Funções e tarefas desempenhadas no Economato

O período de desenvolvimento do estágio no Economato teve a duração de 272 horas, exercidas no horário de segunda a sexta-feira, das 09h00 às 18h00, com uma hora de almoço. Durante a passagem pelo Economato não existiu o privilégio de contar com a chefia, o que

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acresceu a responsabilidade de observar e tentar identificar possíveis melhorias nos processos desempenhados. O departamento estava naquele momento sob a supervisão do responsável pelo Departamento Financeiro, que na hierarquia estava acima do chefe de Economato.

Desde o primeiro dia de estágio, foi-me atribuído um email para que pudesse, não só contactar com os colegas, como também proceder às diferentes tarefas nos diferentes departamentos (consultar anexo 3).

O percurso pelo Economato iniciou no escritório, onde pude observar as tarefas desempenhadas ao longo de todo o dia e obter especificações sobre as mesmas, através dos colegas que me foram explicando como tudo funcionava.

Por coincidência, estava nessa altura a ser instalado o novo software de gestão de recursos corporativos SAGE, onde obtive uma formação fornecida pelos especialistas do mesmo. A formação foi realizada em grupos, consoante o departamento e as funções que os mesmos iriam necessitar de elaborar no programa. Foi possível aprender a elaborar todo o trabalho informático feito pelo Economato, o que se tornou uma mais valia no desempenhar das funções. Esta formação permitiu a aquisição de novos conhecimentos, que foram integrados ao longo de todo o estágio, visto que este software era utilizado em diferentes vertentes por todos os departamentos, ou seja, era uma chave comum a todos.

Feita a formação, iniciei o trabalho de escritório através da primeira elaboração de uma LMER. A tarefa consistiu em avaliar as necessidades de reposição de stocks e de seguida proceder à requisição das mesmas, através da construção da LMER no sistema SAGE. Comecei por iniciar a tarefa de uma forma autodidata através dos conhecimentos aprendidos na formação e das explicações que os colegas deram, aquando do pedido de realização desta, por parte dos mesmos. Posteriormente a mesma era revista por um colega, mais tarde, fi-la sempre de forma autónoma e sem necessidade de supervisão.

Ainda na primeira semana, acompanhei e iniciei a tarefa de receção de fornecedores, que englobava uma série de procedimentos. A tarefa iniciava-se com o recebimento da fatura do fornecedor, onde estava discriminada a mercadoria que este trazia. De seguida comparava- se com o documento das mercadorias encomendadas e se estivesse correto o fornecedor poderia proceder ao descarregamento. Neste momento era necessário conferir os produtos entregues com os detalhes da fatura, para que não existissem discrepâncias entre produtos faturados e produtos entregues. É importante referir, que existiam produtos que careciam da necessidade de pesagem e da avaliação das suas características de transporte.

Na sequência do recebimento dos fornecedores, elaborei todo o trabalho de escritório necessário para o término do processo, isto é, procedi à elaboração do registo das mercadorias

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recebidas no sistema SAGE, de acordo com o processo suprarreferido. Numa fase inicial obtive a explicação dos colegas, que fortaleceu os conceitos aprendidos na formação e a partir daí exerci sempre a tarefa autonomamente.

A tarefa que sucedeu, foi a gestão dos locais de armazenamento de mercadorias. Quando um fornecedor entregava a mercadoria, deixava-a no armazém e eram os ecónomos que mais tarde, estavam responsáveis pela sua arrumação. Desta forma, procedi à alocação das mercadorias nos diversos armazéns consoante os procedimentos supramencionados. Nesta tarefa era necessário ter em atenção os métodos de armazenagem e deste modo confirmar todas as DLC no momento da alocação dos produtos nas prateleiras. Um outro fator a ter em consideração, era o posicionamento do corpo no momento em que se estava a carregar mercadorias com maior peso, sendo muitas vezes necessário o uso de uma escada para chegar às prateleiras superiores, porque no caso de não haver um certo cuidado, podia-se facilmente sofrer uma lesão.

Mais tarde, nas tarefas referentes à gestão dos stocks, existiu a oportunidade de conhecer os diferentes tipos de stock associados a cada produto. Um elemento importante no desenrolar desta tarefa, foi ter o conhecimento sobre os stocks mínimos já estipulados para cada produto, que quando atingidos devem ser repostos, através da encomenda ao fornecedor. Nas alturas de maior fluxo era uma tarefa que requer mais esforço, pois os stocks estão em constante reposição. No entanto esta atividade permitia o controlo e garantia de um bom funcionamento, no que toca á gestão dos stocks.

No decorrer de toda a passagem pelo departamento, participei na realização de dois inventários. O processo era elaborado mensalmente, antes do fecho do mês por parte do departamento de controlo de custos, entre os ecónomos e os controladores de custos. O primeiro passo deste processo, por parte dos ecónomos, era imprimir uma listagem do sistema, sem o

stock físico, onde apenas constavam o nome dos produtos. No passo seguinte, o departamento

de controlo de custos, imprimia a listagem física dos produtos que existiam em stock no sistema e não a partilhava com os ecónomos.

Seguidamente, os ecónomos reuniam com os controladores de custos, deslocavam-se aos armazéns para fazer a contagem física dos produtos e anotavam-nos na lista, que apenas tinha o nome dos produtos.

No final, os controladores de custos reuniam todas as listas com as contagens físicas e comparavam-nas com as listagens em sistema, com o objetivo de identificar a compatibilidade entre ambas. No caso de existirem discrepâncias, entre o stock no sistema e o stock físico nos

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armazéns, os ecónomos eram responsáveis pela justificação das mesmas. Na maior parte dos casos estas existiam devido a quebras e deteriorações de produtos não registadas.

Em referência às requisições internas, todas as semanas procedia à expedição das mesmas e em algumas ocasiões, na sua elaboração, pois o Economato também requisitava produtos para o seu próprio funcionamento. Após a expedição das mercadorias para os diversos departamentos, tornava-se necessário rever os stocks e proceder à encomenda dos que necessitam ser repostos.

Considero importante referir que, todas as tarefas acima mencionadas, foram desempenhadas diariamente durante todo o tempo que lá passei. A minha função era já a de um ecónomo, uma vez que desenvolvia todas as tarefas inerentes ao departamento, chegando até a substituir um colega que ficou de baixa médica.