O plano de formação desenhado pela REFER para o pós-upgrade, para além das 40 horas comprometidas pela Accenture para os utilizadores-chave do projeto, envolveu para as componentes que sofreram maior impacto com o upgrade:
Módulos MM e PM – 13 ações de formação, 6 formadores, 120 formandos e 96 horas de formação.
A tabela 23 apresenta as ações de formação preparadas nesse âmbito. Tabela 23. Plano de formação MM e PM
#Cod Acão de Formação Tópicos da Acão de Formação Nº Horas
PI-DM1 Dados Mestre
Criação/Extensão das Visões de Material
Criação de Receitas Mestras Criação de Recursos
Criação de Versões de Produção
16h PI-GEO1 Planeamento de Produção Carregamento do Plano Execução do MRP Análise do MRP – Lista de MRP 8h
PI-GEO2 Conversão das Ordens Planeadas
Conversão de Ordens Planeadas em Ordens de Produção
Análise de Ordens Planeadas e Ordens de Produção
Modificações na Ordem de Produção
8h
PI-GEO3 Ordens de Processo
Liberação e Fecho de Ordem de Produção
Confirmações/cancelamento de Ordens
Verificação de Consumos
#Cod Acão de Formação Tópicos da Acão de Formação Nº Horas PI-MIN1 Planeamento de Produção Carregamento do Plano Execução do MRP Análise do MRP – Lista de MRP 8h
PI-MIN2 Conversão das Ordens Planeadas
Conversão de Ordens Planeadas em Ordens de Produção
Análise de Ordens Planeadas e Ordens de Produção
Modificações na Ordem de Produção
8h
PI-MIN3 Ordens de Processo
Liberação e Fecho de Ordem de Produção Confirmações de Ordens Cancelamento de Ordens (Confirmações) Verificação de Consumos 8h PI-MIN4 Transferências de
Material Saída para centro de custo 2h
PI-FAB1 Planeamento de Produção Carregamento do Plano Execução do MRP Análise do MRP – Lista de MRP 8h
PI-FAB2 Conversão das Ordens Planeadas
Conversão de Ordens Planeadas em Ordens de Produção
Análise de Ordens Planeadas e Ordens de Produção
Modificações na Ordem de Produção
8h
PI-FAB3 Ordens de Processo
Liberação e Fecho de Ordem de Produção Confirmações de Ordens Cancelamento de Ordens (Confirmações) Verificação de Consumos 8h PI-FAB4 Transferências de
Material Saída para centro de custo 2h
PI-AC1 Transferências de Material
Transferência entre lotes
Sistema SRM – 6 ações de formação, 2 formadores, 50 formandos e 40 horas de formação.
A tabela 24 apresenta as ações de formação preparadas nesse âmbito. Tabela 24. Plano de formação SRM
#Cod Acão de Formação Tópicos da Acão de Formação Nº Horas
SRM-RE Requisitante
Criação de carrinhos de compras Confirmações Devoluções e estornos Relatórios 8h SRM-CO Comprador Pedidos Leilões invertidos Solicitação de cotações Contratos 8h SRM-AP Aprovador
Consulta de carrinhos de compras Aprovação via correio eletrónico Rejeição via correio eletrónico Aprovação via aplicação Rejeição via aplicação
4h
SRM-FN Fornecedor Leilões e solicitação de cotações
Confirmações externas 4h
SRM-IM Imobilizado Modificar pedido
Alterar Imobilizado 4h
Para todas as ações de formação foram desenvolvidos pela equipa de projeto manuais de formação ou fichas de apoio e exemplos e exercícios práticos, num total de aproximadamente 30 documentos. A título de exemplo, apresentam-se as fichas de apoio de “SRM – Criação de carrinhos de compra” e SRM – Imobilizado” (anexo 5 - Exemplo de Fichas de Apoio às formações de SRM).
Em resumo, realizaram-se 100 ações de formação, ministradas com recurso a 10 formadores (3 deles, da empresa Accenture), abrangendo 860 formandos e cerca de 700 horas de formação.
5.2 – Balanço Final
Face ao plano inicial do projeto, registou-se uma semana de “atraso” ao 6º mês provocada exclusivamente pela necessidade de adiar a execução do upgrade para um momento julgado mais adequado pelo negócio e decidido de comum acordo entre todos os intervenientes. Apenas a componente de SRM registou mais três semanas de duração face ao previsto pelos motivos anteriormente já descritos. O orçamento referente a fornecimentos e serviços externos foi integralmente respeitado e cumpridos foram todos os objetivos a que nos propusemos no início do projeto.
Tudo isto só foi possível graças a um muito cuidado planeamento, à competência e capacidade de trabalho não só da equipa interna mas também da equipa Accenture, consultor no projeto. O entrosamento entre os colaboradores da REFER e do consultor Accenture foi muito facilitado por uma prévia e rigorosa delimitação de tarefas entre os membros das equipas, assegurando deste modo que os resultados planeados iam sendo obtidos dentro dos prazos estabelecidos.
5.3 – Propostas de melhoria
Embora se possa considerar que, de um modo geral, o projeto correu bem e foram cumpridos com êxito todos os objetivos inicialmente propostos, é possível definir um conjunto de pontos onde seria possível melhorar os resultados obtidos:
A análise aos dados de sistema deveria ter sido mais metódica de forma a antecipar os problemas inerentes à má qualidade dos dados existentes em sistema;
Embora a opção da REFER no processo de conversão e posteriormente de upgrade passasse por execução de um plano de cutover, o tempo de paragem de sistema teve de ser reduzido exigindo a criação de um ambiente paralelo para as tarefas de manutenção ferroviária. Este processo exigiu, em ambos os casos, a replicação das alterações aos dados sobre os novos ambientes de produtivo, interpretado como duplicação do esforço;
A antecipação do processo de criação do plano de testes permitirá um dimensionamento mais atempado da equipa de testes;
Em situações de upgrade, é de extrema importância conhecer profundamente o sistema futuro, reduzindo deste modo os problemas causados pela sua implementação;