Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Decidir Aceitação Código: SDI.ACT_1B2
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo Entrada Saída Recursos Medidas de desempenho: _______________________________________ Entradas / de quem: Avaliação da doação. Serviço de Catalogação.
Saídas / para quem:
Notificação de recusa de doação. Proponente.
Ou
Doação formalizada. Proponente.
Controlo / restrições:
Definição do transporte, recepção e logística. Recursos Internos/Externos: Aleph versão 18 Actividade Anterior: ______________________ Actividade Posterior: Receber Doação Pré-Condição:
Subsistência de interesse em oferecer documento.
Descrição textual da actividade:
- Verificação da existência do documento através da pesquisa na base bibliográfica dos SDI, a nível de título e número de exemplares disponíveis.
- Avaliação e selecção das obras em função da pertinência do tema, valor e importância do documento, tendo em vista a decisão de integração, ou não, nos fundos.
Setembro de 2007
FICHA DO ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Receber Doação Código: SDI.ACT_1B3
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo Entrada Saída Recursos Medidas de desempenho: ____________________________ Entradas / de quem: Inventariação de documentos. Serviço de Catalogação.
Saídas / para quem:
Lista de Inventário e Carta de Agradecimento
Doador.
Controlo / restrições:
Formulário de recepção de oferta de documentos.
Lista de Inventário na acção de doação.
Recursos Internos/Externos: Aleph versão 18 Actividade Anterior: Decidir Aceitação. Actividade Posterior: ______________________ Pré-Condição: Doação aceite. ACTIVIDADE
34 Setembro de 2007
Descrição textual da actividade:
- Envio de uma notificação de agradecimento (carta tipo ou email) ao ofertante, assinada pela Directora dos SDI, fazendo menção ao(s) título(s) oferecido(s), que no caso de uma oferta volumosa assumirá a forma de listagem anexa, na qual constarão os títulos dos documentos seleccionados ou aceites pela biblioteca.
- Arquivo dessa documentação (cartas e listagens) no dossier respectivo.
- Contagem dos documentos e conferência de lista de inventário, quando existe. - Limpeza dos documentos, quando necessária.
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Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Tratamento Preliminar Código: SDI.ACT_2.1
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo
Entrada Saída
Recursos
Medidas de desempenho:
Registos Bibliográficos e de exemplar criados e alterados. Controlo da Qualidade.
Entradas / de quem:
Registo de Posse. Serviço de Catalogação
Saídas / para quem:
Garantir segurança no documento.
Controlo / restrições:
____________________________ Recursos Internos/Externos: Carimbo de Registo de Posse. Carimbo de Registo da Instituição. Fitas Magnéticas. Actividade Anterior: ______________________ Actividade Posterior: Tratamento Técnico Pré-Condição:
O documento deu entrada no Serviço de Catalogação para processamento
bibliográfico. ACTIVIDADE
Descrição textual da actividade:
- No caso dos documentos com existência física, consiste em carimbar os exemplares e colocar-lhes um código de barras.
- No caso dos documentos electrónicos em linha consiste em acrescentar uma marca identificadora do SDI (um rodapé ou uma marca de água), na produção da versão a disponibilizar aos utilizadores.
- No caso dos documentos com existência física, consiste na colocação de um elemento magnético que dispara o alarme da porta da Biblioteca quando não desmagnetizado. Esse elemento magnético é uma fita colante de dupla face que se coloca dentro dos documentos, o mais encostado possível à lombada. Nos documentos em suporte DVD ou CD-ROM, o elemento magnético consiste numa película colante circular que contém duas pequenas fitas magnéticas. Esta tarefa não se aplica ao material cartográfico.
- No caso dos documentos electrónicos em linha, na produção da versão a disponibilizar aos utilizadores, consiste em definir o método de segurança e as restrições a aplicar ao ficheiro.
Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Tratamento Técnico Código: SDI.ACT_2.2
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo
Entrada Saída
Recursos
Medidas de desempenho:
Registos Bibliográficos e de exemplar criados e alterados. Controlo da Qualidade.
Entradas / de quem:
Descrição do Documento. Serviço de Catalogação.
Saídas / para quem:
Processamento Bibliográfico efectuado. Serviço de Catalogação.
Controlo / restrições:
- Não registar um novo título sem primeiro efectuar várias pesquisas no módulo OPAC do ALEPH e/ou no catálogo em linha da biblioteca.
- Não enviar para o servidor do módulo de catalogação do ALEPH um registo, sem primeiro verificar se existe algum erro de catalogação ou ortográfico. Recursos Internos/Externos: Aleph 18. Módulo de Catalogação. Módulo de Exemplares. Notas Técnicas. ACTIVIDADE
40 Setembro de 2007 Actividade Anterior: Tratamento Preliminar. Actividade Posterior: Finalização. Pré-Condição:
Efectuado o tratamento preliminar ao documento.
Descrição textual da actividade:
- Os elementos da descrição bibliográfica são retirados do próprio documento, prioritária e principalmente da folha de rosto, e só quando forem insuficientes é que devem ser retirados de outra fonte de informação.
- O tratamento técnico, independentemente do seu suporte, é descrito de acordo com as normas internacionais de descrição bibliográfica (ISBD’s) e o formato internacional de troca de registos bibliográficos (UNIMARC).
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Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Finalização Código: SDI.ACT_2.3
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo
Entrada Saída
Recursos
Medidas de desempenho:
Registos Bibliográficos e de exemplar criados e alterados. Controlo da Qualidade.
Entradas / de quem:
Colocação de Cotas. Serviço de Catalogação.
Saídas / para quem:
Colocação de Etiquetas de Cor. Serviço de Catalogação.
Controlo / restrições:
- Pré-definir a operação de impressão de cotas com a funcionalidade de “Pré-visualização”. - Não imprimir um número exagerado de cotas seguidas a fim de evitar a sua troca, ou seja, diminuir a possibilidade de colocar uma cota num documento que pertenceria a outro documento. - Não esquecer de retirar a sigla IP (em processamento) do “Estado de Processamento de Exemplares”.
- As publicações periódicas cuja localização é “Reservados” ou “Depósito” não levam cota e são
Recursos Internos/Externos: Aleph 18. Módulo de Catalogação. Módulo de Exemplares. ACTIVIDADE
44 Setembro de 2007 Actividade Anterior: Tratamento Técnico Actividade Posterior: Disponibilizar Documento Pré-Condição:
Efectuada a descrição bibliográfica, classificação e indexação.
Descrição textual da actividade:
- A cota é colocada, geralmente, na parte inferior da lombada dos documentos e pode conter números e letras, que servem para identificá-lo e localizá-lo na respectiva
estante. Os números usados são retirados de tabela CDU e identifica o assunto principal do livro.
- Colocar a protecção correctamente por cima da cota / código de barras. As medidas das protecções deverão sobressair cerca de 2 cm para cada lado da cota e do código de barras.
- Nos suportes ópticos há protecções específicas e estandardizadas que se colocam por cima dos códigos de barras dos CD/DVD, no entanto por cima da cota utilizam-se as protecções cortadas à medida.
- A arrumação dos livros pelos diferentes pisos é feita de acordo com o assunto que encerram em si. Para facilitar a identificação e o “re”encaminhamento das obras para os respectivos pisos definiu-se que seria incorporada na sua lombada uma fita colorida, autocolante, que identificaria a obra com o respectivo piso de arrumação. Assim, as obras com conteúdos pertencentes ao Piso 1 têm uma fita Amarela, Piso 2 – Verde, Piso 3 – Vermelha, Piso 4 – Azul, Depósito (Piso -1 e Piso 5) – Cinzento.
arrumados por ordem alfabética de título. - A magnetização/protecção dos documentos ópticos uma vez colocada não pode ser retirada sob pena de danificar o documento (retira informação do documento).
- A magnetização/protecção dos documentos só é aplicável aos documentos de existência física.
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Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Disponibilizar Documento Código: SDI.ACT_2.4
Responsável:
Serviço de Catalogação / Divisão de Serviços Electrónicos
Serviço:
Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo Entrada Saída Recursos Medidas de desempenho: _______________________________________ Entradas / de quem: Pedido de disponibilização de documento Serviço de Catalogação
Saídas / para quem:
Envio para os pisos / Depósito / Reservados Serviço de Referência
Ou
Criar ligação na aplicação
Divisão de Serviços Electrónicos
Controlo / restrições:
Importação da Catalogação do Aleph. Recursos Internos/Externos: Aleph versão 18 Actividade Anterior: Finalização Actividade Posterior: ______________________ Pré-Condição:
O documento passou pela actividade finalização.
Descrição textual da actividade:
- No caso dos documentos com existência física, consiste em enviar para a área em que os exemplares ficam arrumados (pisos, depósito, reservados).
- No caso dos documentos electrónicos em linha, consiste em colocar a versão
electrónica em linha no DigiTool, incluindo a importação da catalogação do Aleph, isto é, disponibilizar os ficheiros que compõem o documento e a definir as permissões de acesso.
Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Avaliar Estado do Documento Código: SDI.ACT_3.1
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo Entrada Saída Recursos Medidas de desempenho: _______________________________________ Entradas / de quem:
Avaliação do Estado do Documento Serviço de Catalogação
Saídas / para quem:
Recepção dos problemas identificados na avaliação.
Controlo / restrições:
- Ser preciso e objectivo na descrição do problema.
- Reportar o mais rápido possível. - Não acrescentar pormenores desnecessários. Recursos Internos/Externos: Aleph versão 18 Trouble Tickets (TT’s) Actividade Anterior: ______________________ Actividade Posterior: Restaurar Documento Pré-Condição: _____________________________ ACTIVIDADE
50 Setembro de 2007
Descrição textual da actividade:
- Verificar se os documentos mantêm a sua integridade e as condições necessárias a uma consulta efectiva pelos leitores, nomeadamente se as encadernações estão em bom estado, se não lhes faltam páginas nem foram riscados pelos utilizadores.
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Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Restaurar Documento Código: SDI.ACT_3.2_3.3
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo Entrada Saída Recursos Medidas de desempenho: Encadernação de documentos. Entradas / de quem:
Avaliação dos dados do documento. Serviço de Catalogação
Saídas / para quem:
Disponibilização do documento. Qualquer entidade da FEUP.
Controlo / restrições:
- Definição onde fica a obra no espaço de tempo que medeia a detecção da anomalia e o seu envio para restauro. - As fotocópias devem de ser objecto de atenção especial, de preferência
digitalizado.
- Face à complexidade e especificidade o Restauro do Livro Antigo ainda não está definido.
Recursos Internos/Externos:
Aleph versão 18 Módulo de Exemplares Módulo E.I.B
Listagem dos títulos e C.B. enviados para encadernador/restaurador.
Actividade Anterior:
Avaliar estado do documento.
Actividade Posterior:
Avaliar Representação
Pré-Condição:
Importância da obra que necessita de ser restaurada.
Descrição textual da actividade:
- Avaliação dos dados que a obra apresenta: falta de folhas, informação ilegível, etc.; - Avaliação da importância da obra que necessita de ser restaurada: ou porque é uma primeira edição de uma obra importante, ou porque é o único exemplar existente na biblioteca e a obra tem forte impacto na população estudantil e a edição comercial está esgotada, etc.
- Concluindo que é necessário a sua reposição integral no acervo da biblioteca, então proceder-se-á ao EIB, recorrendo ao serviço existente para esse fim.
- A obra danificada é retirada do piso respectivo.
- Após a recepção do empréstimo EIB proceder-se-á a fotocópia das folhas em causa e devolve-se a obra ao serviço EIB.
- Entrega da obra danificada com as respectivas folhas fotocopiadas ao responsável pelo restauro e explica-se verbalmente a situação e o tipo de trabalho que se pretende. - Recepção da obra de restauro analisando cuidadosamente o tipo de trabalho realizado; - Envio da obra para a “Finalização”.
Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Avaliar Representação Código: SDI.ACT_3.4
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo
Entrada Saída
Recursos
Medidas de desempenho:
Registos bibliográficos e de exemplar criados e alterados. Controlo da Qualidade.
Entradas / de quem:
Verificação da descrição bibliográfica. Equipa de Normalização e Qualidade.
Saídas / para quem:
Reportar os erros identificados. Serviço de Catalogação / Serviço de Indexação.
Controlo / restrições:
- Aplica-se a todos os documentos existentes na Biblioteca. Recursos Internos/Externos: Aleph versão 18. Módulo de Exemplares. Catálogo do SDI. Trouble Tickets (TT’s). Actividade Anterior: Restaurar Documento. Actividade Posterior: Avaliar Finalização. Pré-Condição: ___________________________ ACTIVIDADE
56 Setembro de 2007
Descrição textual da actividade:
- Revisão dos diferentes campos, corrigir erros existentes na descrição bibliográfica. - Revisão da indexação dos documentos.
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Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Avaliar Finalização Código: SDI.ACT_3.5
Responsável:
Serviço de Catalogação Serviço: Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo
Entrada Saída
Recursos
Medidas de desempenho:
Registos bibliográficos e de exemplar criados e alterados. Controlo da Qualidade.
Entradas / de quem:
Verificação de registo de posse. Equipa de Normalização e Qualidade.
Saídas / para quem:
Reportar os erros identificados. Serviço de Catalogação.
Ou
Disponibilização do documento. Qualquer Entidade da FEUP.
Controlo / restrições:
- Só aplicável aos documentos em suporte papel e suporte óptico.
- Não carimbar com excesso de tinta no carimbo.
- Não colar etiqueta de cor em cima de outra já existente.
- Inspecção periódica a todos os documentos da Biblioteca para verificar o seu estado. Recursos Internos/Externos: Aleph versão 18. Módulo de Inventário. Trouble Ticket (TT’s) ACTIVIDADE
Actividade Anterior:
Avaliar Representação.
Actividade Posterior:
Manutenção.
Pré-Condição:
Realizada a avaliação da representação documental
Descrição textual da actividade:
- Verificação d a existência do carimbo de posse principal. - Controlo no magnetizador se o documento está magnetizado.
- Verificação se as etiquetas coloridas estão de acordo com a cota do documento, para identificar a que piso pertence.
- Verificação se as cotas estão a descolar, legíveis, actualizadas e se a protecção se encontra a descolar.
Setembro de 2007
FICHA DA ACTIVIDADE
Serviço de Documentação e Informação - FEUP
2007
Nome da Actividade:
Manutenção Código: SDI.ACT_3.6
Responsável:
Serviço de Catalogação / Serviço de Referência
Serviço:
Serviço de Documentação e Informação
Elaborado em: 10 de Agosto de 2007
Por: Joana Gomes Aprovado em: ___/__/____ Por: _____________ Controlo Entrada Saída Recursos Medidas de desempenho: Encadernação de documentos. Entradas / de quem: Encadernação de periódicos. Serviço de Catalogação. Verificação da Arrumação. Serviço de Referência.
Saídas / para quem:
Disponibilização de periódicos. Qualquer entidade da FEUP. Ou
Limpeza documental realizada. Serviço de Referência.
Controlo / restrições:
- Os mapas nunca devem ser
acondicionados dobrados para que não se rasguem pelos vincos.
Recursos Internos/Externos:
Aleph versão 18. Módulo OPAC
Módulo de Exemplares.
Listagem manual [Titulo /Ano /Numeração]. Tabela "Ordem de arrumação dos
documentos nas estantes. Plano de Limpeza.
Relatório da Limpeza (quinzenal / mensal / anual).
62 Setembro de 2007 Actividade Anterior: Avaliar Finalização. Actividade Posterior: __________________ Pré-Condição: ______________________________
Descrição textual da actividade:
- Realização de acções no sentido de remover agentes estranhos ao material
constituinte do documento e que sendo elementos atractivos de insectos e roedores, propiciam a proliferação de fungos e bactérias. Estas acções englobam a limpeza de itens, mobiliário e piso.
- Análise d a especificidade de um documento e, se necessita de acondicionamento, se este é o mais adequado à tipologia da obra e se esta está correctamente acondicionada. - Verificação d os dados de identificação (cota) e localização (piso) inscritos no registo de exemplares de um determinado item com a sua existência física e arrumação
sequencial (de acordo com regras predefinidas) na estante. Esta verificação/arrumação varia de acordo com a especificidade do documento - tipo de suporte, tipologia, etc. – pois cada um deles tem uma identificação (cota) própria que o identifica e o distingue dos demais.
- Agrupar os fascículos de um determinado título em volume(s) segundo a sua especificidade, espessura, periodicidade ou outra - com o objectivo de melhor os preservar e acondicionar.
63
Setembro de 2007
Lista de Imagens:
Ilustração 1 - Vista geral do Processo "Gerir Documento do SDI". ... 19
Ilustração 2 - Modelo do fluxo da Actividade "Receber Pedido". ... 22
Ilustração 3 - Modelo do fluxo da Actividade "Analisar Pedido". ... 25
Ilustração 4 - Modelo do fluxo da Actividade "Encomendar Documento". ... 27
Ilustração 5 - Modelo do fluxo da Actividade "Receber Encomenda". ... 29
Ilustração 6 - Modelo do fluxo da Actividade "Decidir Aceitação". ... 32
Ilustração 7 - Modelo do Fluxo da Actividade "Receber Doação". ... 35
Ilustração 8 - Modelo do Fluxo da Actividade "Tratamento Preliminar". ... 38
Ilustração 9 - Modelo do fluxo da Actividade "Tratamento Técnico" - Parte I. ... 41
Ilustração 10 - Modelo do fluxo da Actividade "Tratamento Técnico" - Parte II. ... 42
Ilustração 11 - Modelo do fluxo da Actividade "Finalização". ... 45
Ilustração 12 - Modelo do fluxo da Actividade "Disponibilizar Documento". ... 48
Ilustração 13 - Modelo do fluxo da Actividade "Avaliar Estado do Documento". ... 51
Ilustração 14 - Modelo do fluxo da Actividade "Restaurar Documento". ... 54
Ilustração 15 - Modelo do fluxo da Actividade "Avaliar Representação". ... 57
Ilustração 16 - Modelo do fluxo da Actividade "Avaliar Finalização". ... 60