3. O Maestro do século XXI: o administrador
3.3. Funções
Passamos a descrever, de forma simplificada, estas quatro grandes funções propostas por Fayol:
3.3.1. Planejar
Estabelecer a melhor maneira de atingir as metas da organização, utilizando estratégias que possibilitem a excelência na alocação e utilização de recursos (financeiros e humanos).
23 Henri Fayol, engenheiro francês, realizou contribuições na administração francesa e na teoria clássica da
administração.
24 São as funções relacionadas com a integração das outras cinco funções (técnicas, comerciais, financeiras, de
segurança, contábeis e administrativas) para Fayol, as funções administrativas englobam: prever, organizar, comandar, controlar e coordenar. Modernamente, as funções administrativas envolvem: planejamento, organização, direção e controle. Em seu conjunto, as funções administrativas formam o processo administrativo.
Devido às incertezas e complexidade no planejamento, os administradores conseguem minimizar esses riscos quando ampliam seus conhecimentos sobre o comportamento organizacional, facilitando os processos gerenciais, pois passam a ter uma visão ampla sobre a organização e seu funcionamento. É a ferramenta para administrar as relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório
3.3.2. Organizar
Distribuir os recursos (humanos e financeiros) de forma ordenada para que as metas organizacionais sejam alcançadas pelas equipes; formalizar alianças nos diversos departamentos da organização; estabelecer metas para a organização.
3.3.3. Supervisionar
Conduzir todos os colaboradores para um objetivo comum, unindo forças e objetivos, num esforço conjunto para atingir as metas da organização. As técnicas de liderança facilitam o trabalho dos administradores, pois tornam adequadas ao administrador as características da organização, facilitando os processos e proporcionando uma melhor interação com os recursos humanos disponíveis.
3.3.4. Avaliar
Observar se os objetivos propostos estão sendo alcançados, criando mecanismos para o acompanhamento e avaliação sistemática permanente e contínua dos processos e dos recursos (humanos e financeiros), propondo ajustes e soluções quando estes processos não funcionam ou tenham de ser reanjados dentro do período de desenvolvimento, forma de observar o desempenho do planejado com o realizado.
Para ilustrar estas funções embasamo-nos num épico do cinema o filme “Gladiator” em português Gladiador, dirigido por Ridley Scot.
Nos dias finais do reinado de Marcus Aurelius, o imperador desperta a ira de seu filho Commodus ao tornar pública sua predileção em deixar o trono para Máximus, o comandante do exército romano. Sedento pelo poder, Commodus mata seu pai, assume a coroa e ordena a morte de Máximus, que consegue fugir antes de ser pego e passa a se esconder sob a identidade de um escravo e gladiador do Império Romano. Numa das cenas o gladiador encontra-se na arena com mais um grupo de escravos, numa luta desigual com adversários fortemente armados. Máximus incita- os a se organizar como no exército, utilizando o poder do grupo contra a ameaça externa. Fica evidente sua capacidade de avaliar, organizar, planejar e supervisionar, num curto espaço de tempo e numa situação de emergência, de organizar o grupo para trabalhar em equipe, utilizando-se de cooperação e foco num único objetivo: sobreviver.
Tabela 1 Principais funções da administração, adaptado de Maximiano (2007).
Outro filme que retrata bem a teoria da administração científica é comédia “Modern times”, dirigida por Charles Chaplin, traduzida para o português Tempos modernos. Embora o filme tenha o 'status' de uma das maiores comédias de todos os tempos, não se pode ignorar o seu imenso conteúdo político. Chaplin realiza uma preciosa e inteligente sátira às técnicas modernas, usadas pela sociedade industrial da época, onde as máquinas substituem a mão-de- obra e os operários são marginalizados.
Numa grande fábrica, um operário, Carlitos, desempenha o trabalho repetitivo de apertar parafusos. De tanto repetir essa atividade, ele tem problemas de stress e, estafado, perde a razão de tal forma que pensa que deve apertar tudo o que se parece com parafusos, como os botões de uma blusa, por exemplo. Ele é despedido e logo em seguida internado em um hospital. Após algum tempo, sai de lá recuperado, mas com a eterna ameaça de estafa que a vida moderna impõe: a correria diária, a poluição sonora, as confusões entre as pessoas, os congestionamentos, as multidões nas ruas, o desemprego, a fome, a miséria...
Logo que sai do hospital, depara-se com a fábrica fechada. Ao passar pela rua, nota um pano vermelho caindo de um caminhão. Ao empunhar o pano na tentativa de devolvê-lo ao motorista do caminhão, atrai um grupo enorme de manifestantes que passava por ali. Por engano, a polícia o prende como líder comunista, simplesmente pelo fato de estar agitando um pano vermelho, parecido com uma bandeira, em frente a uma manifestação. Após passar um tempo preso, o operário é solto pela polícia por agradecimento, uma vez que ajudou na prisão de um traficante que tentava fugir da prisão.
Nesse momento, surge uma garota do cais que se recusa a passar fome. A jovem, vivendo na miséria, tem de roubar alimentos para comer, pois, além disso, mora com as suas duas irmãs menores, seu pai está desempregado e as três são órfãs de mãe. O pai morre durante uma manifestação de desempregados e as duas pequenas são internadas em um orfanato. A moça foge e volta a roubar comida. Numa de suas investidas, ela conhece o operário. Depois de roubar o pão de uma senhora, a polícia vai prendê-la e o operário assume a autoria do assalto. A polícia o prende, mas o solta em seguida após descobrir o engano. Quando vê a moça sendo presa, o operário arma um esquema para ser preso também: rouba comida em um restaurante. São colocados no mesmo camburão e, durante um acidente com o carro, os dois fogem e vão morar juntos.
O operário, Carlitos, procura emprego e consegue um como segurança em uma loja de departamentos. Logo é despedido por não ter conseguido evitar um assalto e por dormir no serviço. No entanto, consegue emprego numa outra fábrica, consertando máquinas. Durante uma greve na fábrica, Carlitos é preso mais uma vez, agora por "desacato à autoridade policial". Alguns dias depois, ele é liberado e a jovem o espera na saída da prisão para levá-lo à nova casa – um barraco de madeira perto de um lago. A jovem consegue, então, emprego em um café como dançarina e arruma outro para Carlitos, só que como garçom/cantor. Os dois são um sucesso, principalmente Carlitos que, durante uma improvisação de uma música, arranca milhares de aplausos dos presentes no Café.
Do início do século XX para esta primeira década do século XXI, novas exigências começaram a ser feitas no ambiente do profissional. Percebeu-se a importância de considerar o elemento humano no trabalho, ou seja, suas ansiedades, aspirações, emoções, expectativas e necessidades etc. Outras situações demonstravam a importância das organizações estabelecerem metas, a chamada administração por objetivos25. Em outros momentos, foram
induzidas técnicas de planejamento estratégico26. Até que, com grande desenvolvimento dos
tigres asiáticos (Japão, Coréia, Taiwan etc.) e o desenvolvimento da Comunidade Européia - CE, dos blocos econômicos como ALCA e MERCOSUL, a ciência da administração começou a destacar um elemento importante nas organizações: a participação do gestor administrador como elemento capaz de gerar conhecimento a partir da sua experiência, familiar, pessoal27 e profissional, utilizando-se dessas informações na busca de uma melhor
performance organizacional, em outras palavras, lucros e resultados maiores.
Em uma entrevista realizada, em fevereiro de 2009, Chiavenato afirma:
O administrador deve deixar sua formação nitidamente acadêmica e migrar cada vez mais para a realidade do mercado mundial. É necessário buscar um equilíbrio adequado entre a teoria e a prática. O administrador lida com organismos vivos e que estão continuamente em desenvolvimento e em mudanças que nem sempre se apresentam com nitidez suficiente para serem compreendidos claramente. Além disso, o administrador trata com pessoas. Ele precisa de competências
25 Resultados futuros que se pretende atingir; são alvos escolhidos que se pretende alcançar dentro de certo
espaço de tempo. Objetivos global e amplos da organização e formulados a longo prazo.
26 Planejamento global projetado a longo prazo e que envolve a organização como uma totalidade.
27 Intrapessoal é habilidade de olhar para dentro de si mesmo e entender as próprias intenções, objetivos e
comportamentais, como liderança, comunicação e resolução de problemas. E ainda, cria e agrega valor ao negócio (CHIAVENATO, 2009, p. 23).
Desta maneira já não bastam as funções de administrador é preciso ter habilidades28
descritas abaixo. 3.4. Habilidades
Habilidades gerenciais são ferramentas utilizadas pelos administradores com objetivos de ampliar e melhorar suas capacidades e as dos outros de desempenharem de forma mais adequadas suas funções. George & Jones (2005) elencam três habilidades essenciais para os administradores, segundo estudos realizados por Katz29 (1955), descritas abaixo:
3.4.1. Conceitual
Análise da situação como um todo, fazendo o administrador distinguir todas as fases do processo. As funções de planejar e organizar são beneficiadas por altos graus desta habilidade. Consiste na capacidade de utilizar ideias, conceitos, teorias e abstrações como guias orientadoras da ação administrativa
3.4.2. Humana
Permite ao administrador obter excelente desempenho na gestão e controle de colaboradores e equipes. Aprender a motivar, incentivar e coordenar colaboradores e influenciá-los. Consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e aplicar liderança eficaz. Facilidade de relacionamento interpessoal30 e grupal.
3.4.3. Técnica
Conhecimentos específicos para o bom desempenho da função de administrador, como o domínio das últimas tecnologias e a habilidade para realizar tarefas peculiares à organização onde labuta. Consiste em saber utilizar métodos, técnicas e equipamentos necessários para realizar tarefas específicas relacionadas com a execução do trabalho.
28 Consistem na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas
atitudes e motivações e aplicar liderança eficaz. Facilidade no relacionamento interpessoal e grupal.
29 Robert L. Katz, retomando e aprofundando as idéias de Fayol.
30 Capacidade de entender as intenções dos outros. Bastante necessária a quem coordena e executa trabalhos em
O ideal é que os administradores possuam as três habilidades, mas há situações em que a deficiência de uma das habilidades descritas pode comprometer o desempenho do administrador.
Figura 4 Três tipos de habilidades gerenciais e sua relação com a posição na hierarquia, segundo Katz, adaptada de Maximiano (2007).
3.5. Papéis
Quinn e colaboradores (2003) e Maximiano (2007) descrevem as atividades dos administradores em termo de “papéis”. Segundo Maximiano, (2007, p. 138), Mintzberg definiu papel como um conjunto organizado de comportamentos que pertencem a uma função ou posição identificável.
Segundo Quinn et al. (2003), os administradores necessitam ser eficazes em oito papéis básicos, que devem ser executados dentro e fora da organização, descritos abaixo:
3.5.1. Coordenador
Dar crédito e confiança aos subordinados, auxiliando no bom desempenho das tarefas através da facilitação do trabalho das equipes como um todo, ou seja, buscar soluções, técnicas e organizacionais para o melhor desempenho e resultados dos subordinados.
3.5.2. Diretor
Responsável por dimensionar os objetivos e metas, dar diretriz, estabelecer procedimentos éticos e código de conduta dos colaboradores da organização.
3.5.3. Facilitador
Promove uma maior interação entre os membros da equipe e evita e administra conflitos de ordem interpessoais. Responsável por aglutinar o grupo em busca das metas da organização.
3.5.4. Inovador
Responsável pelo avanço da organização diante das mudanças do mercado, permanece atento às modificações, espera-se que tenham como características os insights criativos e que sejam visionários.
3.5.5. Monitor
Avaliar a execução dos processos, dos colaboradores e averiguar o bom andamento do departamento sob sua responsabilidade. É um analista, constantemente avaliando dados fatos do dia-a-dia.
3.5.6. Mentor
Desenvolver os recursos humanos, estimular treinamento, aprimoramento das competências deve ser sempre solícito e atencioso, demonstrando de forma legítima apreciação pelos desejos anseios de seus subordinados.
3.5.7. Negociador
Responsável por captar recursos financeiros fora da organização, tendo como características principais à astúcia, imagem e reputação, poder de persuasão e influenciar pessoas.
3.5.8. Produtor
Direcionar pessoas que estão sob seu comando. Decidir sobre a melhor maneira de alocar os recursos humanos e financeiros é responsável por motivar e contagiar os colaboradores.