Extrator BI do SIOP

Segundo a Secretaria do Planejamento (BRASIL, 2020a), esta funcionalida-de do SIOP está disponível para os seus usuários funcionalida-desfuncionalida-de o início funcionalida-de novembro funcionalida-de 2016. Trata-se de uma interface de consulta semelhante a que existia no SIOP--Gerencial BI, em um módulo externo, mas que nessa versão, já está integrada ao menu principal do SIOP, ou seja, não é necessário um processo de login se-parado, sendo totalmente compatível com as funcionalidades antigas, mas com muitas melhorias de desempenho e novas funcionalidades para proporcionar uma utilidade ainda melhor.

Nessa versão, o Extrator do SIOP-BI foi disponibilizado na opção do menu principal do SIOP. Para acessá-lo, basta fazer o login no SIOP com seu usuário e senha e acessar a opção de menu.

FIGURA 11 – MENU DE ACESSO AO EXTRATOR – BI

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

Como já enfatizado, o Extrator de Dados é uma ferramenta que permite mais liberdade ao usuário, permitindo selecionar quaisquer combinações de dados para a montagem de um relatório totalmente customizado. É necessário escla-recer que, em um BI, as informações são organizadas em grandes conjuntos de dados chamados de Cubos.

Assim, ao se acessar o Extrator de dados do SIOP-BI, será apresentada uma tela inicial com as consultas pré-gravadas, já executadas previamente, que o usu-ário pode utilizar. Essas consultas foram previamente criadas e salvas anterior-mente ou consultas que outras pessoas criaram e compartilharam com seu perfi l.

Essa possibilidade permite que os dados gerados previamente não se percam e que possam estar disponíveis para grupos de pessoas que eventualmente este-jam trabalhando em uma análise comum.

Como é demonstrado na fi gura a seguir, nessa tela, é possível fi ltrar as con-sultas disponíveis por título, cubo ou proprietário. Para execução dessas sele-ções, se utilizam as caixas de texto e seleção sobre as colunas da lista de re-sultados. Os fi ltros permitiram a seleção, pelo Cubo, Título ou Proprietário das consultas já realizadas.

FIGURA 12 – TELA INICIAL DO EXTRATOR DE DADOS SIOP-BI

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

Para acessar, executar ou modifi car uma consulta já existente, basta clicar sobre o título da consulta selecionada para realizar as operações desejadas.

Apresentada a tela inicial, que por vezes pode levar o usuário a não entender que a tela é uma lista de consultas salvas, é necessário apresentar como o usuário pode criar uma nova consulta. Para isso, o usuário deve clicar em Adicionar Con-sulta, como demonstrado na fi gura a seguir, para selecionar as opções e os cubos.

FIGURA 13 – TELA DE “NOVA CONSULTA” NO SIOP-BI

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

Seguindo a orientação para novas consultas, é apresentada a seguir a tela na qual você, o usuário, pode defi nir a estrutura de sua consulta escolhendo o cubo de informações desejado, os campos e métricas que serão supridas pela consulta e os fi ltros a serem aplicados. É importante ressaltar que essas novas funcionalidades do extrator estão disponíveis somente nesta última versão. Essas funcionalidades serão detalhadas a seguir.

Para se defi nir os parâmetro de uma nova consulta, é necessário defi nir a estrutura da consulta, que consiste em informar qual cubo (fonte de dados) será consultado, quais campos devem ser retornados pelas consultas, quais fi ltros de-vem ser aplicados e outras defi nições disponíveis na tela de estruturação da con-sulta (BRASIL, 2020b). Na fi gura a seguir, são apresentados os itens da tela de consulta e detalhadamente explicados no texto a seguir conforme o site da Secre-taria de Planejamento.

FIGURA 14 – TELA PARA DEFINIÇÃO DE PARÂMETROS PARA CONSULTA SIOP-BI

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

1) Cubo: aqui você seleciona qual é o conjunto de informações (fonte de dados) que deve ser utilizado para sua consulta. Exemplos: “Execução Orçamentária”, “Receita”, “Alterações Orçamentárias”.

2) Título: este campo deverá ser preenchido quando, após defi nir a estru-tura de uma consulta, você desejar salvá-la para reutilização posterior ou se desejar compartilhá-la com outros usuários.

3) Desprezar resultados com métricas zeradas: esta é uma funcionalida-de nova e exclusiva do novo extrator funcionalida-de dados. Quando esse campo esti-ver marcado, as linhas de resultado que apresentarem todas as métricas (valores) zeradas não serão retornadas na consulta.

4) Agrupar métricas por exercício: esta funcionalidade também é nova e exclusiva da nova versão do Extrator e terá efeito apenas nas consultas em que a opção de pivoteamento de “Ano Exercício” esteja ativa. Quan-do essa opção estiver marcada, as métricas selecionadas e pivotadas (opção “Pivotar” do fi ltro “Ano Exercício” deve estar ativada) serão mos-tradas na planilha de resultados como colunas agrupadas por exercício e não por tipo, que era o comportamento padrão do extrator antigo. Exem-plo: se sua consulta selecionar as métricas “PLOA” e “LOA”, nos fi ltros forem selecionados apenas os exercícios 2015 e 2016 e essa opção esti-ver marcada, a ordenação das colunas na planilha de resultados será as-sim: “PLOA 2015”; “LOA 2015”; “PLOA 2016”; “LOA 2016”. Caso a opção não esteja marcada, a ordenação das colunas na planilha de resultados será assim: “PLOA 2015”; “PLOA 2016”; “LOA 2015”; “LOA 2016”.

5) Campos disponíveis: apresenta os campos de atributo e métricas dis-poníveis no cubo selecionado. Os campos de atributo podem ser adicio-nados tanto à caixa de “Campos Selecioadicio-nados”, para serem apresenta-dos na consulta, quanto à caixa de “Filtros Selecionaapresenta-dos”, para servirem como fi ltros da consulta. As métricas podem ser adicionadas apenas à caixa de “Campos selecionados”. Para adicionar um campo disponível a uma das caixas, basta marcá-lo e clicar no ícone “+” da caixa para a qual se deseja movê-lo.

6) Campos selecionados: contém os campos e métricas que serão retor-nados pela consulta realizada. Caso queira remover um dos campos da caixa, basta marcá-lo e clicar no ícone “-” sobre a lista de campos.

7) Filtros selecionados: mostra os campos disponíveis que foram selecio-nados para servirem de fi ltro à consulta. Para abrir a janela de seleção de valores para os fi ltros, clique no ícone contendo uma “lupa” ao lado do campo (clique aqui para mais detalhes sobre esta janela). Os campos de

“Ano” ou “Exercício” possuem, em alguns casos, a possibilidade de se-rem pivotados, ou seja, de sese-rem mostrados em colunas separadas para cada métrica selecionada.

8) Botão Salvar: permite que você salve uma estrutura de consulta defi ni-da para que possa ser reutilizani-da posteriormente ou compartilhani-da com outros usuários. Quando você acessa uma consulta criada por outra pes-soa, este botão fi ca desabilitado, mas você tem a possibilidade de salvar uma cópia dela, como veremos no próximo item.

9) Botão Salvar Como: este botão permite que você salve uma cópia da consulta que está editando ou visualizando no momento. Isso permite que você crie sua própria cópia de uma consulta criada por outra pessoa e compartilhada com você ou mesmo de uma consulta que você tenha criado, mas deseja preservar uma cópia original.

10) Botão Compartilhar: permite que você compartilhe uma consulta que você tenha criado com outro usuário, conforme detalhado a seguir (cli-que aqui para mais detalhes).

11) Botão Visualizar Filtros: clicando neste botão, você poderá ver, em uma única janela, todos os fi ltros selecionados e os valores escolhidos para eles.

12) Botão Gerar Consulta: após estruturar a consulta que deseja realizar, clique neste botão para que ela seja executada e seus resultados apre-sentados na tela.

É importante ressaltar que todas as consultas possíveis de serem executa-das na versão antiga do Extrator do SIOP-Bi foram migraexecuta-das para a nova versão, não havendo prejuízo na consulta dos dados.

Especifi camente no caso de nova consulta, ao incluir um campo disponí-vel como fi ltro, é necessário associar a esse campo os valores que deseja fi ltrar.

Como exemplo, ao fi ltrar apenas os registros referentes ao exercício 2016 de um determinado cubo, é impreterível selecionar o campo disponível “Ano Exercício”

como fi ltro, e em seguida, selecionar o exercício de 2016 associado a ele. A se-guir, para associar um valor a esse fi ltro, é necessário clicar no ícone de “Lupa” ao lado do campo para abrir a janela de seleção de valores para o fi ltro.

FIGURA 15 – TELA PARA SELEÇÃO DE FILTROS

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

Em seguida, será aberta a janela apresentada na fi gura a seguir.

FIGURA 16 – EXEMPLO DE TELA DE FILTRO

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

A Figura 16 demonstra os valores disponíveis para o fi ltro, que são apresen-tados na lista “Valores do Filtro”. Há de se destacar que são apresenapresen-tados apenas os primeiros 1.000 registros disponíveis nessa caixa. Se necessário um refi na-mento na busca, está disponível a caixa de texto “Busca:” na qual se pode digitar o valor do que se deseja fi ltrar. Na lista demonstrada na Figura 16, se você digitar

“201” na caixa de busca, serão mostrados todos os exercícios que começam com

“201”. Se necessário, é possível usar caracteres curinga, que substituem possí-veis alternativas.

O caractere “?” substitui um caractere em uma posição. Na busca de um nome, por exemplo, “mar?a”, a busca poderá indicar que o resultado da pesquisa deva corresponder a qualquer palavra que comece com “mar”, seguida de qual-quer caractere e, em seguida, “a”. Desta forma, os resultados para essa expres-são podem ser “maria”, “marta”, “marca” etc.

Havendo a necessidade de troca de parte de uma expressão inteira, use o curinga “*”. Utilizando o mesmo exemplo anterior: “mar*a”, pode resultar em

“maria”, “marca”, “marreta”, “marcada” etc., pois, neste caso, não importa qual a quantidade de caracteres que o “*” substitui.

Ainda é possível combinar expressões que contenham os dois caracteres coringa. Exemplo: “mar?a*silva” pode resultar em “marta da silva”, “maria jose da silva”, “marla silva”.

No caso de se necessitar fi ltrar itens que comecem com algo, pode-se usar

“^”. Por exemplo: “^92” traria todas os valores que começam por 92 e mais algo.

Outro artefato que permite otimizar a busca é a utilização do caractere “|”

que tem o signifi cado de “ou”. Esse artefato permite que uma pesquisa resulte em duas expressões diferentes. Exemplifi cando, se usada a expressão “ministerio|se-cretaria”, se indica que se deseja pesquisar qualquer valor que possua a palavra

“ministerio” ou a palavra “secretaria”. Isto pode resultar numa lista que contenha os valores “Ministerio do Planejamento”, “Ministerio da Saude” etc. Da mesma forma, você pode usar os caracteres coringa combinados e em quantas partes da expressão quiser.

Terminada a seleção e fi ltragem, e selecionar os valores, basta clicar em

“Confi rmar” para gravar os valores que deseja associar a um fi ltro. Ou, se ne-cessitar limpar todos os valores selecionados, mesmo que eles não estejam sen-do mostrasen-dos em função de um refi namento, basta clicar em “Limpar seleções”.

Sendo necessário, ainda é possível se utilizar de um fi ltro “excludente”, ou seja, selecionar os registros que não correspondam aos valores desejados. Para isso, selecionam-se os valores e opta-se pelo “Modo de Exclusão”. Como no exemplo

de fi ltro, o “Ano Exercício” pode ser selecionado o valor “2010” e se marcar o

“Modo de Exclusão”, isso indicará que se desejam todos os registros da base, exceto os do ano de 2010.

Havendo a necessidade de visualizar todos os fi ltros e valores aplicados a uma consulta, basta clicar, na tela de estruturação da consulta, no botão “Visuali-zar Filtros”.

FIGURA 17 – TELA COM RESUMO DOS FILTROS SELECIONADOS

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

Após criar e salvar uma consulta, você pode compartilhá-la com outro usu-ário que acesse o sistema. Para isso, basta clicar no botão “Compartilhar”, que abrirá a janela que você pode ver na fi gura a seguir.

FIGURA 18 – TELA DE COMPARTILHAMENTO DA CONSULTA

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

Nessa tela é possível adicionar ou retirar usuários das suas consultas com-partilhadas. Para pesquisar um usuário, é possível usar o mesmo sistema de ca-racteres curinga da tela de pesquisa de valores de fi ltros. Porém, na realização da pesquisa, após se digitar a expressão, é necessário pressionar “ENTER” ou clicar no ícone de “Lupa” no canto superior direito do caixa de pesquisa.

Serão apresentados resultados, devendo se marcar o usuário que se deseja compartilhar a consulta e adicioná-lo à caixa de “Usuários selecionados para com-partilhar a consulta”, através do ícone “+” sobre esta caixa. Havendo a necessida-de necessida-de se retirar um dos usuários, basta marcá-lo e clicar no ícone “-”. Concluída a adição ou remoção de usuários da caixa de selecionados, o botão “Confi rmar”

será habilitado. Ao clicar no botão “Confi rmar”, os compartilhamentos serão sal-vos. A partir desse instante, os usuários selecionados terão acesso à consulta sem poder alterá-la.

O passo fi nal no novo extrator é, após estruturar uma consulta, executá-la para visualizar seus resultados. Para que isso aconteça, basta clicar no botão

“Gerar Consulta”, na tela de estruturação da consulta.

Após o processamento, o resultado aparecerá, como no exemplo apresenta-do na fi gura a seguir.

FIGURA 19 – TELA DO RESULTADO DA CONSULTA

FONTE: Brasil (2020b, s.p.)

No relatório, são apresentados os campos e métricas selecionados, a quan-tidade de registros pesquisados e a quanquan-tidade de páginas. Se necessário, pode--se alterar a quantidade de registros mostrados por página selecionando a quanti-dade que achar mais adequada em “Itens por página”.

Ainda, é possível exportar o resultado da consulta para uma planilha Excel, clique no botão “Exportar” e selecione o formato desejado. Se a consulta possuir menos do que 65530 linhas, é permitido escolher entre o formato XLSX ou XLS.

Caso a quantidade de registros pesquisados for superior a esse número, então somente será possível exportar para o formato XLSX, em função da limitação do número de linhas do formato XLS.