Flexibilidade no grupo de trabalho

Por compreender que o desenvolvimento de software além de ser uma atividade técnica, é também reconhecido por ser uma atividade desenvolvida por pessoas, o presente item prioriza apresentar a percepção dos gerentes de projetos quanto à habilidade do grupo em ajustar suas atividades de acordo com as condições de mudança impostas.

Para atender os objetivos da pesquisa, o presente item buscou caracterizar o grupo de trabalho envolvido no desenvolvimento de software, diante da visão do gerente de projetos acerca: da capacidade de ajuste das funções dos profissionais em resposta às condições de mudança; sobre a habilidade desses funcionários de lidar com situações na qual estejam coordenando suas atividades; assim como de que maneira as informações são compartilhadas; bem como verificar as impressões do gerente sobre as habilidades do grupo em reagir a variações nos projetos diante da mudança.

Quanto à flexibilidade funcional, em casos de projetos que devem ser atendidos prontamente, por se tratar de projetos de ordem legal e que podem trazer sanções financeiras à empresa, é possível que ocorra o desvio de função temporária, utilizada como forma de contingência para responder a demanda de forma rápida:

“... tem situações aqui de ordem legal que um coordenador de projetos, um coordenador de demandas que conhece aquele determinado produto que vai ser modificado, ele acaba virando um analista, um desenvolvedor né, fatalmente às vezes ele desce e tem que meter a mão na massa porque não tem jeito ... então não vai ter pra onde correr ele vai acabar assumindo ...”

No que concerne à capacidade gerencial dos funcionários, segundo o gerente de projetos entrevistado, o fato de a organização apresentar uma estrutura matricial de gestão impossibilita a equipe de ter autonomia para definir as prioridades nas atividades:

“...na verdade como a gente tem uma organização aqui matricial, né, muito focada quase no funcional, então a gente tem um hierarquia né, que não permite que com você mobilize recurso no momento que você quer...”

O entrevistado relatou que estas definições de papéis ficam sobre sua responsabilidade, centralizadas no gerente de projetos, que mantém uma estrutura baseada em hierarquia, ou

seja, todos os envolvidos têm seus papeis e atividades bem definidos de acordo com os cargos que ocupam.

Vale ressaltar que as diretorias executivas junto com a estratégica da organização participam desse processo de direcionamento de atividades e prioridades, que são repassadas ao gestor de negócios e, por conseguinte, é realizado um alinhamento entre as atividades existentes e as que surgem com o gerente de projetos, que fará a negociação para a redefinição de prioridades e de escopo do projeto.

Além disso, o gestor ressaltou que existem fábricas de software terceirizadas que são consideradas como recursos compartilhados na equipe, e que podem ser remanejadas para diversos projetos de acordo com o nível de criticidade de cada um. Existem, então, possibilidades de remanejamento de recursos que consideram compartilhados, porém, existe certa dificuldade de remanejar os recursos internos.

Quanto à autonomia das decisões, existe um esforço na negociação muitas vezes com o gerente funcional para que possa ser realizado o remanejamento de funções, pois a equipe não tem capacidade de gerenciar suas prioridades, funções e atividades e não tem autonomia para realizar o desvio de suas atividades. Da mesma forma, as mudanças que ocorrem nos projetos são solicitadas pelo gestor de negócios. Esse papel de definir e negociar com o gerente funcional e com a superintendência tais situações de mudanças é do gerente de projetos.

Dessa maneira, todas as decisões referentes ao que será realizado no desenvolvimento de software ficam centralizadas no gerente de projetos, que tem que coordenar as atividades para que os produtos possam ser entregues, respeitando os mecanismos de controle da organização.

No entanto, os profissionais envolvidos, tem a liberdade de responder prontamente quanto às questões tecnológicas e como os projetos serão desenvolvidos. Uma medida adotada nesse sentido é incentivar na equipe as relações interpessoais e uma comunicação intensa para que todos saibam o que está acontecendo no projeto.

No tocante à comunicação interna, a organização utiliza diversos mecanismos para que todos possam estar cientes das atividades que estão sendo executadas, inserindo todas as pessoas no processo como um todo. São realizados treinamentos, workshops e reuniões para desenvolver as capacidades gerenciais, bem como deixar todos inteirados das atividades:

“... A gente vai fazer um treinamento de, só de analise de requisito, mas desenvolvedores também participam daquele treinamento, pra que eles conheçam o outro lado, ou seja, o que chega pra ele né, durante o processo lá, e o que é que o outro colega dele produz, pra poder chegar pra ele e ele também poder ter um senso critico, até as vezes de conseguir identificar algum tipo de problema dentro daquele processo...”

Além disso, há diversos trabalhos de integração entre as equipes, como palestras de relacionamento interpessoal, com a finalidade de integrar todas as áreas para discutir as lições aprendidas com os problemas que já surgiram. Somado a isso, todo o processo é publicado por meio de um sistema de gerenciamento de projetos, para o qual todos são treinados e tem acesso ao processo, sendo demonstrado por completo para que os envolvidos possam saber tudo que está acontecendo naquele momento, mesmo para os novos ingressantes no projeto.

O entrevistado apontou como um dos grandes problemas enfrentados a integração dos terceirizados no processo, pois muitas vezes os profissionais das empresas terceirizadas vem com seus processos definidos e precisam alinhar seus processos ao da organização que estão prestando serviço. Há certo esforço na inserção deles no processo, até mesmo por que sem isso, o produto não consegue ser entregue nem implantado. O gestor acredita que precisa melhorar na transferência do conhecimento com relação a esses novos recursos que se inserem no projeto, como treinamentos e palestras de integração entre as equipes.

No que concerne à reação da equipe diante de mudanças, a equipe não reage bem a estas mudanças. No entanto, o processo adotado permite antecipar estas mudanças, a depender do ciclo de vida adotado. As solicitações, na maioria das vezes, são de ordem legal, repassadas por órgãos reguladores. Com o intuito de antecipar os problemas advindos dessas demandas, a instituição realiza um planejamento intenso dos próximos projetos a serem executados em um prazo de cinco anos, utilizando e priorizando a tecnologia da informação na área estratégica.