poderia comprar
de qualquer fornecedor, mas que por questões de planejamento e estratégia, firma um contrato de longo prazo com um fornecedor específico, sedimentando a relação comercial entre eles.
Com exceção de fornecedores do tipo monopolista, o departamento de compras deve sempre manter em seu cadastro um registro de no mínimo 3 fornecedores para cada tipo de material. Não é recomendável uma empresa depender do fornecimento de apenas uma fonte, sem qualquer alternativa. As inúmeras vantagens são:
• Maior segurança no ciclo de reposição de material;
• Maior liberdade de negociação e consequentemente um potencial de
• Maiores oportunidades de os fornecedores se familiarizarem com os
nossos componentes e/ou peças.
➢ Negociação com o Fornecedor selecionado
Definido o fornecedor escolhido, o órgão de compras passa a negociar com ele a aquisição do material requisitado, dentro das condições mais adequadas de preço e de pagamento. O atendimento das especificações exigidas do material e o estabelecimento de prazos de entrega devem ser assegurados na negociação, que serve para definir como será feita a emissão do pedido de compras ao fornecedor.
O pedido de compra é uma espécie de contrato formal entre a empresa e o fornecedor, especificando as condições em que foi feita a negociação.
O pedido de compra tem a força de um contrato. Sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as especificações nele estipuladas. Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas exclusivas da compradora e para as implicações legais daí decorrentes.
Cuidados especiais devem ser tomados na negociação que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta específica, evitando-se que a mesma não venha a ser fornecida a terceiros.
O comprador é o responsável pelas condições e especificações contidas no pedido de compra, enquanto o fornecedor deve estar plenamente ciente de todas as cláusulas, pré-requisitos e critérios exigidos pela empresa, dos procedimentos que cercam o recebimento do material, dos controles e das especificações de qualidade, para que o pedido de compra seja válido legalmente.
Dá-se o nome de negociação aos contatos entre o órgão de compras e o fornecedor para reduzir as diferenças e divergências e chegar a um meio-termo: cada parte cede um pouco para que ambas saiam ganhando. Não há negociação quando apenas uma parte ganha e a outra perde. Na negociação, as perdas e
os ganhos são repartidos entre as partes para se chegar a um acordo. É bem intuitivo saber o que é uma negociação, não é verdade? ;)
As técnicas tradicionais de negociação têm sido muito criticadas. Quando apenas uma das partes quer ganhar, surge a negociação “ganhar x perder”, em que uma parte ganha na proporção em que a outra perde. Modernamente, o segredo está em que ambas as partes cedam e, ao mesmo tempo, pensem em soluções criativas que contribuam para que ambas as partes ganhem no processo de negociação.
“Ganhar x ganhar” ou “ganha-ganha” (win-win) é hoje o segredo da boa negociação, que muitas vezes sai da visão míope e estreita de negociar preço ou prazo, para uma visão mais abrangente, que leve em consideração os objetivos amplos de cada parte.
Desse modo, a administração de compras deve prezar por relações “ganha x
ganha” com todos os seus parceiros, sejam eles os fornecedores, os clientes ou os colaboradores.
Todos os fornecedores, independentemente do seu porte, devem ser considerados a fonte mais próxima de economias, pois é bem mais fácil criar condições para obter custos inferiores no abastecimento do que inventar substituições de materiais ou eliminar componentes, o que empobreceria o produto final.
Selecionar poucos fornecedores para um mesmo item vai permitir que, produzindo em escalas maiores, eles tenham redução de custos e apresentem preços mais interessantes. Não adianta ter, por exemplo, 15 fornecedores de uma peça, pois cada um deles vai fazer uma quantidade mínima e os custos serão altos. O melhor é ter três ou quatro que garantam concorrência e produzam num volume tal que resulte na redução de preços.
Uma medida bastante razoável é que a empresa tenha pelo menos dois fornecedores para cada peça e que nenhum deles seja responsável por mais de 60% do total de fornecimento, para evitar colapsos quando algum tiver um problema qualquer de fabricação.
➢ Acompanhamento do pedido (follow up)
Feito o pedido de compra, o órgão de compras precisa se assegurar de que a entrega do material será feita dentro dos prazos estabelecidos e na quantidade e qualidade negociadas. Para tanto, deve haver um acompanhamento ou
seguimento (follow up) do pedido, por meio de constantes contatos com o
fornecedor, para saber como está sendo providenciada a produção do material requisitado. Isso significa que o órgão de compras não abandona o fornecedor após efetuado o pedido de compra. O seguimento, ou acompanhamento, representa uma constante monitoração do pedido e uma cobrança permanente de resultados. Quando o volume de pedidos de compra é muito grande, algumas empresas realizam o acompanhamento em datas e prazos previamente
agendados. Daí a denominação follow up (do inglês seguir, acompanhar,
agendar).
O seguimento permite localizar problemas antecipadamente e evitar surpresas desagradáveis, pois, por meio dele, o órgão de compras pode solicitar urgência ao pedido, cobrar a entrega nos prazos estabelecidos, ou tentar compensar o atraso, utilizando outros fornecedores.
➢ Controle do recebimento do material comprado
É a quinta e última etapa do ciclo de compras. É quando o órgão de compras recebe do fornecedor o material solicitado no pedido de compra. No recebimento do material, o órgão de compras verifica se as quantidades estão corretas e providencia, junto ao órgão de controle de qualidade, a inspeção para comparar a adequação do material às especificações determinadas no pedido de compra.
É o que se chama de inspeção de qualidade no recebimento do material.
Confirmadas a quantidade e a qualidade do material, o órgão de compras autoriza o almoxarifado a receber o material, e encaminha ao órgão de tesouraria ou de contas a pagar a autorização para o pagamento da fatura ao fornecedor, dentro das condições de preço e prazo de pagamento acordadas.
O ciclo de compras é contínuo e ininterrupto. O processo produtivo requer uma quantidade e uma variedade de pedidos de compra. O enorme volume de trabalho que transita em um órgão de compras exige uma agenda de seguimento e de cobrança bastante intensa, principalmente em empresas em que podem ocorrer mudanças no plano de produção, envolvendo antecipações ou atrasos nas entregas de materiais.
O órgão de compras mantém intenso contato com os demais órgãos da empresa, enquanto mantém intenso o contato, também, com empresas e fornecedores externos para acordar as necessidades internas com as disponibilidades externas. Essa intermediação é complexa, pois, frente aos demais órgãos da empresa, o órgão de compras assume a responsabilidade de abastecê-los adequadamente, e quando o fornecedor não cumpre prazos estabelecidos, alguém deve responder pelo problema.
Contudo, a visão moderna sobre compras é muito mais abrangente e envolve uma complexa cadeia de suprimentos, na qual os fornecedores não constituem necessariamente o único elemento envolvido. Essa cadeia envolve uma diversidade de meios de transporte (rodoviário, ferroviário, fluvial, intermodal) que pode facilitar ou dificultar as entregas de materiais. Qualquer acidente no meio do caminho pode significar um atraso na entrega.
17. (CESPE 2014 – ICMBIO – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
Julgue os itens seguintes relativos à gestão de materiais na administração pública.
Na organização do setor de compras, devem ser considerados os seguintes itens básicos: a autoridade para a compra e o registro de compras, de preços e de fornecedores.
Lembra dos princípios básicos da organização de compras segundo Marco Aurélio P. Dias?
• Autoridade para compra;
• Registro de compras;
• Registro de preços;
• Registro de estoque e consumo;
• Registro de fornecedores;
• Arquivos e especificações;
• Arquivos de catálogos.
Gabarito: Certa
18. (CESPE - 2013 – ANTT – ANALISTA ADMINISTRATIVO)
Julgue o item a seguir referente a compras:
Na organização do setor de compras, tanto a manutenção de estoques mínimos quanto à redução dos excessos e da obsolescência dos estoques são consideradas atividades típicas do setor de compras.
Comentários:
Mais uma questão retirada dos conceitos de Marco Aurélio P. Dias. Tanto a manutenção dos estoques quanto a atividade de evitar excessos e obsolescências de estoque estão inseridas nas atividades de administração de compras. A banca CESPE adora esse autor. E nós também, certo? ;)
Gabarito: Certa
19. (CESPE - 2014 – MTE – AGENTE ADMINISTRATIVO)
No que se refere ao cadastro de fornecedores, julgue os próximos itens.
A seleção de fornecedores, uma atividade secundária do processo de compras, não afeta diretamente a qualidade do produto e do serviço final.
Comentários:
O objetivo principal dessa seleção é encontrar fornecedores que possuam
condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos
padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores
preços e nas melhores condições de pagamentos, ou seja, ao selecionar o fornecedor um dos parâmetros de avaliação e aprovação é a garantia dos padrões de qualidade do produto ou serviço final.
Gabarito: Errada
20. (FCC - 2014 – TRT/SP – ANALISTA JUDICIÁRIO –
ADMINISTRATIVO)
Sobre o Pedido de Compras, NÃO é correto afirmar:
a) Não representa um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, este que é celebrado pela requisição de compra.
b) Deve conter todas as condições negociadas, tais como: quantidade, qualidade, prazo de pagamento, data e local da entrega.
c) Qualquer alteração, a ser feita após a emissão do pedido de compra, deve ter sido acordada entre o comprador e o fornecedor.
d) Uma vez aceito pelo fornecedor, o pedido de compra tem força de contrato. e) Deve ser remetido ao fornecedor por intermédio de um protocolo para o qual se farão registros e controles.
Comentários:
Nessa questão a FCC pede o item incorreto. Com exceção da letra A, todos os demais itens estão corretos. O pedido de compras tem força de contrato e sua