Exemplo de uma intervenção do Gabinete de Comunicação e R.P

O evento da C.M. de Vagos seleccionado para ser alvo de uma proposta de elaboração por parte do Gabinete de Comunicação e R.P. da autarquia em causa – caso venha a ser criado – intitula-

Estratégia Organizacional Gabinete de Comunicação e R.P. – o caso da C.M. Vagos

se de “Semana Cultural”. Trata-se do evento com maior projecção e visa criar impacto no seio da população local através da mobilização conjunta de Jardins-de-infância (J.I.) e escolas, associações de pais, IPSS’s, associações culturais e desportivas. Durante uma semana a comunidade local pode mostrar as iniciativas promovidas pelas associações e grupos; desenvolvem-se, também, formas de sensibilização para a Educação e Cultura através de momentos como peças de teatro, concertos de música, workshops de leitura e artesanato, entre outras actividades.

Este evento não beneficia, actualmente, de um “verdadeiro” trabalho de comunicação, visto ser somente organizado por colaboradores da autarquia e alocados a sectores como a Educação, Cultura, Desporto e Juventude. Desta forma, segue-se uma possível proposta de intervenção futura do Gabinete de Comunicação e R.P. da CM de Vagos.

PROPOSTA Comunicação, Educação e Cultura

Neste tipo de eventos a comunicação deverá ser persuasiva ao ponto de convencer o público a procurar e a participar nas iniciativas do evento, sendo-lhes explicado, com antecedência, onde participar e o que poderão beneficiar com essa participação.

Identificação do target

Dado os objectivos inerentes a este tipo de eventos – explicados no ponto “Enquadramento” – definiram-se os seguintes targets: Jardins de Infância e escolas, associações de pais, associações locais (culturais e desportivas), IPSS’s, residentes, visitantes, empresas locais (área da restauração, por exemplo) e investidores.26

Duração do evento

O evento em causa terá a duração de uma semana, com iniciativas a decorrerem o dia inteiro e parte da noite; durante os dias úteis, as acções incidirão sobre as escolas, IPSS’s e Centros de Dia; à noite, serão alargadas à comunidade e visitantes, assim como acontecerá ao fim-de-semana, com espectáculos de música ao vivo, participação em certos programas televisivos de entretenimento e de divulgação cultural.

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Arquitectura da Comunicação

Para um plano de comunicação eficaz é necessário considerar três pontos-chave: “o que dizer”, “como dizer” e “quem diz”.

No que concerne ao primeiro ponto-chave, o Gabinete deverá encontrar temas, ideias a desenvolver no evento mas que correspondam ao posicionamento da autarquia: bem-estar natural, qualidade de vida e inovação.

No ponto-chave “como dizer”, ou seja, a estratégia de comunicação deverá compreender uma mensagem que transmita os benefícios da participação e intervenção directa num evento deste tipo: participação conjunta de pais e filhos, interacção entre gerações diferentes (idosos e jovens), envolvência social por parte das empresas locais, através de worshops de cozinha, por exemplo, onde pais e filhos trabalharão em conjunto, sessões de leitura, entre outros.

“Quem vai comunicar o conceito” será o próximo passo a considerar, isto é, as fontes usadas na transmissão poderão basear-se num “patrocinador da mensagem” (neste caso, a CM de Vagos, podendo, todavia, ser designada um figura pública, um líder de opinião).

Localização e espaço físico do evento

O evento realizar-se-á no centro da vila de Vagos. O espaço físico contemplará o antigo edifício dos Paços do Concelho, tendas com mesas e cadeiras, divisões (“barracas”), zonas específicas para exposições, restauração, workshops, animação, por exemplo. O gabinete de Comunicação e R.P. deverá preocupar-se, também, com a criação de zonas para a comunicação social – que usufruam de boa visibilidade e de fácil acesso aos intervenientes, bem como zonas de acreditação para validação dos jornalistas, entrega de material primários e encaminhamento destes no evento).

Calendarização:

A definir de acordo com todos os sectores da autarquia envolvidos nas actividades do evento.

Actividades do evento:

Serão desenvolvidas actividades pré -, durante e pós - evento e específicas do Gabinete de Comunicação e R.P.:

Pré-evento: assessoria de imprensa, promoção e publicidade;

empresas em termos de projecção, promoção e imagem.

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Durante o evento: acreditação da comunicação social e entrega de kits; acompanhamento e explicação do evento por parte de um elemento do Gabinete; acções junto da comunidade (questionários sobre o interesse do evento, sugestões e melhorias);

Pós-evento: assessoria de imprensa, elaboração de relatórios de comunicação do evento e respectiva avaliação.

Selecção dos canais:

Por canais pessoais entendem-se os meios de comunicação especializados que visem aproximar o público-alvo da organização, neste caso. Assim, podem-se enumerar:

Face-to-face: acções de esclarecimento sobre o evento junto das escolas, associações, empresas; distribuição de flyers. Este canal permite obter feedback imediato.

E-mail: a baixo custo, possibilidade de canal de comunicação nos dois sentidos, com recurso à base de dados da autarquia.

Relativamente aos canais não pessoais, estes poderão implicar um custo mais elevado, embora permitam um maior número de públicos. Alguns exemplos:

Rádio e imprensa local;

Website da C.M: destaque para o evento; recurso ás rede sociais; Muppies em locais estratégicos.

Definição do orçamento:

Considerando que o orçamento global de comunicação é determinado anualmente e visa atribuir as verbas necessárias para o desenvolvimento das acções de comunicação, estas verbas do plano de comunicação deverão ser compreendidas como um investimento que podem trazer benefícios e vantagens para a autarquia.

O orçamento, para este evento, deverá considerar dois grupos de custos distintos: Custo de Comunicação

o “Above the Line”: meios de suporte como a imprensa, a rádio, outdoors; o “Below the Line”: marketing directo, mecenato;

o Custos técnicos: tipografia e design, flyers, fotografias; Custo Administrativo: despachos, deslocações, material, etc.

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Definição do Mix de Comunicação do evento:

Com base nos dados obtidos para a preparação da proposta em causa – objectivos, estratégia, target, localização física, actividades a desenvolver, mensagem a difundir, entre outra informação – poder-se-á definir o seguinte mix de comunicação específico para este evento:

Merchadising: criação de um espaço, estrategicamente situado “no caminho” dos visitantes, para exposição de uma linha de produtos alusiva ao evento e/ou ao município (com a marca e identidade definidas): bonés, lápis, T-shirts, canecas, cadernos, porta-chaves e alguns produtos criativos produzidos pelas associações locais;

Publicidade: meios como a rádio (spots), a imprensa, outdoors, internet;

Marketing directo:”marketing boca-a-boca”, e-mail, redes sociais – com o objectivo de divulgação a curto/ médio prazo27_;

Patrocínio e Mecenato: apoio a associações, escolas;

R.P.: assessoria de imprensa a jornalistas, acções de charme a investidores, workshops.

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