vi
Produção de documentos microfilmados/digitalizados de qualidade Migração de conteúdos em suporte digital
C.4. Existe política de preservação e conservação dos documentos em suporte analógico da entidade?
Sim Não
C.5. Existe política de preservação digital dos documentos de arquivo electrónicos cujo prazo de conservação seja superior a sete anos?
Sim Não
D. Funç õe s do Arquivo
D.1. Existem actividades do sistema de arquivo realizadas em regime de outsourcing*?
Sim Não
D.1.1. Se sim, indique o regime em que são realizadas as seguintes actividades, nomeadamente, se são realizadas em regime de insourcing (I) ou de outsourcing (O).
I O
Registo de entrada e saída de documentos Registo de processos de natureza arquivística Classificação* de documentos
Microfilmagem de documentos de uso corrente Digitalização de documentos de uso corrente Eliminação de documentos
Transferência para depósitos* ou repositórios de documentos de uso corrente Transferência para depósitos ou repositórios de documentos de uso não corrente Descrição de documentos de uso não corrente
Digitalização de documentos de uso não corrente Realização de backups
Aplicação de estratégias de preservação digital
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D.2. Indique a proveniência dos documentos de uso não corrente actualmente nos depósitos de arquivo da entidade.
Transferência directa das unidades orgânicas
Incorporação de outras entidades por fusão, compra ou outra modalidade Doação
Compra de documentos
Outro. Indique ____________________________________________
D.3. Qual o referencial utilizado para o registo e/ou descrição de documentos de arquivo?
ISO 23081:2006. Information and documentation – Metadata for records MOREQ – Model Requirements for the management of electronic records ISAD(G) – General International Standard Archival Description
ODA – Orientações para a Descrição Arquivística Esquema próprio não normalizado
D.4. A Tabela de selecção aplicada pela entidade, caso exista, também contempla os sistemas de
informação electrónicos?
Sim, todos Sim, parcialmente Não Não sabe
D.5. Existe procedimento definido para o registo das acções de transferência e eliminação (analógica ou digital)?
Sim Não
D.5.1. Se sim, onde se procede ao registo dessas acções? Guia de remessa
Auto de eliminação
Metainformação associada ao registo
Outro. Indique ____________________________________________
D.6. No que diz respeito à informação / documentação de arquivo de uso corrente transferida e/ou eliminada em 2011, especifique
viii
Dimensão total da informação/documentação digital transferida (GB) Dimensão total da documentação (em suporte analógico) eliminada (m.l.) Dimensão total da informação/documentação digital eliminada (GB)
D.7. No que diz respeito à documentação de arquivo em suporte analógico em Portugal, gerida de forma directa pela entidade, indique
N.º total de depósitos
Dimensão total da documentação armazenada (m.l.) Espaço total disponível nos depósitos (m.l.)
Dimensão total da documentação acumulada e não tratada (m.l.)
D.7.1. Se possui documentação armazenada em regime de outsourcing (analógica ou electrónica) ou hosting, indique:
N.º total de entidades prestadoras do serviço
Dimensão total da documentação armazenada em suporte analógico (m.l.)
Dimensão total da informação/documentação armazenada em suporte digital (GB)
D.8. As condições ambientais são monitorizadas nos depósitos de arquivo da entidade?
Sim Não
D.8.1. Se sim, especifique o valor médio dos seguintes aspectos:
Documentos analógicos Documentos
digitais
Papel Fotografia Microfilme
Temperatura (º C) Humidade relativa (%) Luminosidade (lux)
D.9. Indique os dispositivos de segurança em funcionamento nos depósitos.
Documentos analógicos Documentos
digitais
Papel Fotografia Microfilme
Detecção de incêndio Combate a incêndio Detecção de intrusão
D.10. Existe algum instrumento de descrição documental online que permita pesquisar a informação / documentação em arquivo?
ix
Sim, para a documentação de uso corrente Sim, para a documentação de uso não corrente Sim, para ambas
Não
D.11. A consulta externa de informação / documentação de uso não corrente está dependente de autorização prévia?
Sim, na sua totalidade Sim, apenas em parte Não
D.12. Indique o número de consultas de documentação de arquivo efectuadas em 2011 Documentação de uso
corrente*
Documentação de uso não corrente* Consultas internas presenciais
Consultas internas remotas Consultas externas presenciais Consultas externas remotas
D.13. Indique de que forma são valorizados os documentos de uso não corrente em arquivo Divulgação no site intranet / internet
Realização de brochuras, folhetos e outros materiais impressos de uso interno ou externo Divulgação e promoção da entidade e/ou de serviços prestados
Formação dos colaboradores da entidade Apresentações presenciais
Exposições Visitas
Outros. Indique: ___________________________________________________________
D.14. Se a unidade se encontrar aberta ao público, indique em que horário
D.15. A entidade realiza auditorias ao sistema de arquivo?
Sim Não
x Mensal Trimestral Semestral Anual Outra. Qual? ________________________________________
xi
E. Proble m a s e de sa fios
E.1. Na sua perspectiva, quais são os cinco principais problemas que se colocam actualmente na gestão dos sistemas de arquivo
Incapacidade de resposta do sistema de arquivo às crescentes exigências legais (ex.: Basileia) Ausência de responsabilidades formalmente atribuídas
Ausência de uma política de gestão de e-mails
Dispersão geográfica dos produtores de documentação Falta de recursos (humanos, materiais e financeiros)
Inexistência de prazos de conservação e destino final dos documentos definidos internamente
Crescimento exponencial da informação / documentação
Ausência dos instrumentos básicos de gestão documental (ex.: plano de classificação) Mau estado de conservação dos documentos
Desorganização da informação / documentação
Dispersão de documentos de arquivo em suportes de armazenamento amovíveis (ex.: pen disk) Ausência de planos de preservação de documentos electrónicos
Ausência de política de comunicação / acesso
Incapacidade de localizar informação e de documentos Dispêndio de muito tempo na pesquisa da informação
Outro. Indique:___________________________________________________________
E.2. Indique, numa escala valorativa (1 a 5), quais os principais desafios que se colocam no âmbito dos sistemas de arquivo (1 – menor importância; 5 – maior importância)
1 2 3 4 5 Estar conforme as leis, regulamentos e normas em vigor Obter aprovação superior de uma política de gestão de documentos de arquivo Definir as responsabilidades na gestão de documentos de arquivo Dispor de profissionais especializados que liderem o processo Aumentar a eficácia (optimização de processos, fluidez da comunicação…)
Aumentar a eficiência (ROI mais curto)
Gerir a qualidade
Garantir a produção de documentos de arquivo autênticos, fidedignos, íntegros e utilizáveis