FASES DA METODOLOGIA ASAP

A metodologia ASAP da SAP é composta pelas seguintes fases:

1. Preparação do Projeto 2. Business Blueprint 3. Realização 4. Preparação Final 5. Go Live & Support

As fases da metodologia ASAP estão ilustradas na Figura 5.

Figura 5 - Ciclo Metodologia ASAP Fonte: Empresa Magnum (2012)

A Figura 5 demonstra todo o ciclo de implementação da metodologia ASAP, seguindo ordenadamente suas fases.

A primeira fase da metodologia ASAP é a fase de preparação do projeto que tem como objetivo principal, fornecer o planejamento inicial e preparação para o projeto de implantação do R/3. Na Fase 1, há a identificação e o planejamento das áreas da empresa que devem ser priorizadas (SOUZA, 2000, p.42).

Identificações da primeira etapa:

 O inicio do projeto kickoff, é definido como um evento ou reunião que marca a abertura do projeto, onde são reunidos o grupo diretivo e gerência do projeto. O kickoff tem por finalidade informar a importância do projeto a ser desenvolvido para a empresa, buscando o comprometimento dessa.

 Analisar e identificar as áreas da empresa, cenários e processos que serão incluídos no escopo da implantação do projeto.

 Definição do cronograma para a implantação do projeto.  Estratégia de implantação que será utilizada.

 Determinar os ambientes que serão necessários no desenvolvimento. Os três ambientes de implantação definidos como padrão são: desenvolvimento, qualidade e produção.

 Treinamento da equipe de projeto, com uma introdução básica ao sistema, agregado a explicação da metodologia ASAP.

 Verificação das especificações de configuração de hardware.

Segundo Cordeiro (2008), a fase de Business Blueprint, tem como objetivo criar um documento, que contenha todos os cenários, processos de negócios requeridos, e requisitos da empresa. O documento de Business Blueprint mostra detalhadamente as documentações obtidas durante a promoção de workshops.

Identificações da segunda etapa:

 Definir a estrutura organizacional dentro da empresa;  Revisão dos processos levantados na fase anterior;

 Identificar os requisitos de negócio que fazem parte da empresa, identificação de interfaces, e relatórios utilizados;

 Identificação das conversões necessárias de dados, e customização das funcionalidades do sistema que sejam necessárias no desenvolvimento, através de reuniões, entrevistas e utilização de ferramentas de controle;  Capacitação através de treinamento para a equipe de projeto nos módulos do

ERP;

 Instalar os sistemas de desenvolvimento e da qualidade;

Na Fase 3, também conhecida como fase de realização do projeto é desenvolvida a configuração e customização do sistema baseado na etapa anterior (KUHNERT, 2010).

Identificações da terceira etapa:

 Realização das configurações dos parâmetros do sistema, bem como da sua estrutura organizacional.

 Confirmação dos cenários de negócio, onde os processos analisados na fase de Blueprint são parametrizados, testados, validados e documentados.

 Realização do desenvolvimento e documentação completa da implantação, onde várias sucessões de testes e validações dão origem ao documento de BPP’s. No documento de BBP’s, são encontradas as operações que devem ser realizadas em cada transação dos módulos do sistema R/3, e através desse são atendidos os processos de negócio que serão utilizados para o treinamento dos usuários finais;

 Programação ABAP, relatórios, testes das melhorias, conversões de dados e interfaces;

 Testes integrados entre os módulos, entre os processos de negócio;

De acordo com Kuhnert (2010) a fase 4 corresponde a fase de preparação final do projeto. Esta etapa da metodologia ASAP, tem como principal objetivo concluir a preparação final da implantação para que ocorra a entrada em produção.

Identificações da terceira etapa:

 Plano para a entrada em produção Cutover;  Realização de teste da carga dos dados;  Testes de volume de dados;

 Testes dos perfis de autorização;  Treinamento dos key user;

 Instalar o sistema em produção;

 Decisão para a entrada em produção, após análise de verificação do plano de Cutover;

 Corte das atividades para finalização;

O plano de cutover é um roteiro preparado e revisado pela gerência do projeto, nele estão previstos cada atividade a ser executada para o “

go live” do sistema. Essas atividades são especificadas com atenção em seu detalhamento, seguindo determinada ordem para seu cumprimento. As atividades

estabelecidas no plano de cutover requerem atenção especial para serem executadas.

Uma atividade importante no plano de cutover é a realização das cargas de dados mestres para o ambiente produtivo, essa atividade deve ser realizada respeitando a sequência das cargas para que não ocorram erros.

As atividades já estabelecidas para o plano de cutover devem ser informadas diariamente ao comitê gestor do projeto, de modo a identificar problemas nas atividades e discutí-las em reunião com os gestores e gerência do projeto.

Para Cordeiro (2008, p. 26), a última fase, ou fase go live and support, tem como propósito a entrada em produção do sistema, operando com eficiência, e suporte aos usuários finais. Nesta etapa são verificadas as condições para entrar no ambiente produtivo.

Na última fase são verificados os seguintes pontos:

 Finalização dos Testes Integrados.

 Execução das atividades do plano de cutover.  Percentual de key users treinados.

A última etapa monitora as transações do sistema, visando aperfeiçoar seu desempenho em longo prazo (KUHNERT, 2010).

De forma resumida, o Quadro 2, apresenta as fases de implementação da metodologia ASAP, descritas anteriormente.

Quadro 2 – Fases metodologia ASAP

(continua)

FASES DA METODOLOGIA ASAP DESCRIÇÃO

Preparação do Projeto Início do projeto kickoff

Início do planejamento do projeto Procedimentos do projeto

Requerimentos técnicos

Analise dos processos de negócio (Blueprint) Análise do processo de negócios Definição do processo de negócios Definição da estrutura organizacional

Desenvolvimento do ambiente no sistema Gerenciamento do projeto

Gerenciamento da mudança organizacional

Realização Configuração final e confirmação

Desenvolvimento de programas, interfaces Testes integrados

Gerenciamento do projeto

Gerenciamento da mudança organizacional Treinamento usuários

Gerenciamento do sistema Verificação da qualidade Preparação Final Gerenciamento do projeto

Treinamento usuários Gerenciamento do sistema

Planejamento do projeto detalhado Corte cutover

Verificação qualidade

Entrada em Produção (Go Live) Suporte à produção Finalização do projeto Quadro 2 – Fases metodologia ASAP

Fonte: Autoria Própria

8 ESTUDO DE CASO DA EMPRESA MAGNUM

O presente estudo de caso mostra através dos tópicos seguintes o acompanhamento das fases de implantação do sistema ALFA, bem como uma descrição da empresa Magnum e as atividades nela realizadas.