Objetivo:
Dar feedback de avaliações e indicadores aos colaboradores. Caminho no sistema:
Menu – Feedback
Orientações de preenchimento:
Nesse nível temos 5 itens: Fichas, Cadastro, Preenchimento, Relatórios e Metas.
OBS: É necessário ter definido a rotina e metodologia do feedback,
1. Cadastrar (criar) uma Ficha para avaliar a reação do colaborador no feedback, desta forma é possível através dos Relatórios acompanhar a evolução das melhorias no feedback
2. Cadastrar a Metas das notas do feedback para os relatórios.
Apresentamos duas formas para preenchimento de um feedback. 1ª Aliada a uma avaliação /Monitoração
2ª Feedback livre, para cadastrar qualquer assunto, podendo nesse caso anexar um documento que auxiliará na validação do processo.
6.1.Cadastro de fichas Objetivo:
Criar fichas para feedback.
Caminho no sistema: Menu – Cadastro
Orientações de preenchimento
O módulo de criação do feedback é igual ao de avaliação.
A ficha do feedback deve ter o nome conforme o feedback e deve conter poucos itens, no máximo 5.
Solicitar a consultoria de apoio para definir a logística do feedback conforme a necessidade da empresa.
Orientações de preenchimento na tela:
Esse módulo é igual cadastro de fichas de avaliação/monitoração, por favor, verifique a página 18.
6.2.Preenchimento Objetivo:
Preencher os feedbacks.
Caminho no sistema:
Menu – Feedback - Preenchimento
Orientações de preenchimento:
Apresentamos duas formas de preencher feedback:
1º feedback: do colaborador em termos gerais.
Pode ser a partir de um relatório de resultados gerais. Esse relatório pode ser anexado na ficha de feedback, para servir como referencia.
Pode ser um feedback de um comportamento, que pode anexar algum atestado, ou documento de qualquer natureza.
2ª Feedback: do colaborador a partir de uma avaliação/Monitoração:
Entre em avaliação – preenchimento e encontre a avaliação, em seguida click no botão feedback. Outra opção é: entre Avaliação – relatório, encontre a ficha completa e click no botão feedback.
Orientações de preenchimento na tela:
1º Feedback do colaborador em termos gerais. 1 - Entra em preenchimento 2 - Escolhe a ficha do feedback 3 – Clicar em NOVO 4 – Abrirá a ficha de feedback escolhida. (ver a seguir)
Orientações de preenchimento na tela:
Na tela de feedback é possível acessar todos os feedbacks realizados, para isso basta clicar em feedback e aparecerá à lista dos feedbacks realizados, essa busca pode ser realizada através de filtros.
Caso o feedback seja aliado a uma avaliação/Monitoração – pode ser feito o acesso a essa avaliação/monitoração. Clicar em Avaliações.
Orientações de preenchimento na tela:
2 - Preenchimentos de feedback aliada a avaliação/Monitoração
É possível dar feedback de duas maneiras:
1ª Entrando em Menu – Avaliação/Monitoração – Relatórios.
2ª Consultando o relatório ficha completa, utilizando o filtro necessário. Na ficha existe um botão, basta clicar e aparecerá uma tela para escolher a ficha.
Orientações de preenchimento na tela:
Entrando no Menu – Avaliação/Monitoração – preenchimento;
Utilizar o filtro;
Abre uma tela com as fichas existentes, escolher e realizar o preenchimento da ficha do feedback.A seguir um modelo de ficha de feedback.
6.3.Uso de Relatórios Objetivo:
Analisar os resultados do feedback.
Caminho no sistema
Menu – Feedback - Relatórios
Orientações de preenchimento:
Entrar com a data que deseja o relatório, filtros necessários, escolher a ficha e o relatório
1. Relatório que reproduz a ficha de feedback preenchida;
2. Relatório que faz um resumo dos itens horizontais das fichas dos feedbacks, realizando um percentual de conformidade;
3. Relatório que realiza o ranking dos feedbacks, mostrando quantidades e notas; 4. Relatórios de histórico dos percentuais de conformidade;
5. Relatório que tem vínculo com o módulo de Avaliação/Monitoração e que permite visualizar a nota recebida na monitoração + feedback, além de solicitar assinatura do colaborador que está recebendo o feedback.
6. Relação das fichas de feedback existentes; 7. Filtros - Critérios de busca dos relatórios.
1 2 3 4 6 7 5
6.4 Cadastro de metas Objetivo:
Criar metas para as notas e percentuais de conformidade, essas metas servem para sinalizar cores nos limites.
Caminho no sistema: Menu – Feedback - Metas
Orientações de preenchimento:
7. Plano de Ação
Objetivo:
Criar plano de ação para colaboradores, objetivando o desenvolvimento das competências técnicas e comportamentais visando à obtenção de resultados para a organização e o indivíduo.
Caminho no sistema: Menu – Plano de ação
Orientações de preenchimento:
Nesse nível temos o item, Preenchimentos.
Para cadastramento do plano de um colaborador é necessário que o mesmo tenha um orientador predefinido. Este orientador pode ser o superior imediato ou um dos profissionais do RH.
7.1 Preenchimento Objetivo:
Cadastrar o plano de ação com datas de inicio e fim para cada atividade, e registrar os aspectos técnicos e comportamentais que necessitarão de melhorias.
Caminho no sistema:
Menu – Plano de ação - preenchimento
Orientações de preenchimento:
Antes de cadastrar o plano, o orientador deverá realizar uma análise dos resultados obtidos nos relatórios do módulo de avaliação e indicadores de desempenho. O colaborador e orientador devem fazer um check list dos pontos a melhorar e definir ações e prazos.
Sugerimos que o orientador solicite ao colaborador, a comprovação das atividades
realizadas através de documentos, formulários, gravações. Estes poderão ser anexados no sistema para controle das partes envolvidas.
Orientações de preenchimento na tela:
1. Criar o nome do plano. Orientamos que coloquem data para servir de referência; 2. Cadastrar nome do colaborador;
3. Cadastrar nome do orientador;
4. Anexar arquivo com as avaliações e indicadores que servem de referencia para o plano. Indicamos seja gerado o relatório consolidado da avaliação/monitoração e dos indicadores de desempenho. Espaço para anexar certificados, resumos e comprovações das ações realizadas;
5. Datas previstas para inicio da ação; 6. Datas previstas para o fim da ação;
7. Datas da realização da ação – essa data será cadastrada quando a ação for iniciada; 8. Datas da conclusão da ação - essa data será cadastrada quando a ação for realizada; 9. Cancelar uma ação;
10. Status calculado automaticamente conforme realizações das ações. 4 8 6 5 7 9 1 2 3 10
7.2.Uso de relatórios Objetivo:
Acessar os relatórios disponíveis.
Caminho no sistema:
Plano completo – relatório que apresenta todos os campos do plano.
8.Recrutamento
Objetivo:
Ver as qualificações dos profissionais que trabalham na empresa. Caminho no sistema:
8.1.Relatório Colaboradores Objetivo:
Acessar os dados gerais dos colaboradores cadastrados no sistema. Caminho no sistema:
A partir dos dados selecionados aparecerá um relatório com as
informações dos colaboradores:
9.Ferramentas
Objetivo:
Configurar o sistema em algumas ações. Caminho no sistema:
Menu – Ferramentas
Orientações de preenchimento: Nesse módulo temos quatros itens:
1. Troca de senha do usuário – quando usuário deseja trocar a senha, sem gerar senha provisória;
2. Troca de senha Web services – para troca de senha do acesso do Web services(ambiente para integração automática de dados);
3. Opções – ambiente para configuração dos anexos utilizados no sistema; 4. Exportação – ambiente para exportar o cadastro dos colaboradores. 5. Importação - ambiente para importar o cadastro dos colaboradores.
9.1.Opções Objetivo:
Configurar o caminho dos anexos existentes no sistema.
Caminho no sistema:
Menu – Ferramentas - Opções
Orientações de preenchimento:
Essa configuração é necessária para todas as máquinas que utilizem o sistema MQS. Os anexos devem ficar em um diretório de acesso a todos na rede.
Caso o usuário utilize o sistema fora da empresa, é necessário ter acesso a esse diretório.
Para configurar os anexos das fichas é necessário preencher os campos abaixo “aplicativos externos” na seguinte seqüência:
Orientações de preenchimento na tela:
Legenda:
1. A extensão dos arquivos (Ext), verificar se o arquivo está em formato MP3 ou WAV (podem ser cadastrados os dois formatos) e em seguida a localização do aplicativo, o caminho onde está instalado o aplicativo;
2. O próximo passo é colocar o caminho onde estão as fotos dos colaboradores, os anexos das fichas e os arquivos dos indicadores externos. Essa configuração facilita no momento em que você busca o arquivo. Esta configuração deverá ser realizada em todas as maquinas que utilizarem o MQS.
Os arquivos devem está na rede da empresa para acesso de todos os usuários do sistema. 2
1
3. Para personalizar o Sistema deixando-o com a cara da sua empresa, através desse botão pode-se alterar a logo que aparece na tela principal do MQS.
9.2. Exportação Objetivo:
Exportar dados cadastrais dos colaboradores do MQS.
Caminho no sistema:
Menu – Ferramentas – Exportação.
Orientações de preenchimento:
Orientações de preenchimento na tela:
Clicar no botão “colaboradores” e depois, clicar no botão “Exportar” abrirá uma caixa para gravar a planilha. Salvar a planilha em seu computador.
8.3. Importação Objetivo:
Importar dados cadastrais dos colaboradores do MQS.
Caminho no sistema:
Menu – Ferramentas – Importação.
Orientações de preenchimento:
Orientações de preenchimento:
Será gerada uma planilha Excel de todos os campos para colocar os dados dos colaboradores.
Qualquer dúvida ou necessidade enviar e-mail para [email protected]