Execução do Estudo

Para a execução deste estudo foram selecionados cinco participantes, a partir dos critérios apresentados na seção anterior, distribuídos segundo os papéis da abordagem conforme exibido na Tabela 5.1.

Tabela 5.1 – Distribuição de papéis entre os participantes do estudo

Papel úmero de participantes

Responsável pela identificação do problema 1

Responsável pela análise de causas 1

Membro da equipe envolvida com o problema 2

Revisor da execução da análise de causas 1

Após o treinamento sobre a abordagem em geral, os participantes receberam a descrição do processo, juntamente com os modelos necessários para sua execução.

Conforme explicado anteriormente, este estudo seguiu o fluxo do processo a partir do qual a alta direção recomenda um problema importante para ser analisado. Neste caso, o problema identificado não havia sido registrado no repositório de problemas da organização e, portanto, foi necessária a coleta de informações iniciais sobre o problema. Desta forma, um dos participantes do estudo foi indicado para ser o responsável pela identificação do problema e fornecer as informações iniciais a partir do preenchimento do Formulário de Registro de Problemas. Este participante foi selecionado pela alta direção, que o considerou como a pessoa que poderia fornecer

O preenchimento do Formulário de Registro de Problemas durou 26 minutos, tempo informado pelo responsável pela identificação do problema no próprio formulário. As informações fornecidas nesta atividade estão apresentadas na seção 1 do Anexo VI.

A partir das informações iniciais sobre o problema, o responsável pela análise de causas elaborou o planejamento e preparou o Formulário de Coleta de Dados Complementares, atividades que duraram 50 minutos e 100 minutos, respectivamente. O plano da análise de causas elaborado se encontra na seção 2 e o formulário preparado para a coleta de dados complementares é exibido na seção 3, ambas no Anexo VI.

O responsável pela análise de causas enviou o endereço para o Formulário de Coleta de Dados Complementares por e-mail para os dois membros da equipe envolvida com o problema. Um dos membros gastou 30 minutos para o preenchimento do formulário, enquanto o outro membro gastou 65 minutos. Ambas as respostas ao formulário estão apresentadas na seção 4 do Anexo VI.

Após a coleta das informações sobre o problema, o responsável pela análise de causas analisou os dados a partir do conjunto de passos definido pela abordagem. O Relatório do Resultado da Análise de Causas foi produzido, descrevendo como os passos foram executados durante a análise e o resultado final da análise foi apresentado. A atividade de análise dos dados foi realizada em 860 minutos, ou seja, aproximadamente 14 horas.

Ao finalizar esta análise, o responsável solicitou a avaliação do revisor por e-mail. A avaliação da execução da análise de causas foi realizada em 120 minutos. Foram identificadas não-conformidades no relatório (apresentadas na seção 6 do Anexo VI). No entanto, as não-conformidades não foram consideradas graves e o Relatório do Resultado da Análise de Causas foi aprovado com modificações. Mesmo as não-conformidades identificadas não sendo críticas, o responsável pela análise de causas atualizou o relatório de acordo com as sugestões do revisor, gastando 95 minutos para corrigir os itens indicados. O relatório atualizado está apresentado na seção 5 do Anexo VI. Novamente o revisor avaliou o documento, considerou todas as alterações pertinentes e aprovou o relatório. Esta reavaliação durou 30 minutos.

A partir do resultado obtido, o responsável pela análise de causas gerou afirmações que foram disponibilizadas no Formulário de Avaliação do Resultado da Análise de Causas (exibido na seção 7 do Anexo VI) e que foram avaliadas pelas pessoas que forneceram informações sobre o problema. A atividade de escrever o

resultado em forma de afirmações durou 38 minutos. Neste formulário, foram apresentadas duas afirmações que representavam as duas possíveis causas identificadas para o problema analisado:

• Causa raiz 1: Seleção inadequada do modelo de ciclo de vida cascata para projetos de dissertação/tese, pois neste tipo de projeto, requisitos surgem e evoluem ao longo da pesquisa;

• Causa raiz 2: Utilização de um processo único tanto para projetos de dissertação/tese como para projetos voltados para o mercado.

Durante a atividade de validação das afirmações, as considerações de cada pessoa foram coletadas e estão apresentadas na seção 8 do Anexo VI. Cada pessoa avaliou as afirmações em determinado tempo, variando entre 1 e 20 minutos. Houve divergência entre as respostas fornecidas: em relação à primeira causa raiz, uma pessoa concordou, outra concordou parcialmente e outra não concordou; para a segunda causa raiz, duas pessoas concordaram e uma não concordou.

O responsável pela análise de causas reuniu as considerações realizadas pelos participantes e elaborou o Relatório do Resultado da Avaliação, exibido na seção 9 do Anexo VI. Esta atividade durou 55 minutos e foi a base para a próxima atividade na qual o resultado foi apresentado para todos os interessados com o problema na organização.

Nesta apresentação estavam presentes todos os participantes do estudo, bem como o representante da alta direção, que recomendou o problema para ser analisado. Durante a apresentação, os participantes forneceram mais considerações que não estavam descritas nos formulários e chegaram a um consenso: a primeira causa raiz identificada pela análise de causas não é coerente com a realidade, pois o ciclo de vida cascata não é obrigatório para todos os projetos; no entanto, a segunda causa raiz apontada é adequada, pois está de acordo com as ações já iniciadas pela alta direção no intuito de resolver o problema apresentado. A apresentação do resultado e o debate sobre as divergências duraram cerca de 20 minutos.

Para finalizar a execução da abordagem, os resultados da análise de causas foram armazenados e as lições aprendidas foram registradas no Relatório de Lições Aprendidas, apresentado na seção 10 do Anexo VI. O registro das lições aprendidas

A fim de obter o retorno dos participantes sobre a abordagem como um todo, foi solicitado o preenchimento do Formulário de Avaliação da Abordagem. Todos os participantes do estudo responderam ao formulário de acordo com sua experiência ao executar as atividades da abordagem. As respostas fornecidas estão apresentadas no Anexo VII e foram essenciais para verificar a viabilidade da abordagem, conforme discutido na seção seguinte.