Funções de Relações Públicas

Conforme Simões (2001), na prática, a atividade de Relações Públicas se operacionaliza por meio de quatro funções, que são diagnosticar e prognosticar, etapas preparatórias e essenciais para o assessoramento nas políticas administrativas e na implementação de programas. Abaixo, quadro do programa e suas funções.

Quadro 2 - O programa e suas funções

DIAGNÓSTICO PROGNÓSTICO ASSESSORAMENTO IMPLEMENTAÇÃO Conhecer o que

ocorre e por que ocorre no processo dos sistema organização- públicos Prever o que provavelmente ocorrerá no processo

Sugerir aos líderes políticas administrativas a fim de manter ou modificar a ação organizacional Executar projetos de comunicação a fim de manter ou modificar as atitudes dos públicos

Para isto, o programa deve:

Pesquisar Prever Ter alternativas Planejar e Executar Fonte: SIMÕES, 2001, p. 36.

Percebe-se que Simões (2001) detalha as funções de um programa de comunicação. Para ele, o diagnóstico, que é a fase de conhecimento dos problemas organizacionais se apóia na função pesquisa. O prognóstico, segunda etapa, refere-se a uma pressuposição do que poderá ocorrer dentro desse processo comunicacional a ser implantado, que se apóia na função prever. A terceira fase, o assessoramento, que nada mais é do que oferecer propostas à cúpula da organização está com suporte na função ter alternativas. A implementação, última fase desse processo, está ligada a execução de projetos, baseada na função planejar e executar. Todo esse processo está intimamente ligado aos públicos, afinal todo o programa envolve públicos, de uma maneira geral. Todas as etapas são pensadas em relação a eles, públicos, que são a razão de ser de qualquer instituição.

Caso alguma destas etapas não ocorra de modo adequado, provavelmente o processo organizacional não irá atingir seus objetivos. Todas as fases são de vital importância, cada uma cumprindo o seu papel, a fim de que as Relações Públicas consigam executar projetos de comunicação de modo eficaz com relação aos diversos públicos ligados a uma organização.

Assim como Simões (2001), Kunsch (2003) diz que o processo de Relações Públicas tem quatro etapas. Para a autora, os estágios são pesquisa, planejamento, implantação e avaliação.

Quadro 3 - Etapas do processo de planejamento de relações públicas e as interconexões

Fonte: KUNSCH, 2003, p. 326.

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Para Kunsch (2003), as etapas do processo começam com um levantamento de dados gerais, incluindo mapeamento dos públicos, a fim de elaborar um diagnóstico, apoiada na função pesquisa. A segunda fase, que está ligada a políticas de comunicação, objetivos e metas organizacionais, estratégias, programas de ação, projetos, planos, incluindo orçamento e escolha de mídias e tem como suporte a função planejamento. A correção de desvios, controle, monitoramento e divulgação aos públicos, têm como base a função implantação. A última etapa, que inclui os relatórios, a escolha de critérios de avaliação e a própria avaliação dos resultados obtidos se apóiam na função avaliação.

A autora reserva a mesma relevância para todas as fases do processo, a fim de conseguir atingir os objetivos organizacionais, assim como, concordando com Simões (2001), no momento em que pensa todo esse procedimento em função dos públicos.

Abaixo, quadro comparativo entre os autores Simões (2001) e Kunsch (2003), no que se refere ao planejamento de Relações Públicas.

Quadro 4 - Comparativo do planejamento de Relações Públicas entre Simões (2001) e Kunsch (2003)

SIMÕES KUNSCH ETAPA 1

DIAGNÓSTICO PESQUISA Conhecer o que ocorre e

por que ocorre no processo do sistema organização-públicos por meio de pesquisa

Busca de dados

Identificação e conhecimento da situação Análise da situação

Mapeamento e identificação dos públicos Construção de diagnósticos

Levantamento de dados ETAPA 2

PROGNÓSTICO

Prever o que provavelmente ocorrerá no Processo

ETAPA 3

ASSESSORAMENTO PLANEJAMENTO Sugerir aos líderes políticas

administrativas a fim de manter ou modificar a ação organizacional Ter alternativas

Fixação de políticas de comunicação Definição de objetivos e metas Determinação de estratégias

Proposição de planos, projetos e programas de ação

Escolha e seleção dos meios de comunicação Elaboração de planos alternativos e

emergenciais

Determinação dos recursos necessários Obtenção de apoio e aprovação da direção Orçamento

ETAPA 4

IMPLEMENTAÇÃO IMPLANTAÇÃO Executar projetos de comunicação a fim

de manter ou modificar atitudes dos públicos

Planejar

Correção de desvios Controle e monitoramento

Divulgação para o público envolvido ETAPA 5

AVALIAÇÃO

Relatório conclusivo

Mensuração dos resultados

Estabelecimento de critérios de avaliação Fonte: Quadro elaborado a partir da perspectiva de Simões (2001) e Kunsch (2003).

Semelhanças e diferenças entre os autores ocorrem, em princípio, na nomenclatura utilizada, pois o processo é praticamente o mesmo. Na etapa 1, ambos utilizam pesquisa e diagnóstico, como sendo a fase em que é necessário conhecer o que ocorre nas organizações, fazendo um levantamento de dados, através de identificação e análise da situação e do mapeamento dos públicos. Na etapa 2, Simões (2001) utiliza o prognóstico, que prevê o que poderá vir a ocorrer no processo, enquanto Kunsch (2003) não prevê esta fase na etapa 2. Na etapa 3, Simões (2001) dá o nome de assessoramento, enquanto Kunsch (2003) dá o nome de planejamento. Os dois, nesta fase, citam a sugestão, a fixação, a determinação, a proposição de ação organizacional, bem como a escolha dos meios para a propagação da comunicação, o orçamento até a aprovação por parte da direção. Na etapa 4, Kunsch (2003) acrescenta a avaliação dos resultados, que inclui relatórios onde se apresentam os critérios de avaliação sugeridos até as dimensões do produto final, processo que, para Simões (2001), não está nesta fase.

É possível perceber que o que Simões (2001) chama de prognóstico, na etapa 2, se equivale ao que Kunsch (2003) chama de avaliação de resultados, na etapa 4. Simões (2001) argumenta que prognóstico é “prever o que provavelmente ocorrerá no processo” (p. 36), que corresponde ao “relatório conclusivo, a mensuração dos resultados e o estabelecimento de critérios de avaliação” (KUNSCH, 2003, p. 326).

Analisando os dois autores escolhidos para o estudo das funções de Relações Públicas, vê-se que ambos dedicam devida atenção ao diagnóstico organizacional, que é alcançado através da pesquisa. No próximo sub-capítulo há um detalhamento desse tópico.