Execução

A fase de execução de projetos pode ser dividida em duas frentes de trabalho:

 Gerencial: relacionada às atividades administrativas, como gerenciar equipes, distribuir informações aos stakeholders, definir fornecedores, implantar mudanças, tomar decisões, etc.;

 Técnica: relacionada às atividades a serem implementadas para a execução do produto.

A execução das atividades gerenciais tem como objetivo orientar o desenvolvimento do projeto de forma a garantir e a facilitar o cumprimento das atividades técnicas.

A seguir são apresentadas algumas das principais atividades atribuídas ao gerente de projetos, no que diz respeito ao processo gerencial, durante a execução de um projeto.

3.5.1. Envolver as pessoas e desenvolver a equipe de projetos

Um dos aspectos gerenciais mais importantes está relacionado à gestão de pessoas, já que projetos são feitos por pessoas e para pessoas.

Desse modo, para que o projeto seja executado com sucesso e obtenha bons níveis de desempenho, é necessário que as habilidades individuais e em equipe sejam potencializadas.

Cabe ao líder do projeto, então, identificar as necessidades, formais ou não, dos componentes da equipe de forma a promover o desenvolvimento da mesma.

Segundo Menezes (2008, p. 192), "esse desenvolvimento, em geral, concentra-se em três âmbitos distintos: na integração da equipe do projeto, no entendimento dos membros da equipe do projeto sobre sua globalidade e em sua capacidade técnica".

Assim, é papel do gerente de projetos identificar a melhor forma de integrar sua equipe a fim de contribuir com o desenvolvimento de seus integrantes, bem como das atividades.

Isso se justifica por duas premissas básicas: pessoas influenciam o fracasso ou o sucesso do projeto e os problemas do projeto só podem ser resolvidos por pessoas.

3.5.2. Verificar o escopo

A verificação do escopo é um processo gerencial relacionado à aceitação das entregas de projetos. Inclui, portanto, a revisão das entregas com o cliente ou patrocinador de forma a assegurar que as mesmas estejam compatíveis com o esperado.

Para o processo de verificação, são necessários não só o escopo e a EAP com a decomposição dos pacotes de entrega, mas, também, os documentos com os requisitos descritos e a matriz de rastreabilidade de requisitos. Esses dois últimos documentos têm como função, respectivamente, listar os requisitos do projeto e relacioná-los à sua origem para o acompanhamento ao longo do ciclo de vida.

Nesse contexto, as saídas do escopo são verificadas para que se possa confirmar formalmente se as entregas estão de acordo com os requisitos estipulados.

No caso das entregas não serem aceitas como o previsto, as mesmas devem ser documentadas e uma solicitação de mudanças pode ser exigida visando o reparo do erro. Posteriormente, é realizada pelo controle, a revisão e incorporação da mudança no processo.

3.5.3. Ativar a comunicação

Na fase de execução, é responsabilidade do gerente de projetos ativar a comunicação, ou seja, pôr em prática o plano de comunicações.

O gerenciamento das comunicações tem como uma de suas funções principais informar os stakeholders sobre o projeto, com o intuito de diminuir a resistência e as barreiras na execução do projeto.

Outras funções do gerente de projetos são:

 determinar as necessidades de comunicações, ou seja, identificar qual o interesse e o poder dos stakeholders no projeto, definir o que será comunicado, qual será o meio de comunicação e a frequência da comunicação;

 colocar as informações necessárias à disposição dos envolvidos;

 coletar e distribuir as informações a respeito do desempenho do projeto. É importante destacar que o plano de comunicações está intimamente relacionado aos processos de controle e desempenho do projeto. Por isso a necessidade de um planejamento a fim de garantir o andamento do processo.

Vale ressaltar também, que o ato de comunicar em um projeto vai além de passar e-mails e notificações às partes envolvidas; esse processo envolve a compreensão de ideias, a transmissão de conhecimentos, a tomada de decisões, etc.

Segundo Kerzner (2006), "os gerentes de projetos em empresas de excelência consideram que chegam a utilizar até 90% de seu tempo em comunicação interpessoal interna com os integrantes das suas equipes".

Já com relação aos meios de comunicação, esses podem ser realizados manualmente ou eletronicamente, através da elaboração de arquivos, e por meio de reuniões.

Em especial, as reuniões têm papel importante no cenário das comunicações e apresentam diversas finalidades. A reunião chamada de kick-off tem como função iniciar oficialmente o projeto e, por isso, prevê que todos os envolvidos estejam presentes. Existem também reuniões com várias finalidades específicas, como de gerenciar mudanças, de avaliar equipes, de avaliar fornecedores, de avaliar os planos do projeto, de relatar lições aprendidas, etc.

Por fim, vale destacar que independente do tamanho do projeto o gerenciamento das comunicações é fundamental e só traz benefícios para o projeto, já que limita a possibilidade de o projeto se desviar de seu curso, garante um clima de trabalho mais agradável e, além disso, diminui a probabilidade de riscos e interrupções.

3.5.4. Garantir os recursos

O gerenciamento dos recursos é uma das atividades do gerente de projetos que engloba não só os recursos humanos, mas também outros como materiais, equipamentos e suprimentos, necessários para o desenvolvimento do projeto.

É importante que os recursos estimados na fase de planejamento sejam assegurados durante todo o projeto a fim de evitar modificações no escopo do projeto, atrasos e aumento dos custos.

A forma mais fácil de estimar os recursos e garantir que eles estejam disponíveis na fase de execução é analisar as atividades atribuídas na EAP coordenadamente com as estimativas de tempo e de custos. Dessa maneira, é possível identificar quais as necessidades e demandas de cada atividade.

Nesse contexto, no caso das atividades que não podem ser avaliadas com certeza, essas devem ser detalhadas e seus recursos estimados.

Como resultado deste processo, obtém-se uma estrutura hierárquica com os recursos especificados em tipo e categoria. Essa estrutura distribuída, por exemplo, em mão de obra, material e equipamentos, tem a função de auxiliar a aquisição dos recursos no cronograma e de acordo com os custos previstos.

Por fim, é importante lembrar que o gerenciamento dos recursos durante sua execução inclui também a atualização de outros documentos atrelados a

esse processo, como a lista de atividades, o cronograma, a estimativa de custos, etc.

3.5.5. Garantir a qualidade

Quando se fala em qualidade, cabe salientar que o gerenciamento da qualidade abrange tanto os processos de gestão quanto o produto ou serviço final.

Segundo o PMI (2009), um projeto com qualidade é aquele que, quando concluído, está conforme suas especificações, requisitos e adequações ao uso.

Assim, assegurar a qualidade de um projeto inclui basicamente atender as necessidades dos clientes e os requisitos do produto. Para isso, o planejamento da qualidade é essencial e compreende não só a identificação dos padrões de qualidade relevantes como também como eles podem ser alcançados.

Já na fase de execução, assegurar a qualidade é um processo que engloba a auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados obtidos das medições de controle de qualidade, tendo como objetivo assegurar que o projeto irá atender os padrões de qualidade do cliente, buscando sempre a melhoria.

Ainda segundo o PMI (2009, p. 170), garantir a qualidade do projeto envolve a melhoria contínua do processo, "que é um meio interativo de melhorar a qualidade de todos os processos".