Função Compras / Suprimentos

Alvarez (2004) defende que a função compras/suprimentos tem uma responsabilidade preponderante nos resultados na empresa devido a sua ação de suprir a organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho e atender as necessidades do mercado.

Segundo Baily et al. (2000, p. 95), existem alguns motivos principais pelos quais as empresas estão dando um enfoque maior ao setor de compras/suprimentos nos últimos anos, sendo alguns deles:

a) O crescente interesse das organizações por fornecedores externos que adotam práticas gerenciais mais eficazes;

b) A maior especialização tem contribuído para o aumento dos gastos externos; c) A ênfase no negócio–núcleo (core business) aumentou a terceirização dos

serviços habitualmente executados por funcionários da própria organização; d) As ideias emergentes associadas a qualidade, reponsabilidade e eliminação de

desperdícios vêm focando a atenção da cadeia de suprimentos;

e) Pelo menos em parte, as organizações mais importantes parecem caracterizadas por ênfase estratégica nas compras. As outras estão procurando imitá-las; f) As organizações atuais e seus fornecedores precisam ser mais confiáveis e

flexíveis para proporcionar o funcionamento da cadeia de suprimentos;

g) O intercâmbio eletrônico de dados (EDI – Eletronic Data Interchange) e a integração sistêmica interorganizações têm dado maior atenção à interface fornecedor-cliente;

h) O poder da tecnologia de informação tem possibilitado uma visão mais clara da contribuição proporcionada pelas compras/suprimentos.

Tendo em vista a importância do setor de compras/suprimentos dentro de uma organização, as empresas precisam contar com colaboradores qualificados na área para desempenhar uma atividade de forma estratégica. Esses colaboradores da área precisam ter

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algumas habilidades interpessoais específicas como resiliência, boa comunicação, trabalho em equipe, poder de negociação, capacidade de lidar com conflitos e pressão. Além disso, os profissionais precisam estar bem informados e atualizados com informações de mercado.

Slack, Brandon-Jones e Johnston (2018) defendem que os compradores/gestores de compras/suprimentos precisam estar bem alinhados com os processos, pois precisam compreender tanto as necessidades e trâmites dos processos da empresa, como a capacidade dos fornecedores que podem fornecer produtos e serviços que atendam demanda a empresa.

Os autores trazem de maneira resumida, um processo padrão de compra desde a requisição pelo departamento solicitante, passando pelo processo de negociação e fechamento, e até entrega do material. Este fluxo segue, em síntese, conforme as atividades:

a) O departamento/setor requisita ao setor de compras/suprimentos a compra de um material ou a contratação de um serviço;

b) É dever do setor de compras/suprimentos manter uma base de dados de fornecedores atualizada para prosseguir com a cotação;

c) O setor de compras/suprimentos prepara uma solicitação formal de orçamento do material/serviço requerido que será enviado aos potenciais fornecedores; d) A solicitação de orçamento deve ser enviada à vários fornecedores;

e) O setor de compras/suprimentos deve discutir sobre as propostas enviadas pelos fornecedores com o departamento/setor solicitante. Eles devem escolher aquela que melhor atender a demanda da empresa dentro das suas exigências; f) Em seguida, o setor de compras prepara um pedido de compra, pois constitui

uma formalização legal em empresa e fornecedor;

g) Novamente o setor de compras deve conversar com o departamento solicitante para alinharem o quesito técnico do pedido;

h) Depois de enviado, o fornecedor produz o produto/serviço e normalmente entrega diretamente para o requisitante da empresa;

i) Após o recebimento do pedido/serviço requerido, o setor requisitante fica na responsabilidade de abastecer a demanda dentro da empresa, e comunicar ao setor de compras/suprimentos o feedback do produto/serviço contratado. Esse processo de compra aplicável aos diversos materiais e serviços contratados. O setor de compras/suprimentos deve seguir alguns parâmetros nesse processo (SLACK; BRANDON-JONES; JOHNSTON, 2018).

a) Comprar na qualidade certa – os fornecedores devem atestar a qualidade e confiabilidade dos produtos fornecidos. Muitas empresas não têm um alto

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nível de confiabilidade na qualidade dos produtos/serviços entregues pelos seus fornecedores. Por esse motivo é que as empresas exigem certificações, laudos e anotações de responsabilidade técnica de seus fornecedores. Os fornecedores devem ser responsáveis pelo o que estão entregando;

b) Comprar para entrega rápida – muitos seguimentos têm demandas variadas e exigem das empresas respostas rápidas. O setor de compras/suprimentos deve ter, na sua lista de fornecedores, aqueles que são capazes de atender ao pedido de maneira imediata. Vale ressaltar que esse parâmetro não é aplicável a todos os tipos de compras, pois existem algumas que envolvem trâmites burocráticos que não podem ser “otimizados”. Por exemplo – compras internacionais.

c) Comprar para entrega no momento certo e na quantidade certa – pedido entregue no momento errado pode prejudicar a operação do setor solicitante. Exemplo – uma obra pode parar caso um fornecedor de cimento atrase a entrega do pedido em 1 dia. Da mesma maneira, se o fornecedor antecipar a entrega, esse material pode não ser armazenado da forma correta, podendo vir a causar prejuízos a empresa. Quantidade certa também deve ser cumprida, pois está diretamente envolvida com planejamento de utilização dentro da empresa. Algumas empresas, por não confiarem totalmente em seus fornecedores, estão gerando altos níveis de estoque de segurança.

d) Comprar para reter flexibilidade – o setor de compras/suprimentos deve avaliar os seus fornecedores a fim de terem aqueles que são capazes de flexibilizar um pedido, seja em mudança de tempo de entrega, mudança de quantidade e mudança de especificação. Em mercados com demandas variáveis e instáveis, poder contar com fornecedores flexíveis, mesmo que a um custo mais elevado, pode ser mais vantajoso.

e) Comprar ao preço correto – comprar ao preço correto pode ser um grande diferencial de mercado, pois quanto mais o custo de compra incorrer no custo total da empresa, pequenas reduções em valor de compra geram grandes retornos em margens de lucro.

Com o passar dos anos, a função compras dentro de uma empresa deixou de ser uma atividade operacional de adquirir insumos e contratar serviços especializados, e passou a exercer função estratégica, pois, segundo Simões e Michel (2004), dependendo de como o processo de aquisição for conduzido pode gerar reduções nos custos e melhorias

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consideráveis nos lucros. Hoje, saber comprar de forma a beneficiar a organização é fator determinante não somente para a competitividade, como para a própria permanência da empresa no mercado.