Fazer Análise SWOT

O termo SWOT vem do inglês e representa as iniciais das palavras Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças) [101].

Como o próprio nome já diz, a idéia central da análise SWOT é avaliar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças da organização e do mercado onde a empresa atua.

Análise SWOT é uma ferramenta de gestão muito utilizada por qualquer tipo de empresa, como parte do planejamento estratégico dos negócios e, sem dúvida é de grande valia para o processo Strategus, além de ser uma ferramenta de facílima aplicação.

Podemos dividir a análise SWOT em duas partes: o ambiente externo à organização (oportunidades e ameaças) e o ambiente interno à organização (pontos fortes e pontos fracos).

Na análise do ambiente externo, fatores externos à organização podem afetar o seu desempenho, ainda mais em se tratando de pequena empresa de TI, no qual o mercado é extremamente mutante e, caso a empresa não esteja bem preparada, essas mudanças podem resultar no seu fechamento. Essas mudanças no ambiente externo pode representar oportunidades ou ameaças ao desenvolvimento do plano estratégico da organização. Uma empresa fazendo uma boa análise do ambiente externo, na qual faz parte, poderá perceber alguma mudança e ter agilidade para se adaptar a esta mudança aproveitando melhor as oportunidades e sofrendo menos as conseqüências das ameaças.

As ameaças e oportunidades podem ser representadas por novos concorrentes entrando ou saindo do mercado, uma nova legislação que abre mercado ou traz barreiras para a comercialização dos nossos produtos, uma nova política fiscal, a disponibilidade de mão-de-obra no mercado, etc. Nem toda ameaça é perigosa, pois esta ameaça pode representar um tipo de oportunidade.

Durante a análise do ambiente externo, deverá ser feito uma listagem de tudo que pode ser ameaça ou oportunidade para a empresa. Se um concorrente, por exemplo, for uma

ameaça, o seu nome deverá constar nesta listagem, da mesma forma, se um projeto representar uma oportunidade. Essas informações irão fazer parte da do artefato final desta atividade, o qual será detalhado mais adiante.

Uma coisa é perceber que o ambiente externo está mudando, outra é ter competência para adaptar-se a estas mudanças (aproveitando as oportunidades e/ou enfrentando as ameaças).

Já na análise interna, em primeiro lugar, baseada na definição da visão e da missão, é importante fazer uma relação de quais são as variáveis que devem ser monitoradas, por exemplo: foco de atuação, gestão de pessoas, definição de novas áreas, capacidade de atendimento, demanda pelos serviços prestados, satisfação do público alvo com o atendimento, crescimento do número de contribuintes, nível de renovações das contribuições, dedicação dos funcionários, capacidade de gestão das lideranças da organização, flexibilidade da organização, etc.

Como pontos fortes e pontos fracos podem ser avaliados: reconhecimento da marca, a estrutura e conhecimento do mercado pela equipe comercial, a equipe técnica e o grau de tecnologia utilizado, as ações de marketing, parcerias, entre outros [102].

Durante a análise do ambiente interno, deverá ser feita uma listagem de tudo que pode ser ponto forte ou ponto fraco para a empresa, listagem semelhante com a elaborada durante a análise externa. Se a imagem da empresa perante os clientes for um ponto forte, esta deverá constar na listagem como um ponto forte, porém se a retenção de clientes for um problema encontrado, este deve constar na listagem como um ponto fraco. Essas informações, juntamente com a listagem da análise externa, irão fazer parte da do artefato final desta atividade, o qual será detalhado mais adiante.

Toda essa análise ambiental, sendo ela interna ou externa, é chamada de Análise SWOT. Esta atividade só poderá ser iniciada depois que a visão e a missão já estão estabelecidas na fase anterior, pois só assim saberemos identificar onde estamos fortes e onde precisamos melhorar para ter sucesso na nossa missão, além de saber quais são as oportunidades e ameaça para esse sucesso.

Na intenção de construir um determinado futuro, é essencial conhecer a quem esse futuro pode interessar ou de quem mais ele depende, para que a movimentação desses protagonistas, intenções, interesses, ações, sejam considerados no processo de planejar. Esses protagonistas citados acima podem ser, clientes, concorrentes, parceiros, fornecedores, a própria organização, processos internos.

A coleta de informações sobre o ambiente pode ser feita no dia a dia dos funcionários, em suas tarefas de rotina, como reuniões com clientes e parceiros, ler matérias em jornais, revistas e na Internet, etc. Mas é de extrema importância que estas informações sejam catalogadas de alguma forma, junto com fontes e datas, para que possam ser levadas em consideração futuramente [32]. Isso é muito importante, principalmente para aquelas pequenas empresas de TI que estão fazendo o seu planejamento estratégico pela primeira vez. Por se tratar de pequenas empresas, é fundamental que haja uma forma de se aliar com outras empresas na busca de informações e análise ambiental, pois assim, será uma etapa mais rápida e sem transtornos. Isso é visto na atividade de parcerias.

Não importa quão avançada seja sua tecnologia, não importa quão justos sejam seus preços, não importa quão abrangente seja sua distribuição, a empresa só terá sucesso se compreender o mercado onde vende seu produto e seus consumidores, ou seja, precisa compreender os pontos fortes e os pontos fracos de seus concorrentes, as percepções e as atitudes de clientes em potencial. Um produto que foi um enorme fracasso poderia ter sido um grande sucesso caso tivesse sido introduzido no mercado seis meses antes, ou seis meses depois. Tudo depende do mercado. Também não adianta produzir um produto revolucionário se o mercado no qual a empresa está inserida, não necessita deste produto.

Essa análise SWOT irá ajudar a focar nas forças, minimizar as fraquezas, e tirar uma maior vantagem possível das oportunidades disponíveis.

Para finalizar esta atividade, deverá existir um documento que relacione todos os pontos fracos, fortes, ameaças e oportunidades. É interessante que esses pontos sejam colocados em ordem de prioridades.

A Tabela 4.9 faz um resumo desta atividade.

Atividade: Fazer Análise SWOT Objetivo

Definir os pontos fortes, os pontos fracos da organização, além das oportunidades e ameaças do mercado onde a empresa atua.

Artefato(s)

Documento da Análise SWOT: Este documento deverá conter uma relação dos pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades. Não há limite para o número de elementos listados.

Ferramenta(s)

Editor de texto – Utilizado para listar todos os pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades.

Tabela 4.9 - Artefato produzido pela atividade de análise SWOT. O Apêndice A apresenta um modelo (template) que pode ser usado na elaboração do

Documento de Análise SOWT.