Funcionário no Módulo de Recursos Humanos

No aplicativo funcionários é que se obtém as primeiras informações em relação ao funcionário no módulo de recursos humanos. Através dessa opção do cadastro é que se registram as informações como: cadastro completo, salários, históricos, afastamentos, férias, rescisões, vale transporte, provisões, RAIS e DIRF. Este recurso do subsistema em estudo é utilizado pelo nível operacional.

1) Aplicativo cadastro - é dividido em diversos outros itens do cadastro do funcionário. São eles: funcionário completo, funcionários, dependentes, pensão judicial, anotações, definir local contábil e definir sindicato.

Figura 13: Aplicativo cadastros

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) Funcionário completo: essa opção é utilizada para efetuar o primeiro cadastro do funcionário no sistema, ou seja, na admissão, onde contém dados pessoais como: nome completo, endereço, documentação, tipo de contrato com a

empresa, data de nascimento, sexo, nacionalidade, estado civil, escolaridade, data de admissão, tempo do contrato de experiência, entre outras informações;

b) Funcionário: essa opção é utilizada como uma ferramenta de consulta ao cadastro do funcionário. Obtém as mesmas informações que no cadastro completo, onde somente aparece de forma resumida.

c) Dependentes: através desse aplicativo, é registrado os dependentes do funcionário, como filhos, cônjuge, mãe ou pai, indicando o nome completo, data de nascimento de cada dependente, número da certidão de nascimento, cartório. Nesse mesmo cadastro é que são selecionados os parâmetros para data limite de dedução no imposto de renda, benefício do salário família e auxilio creche.

d) Pensão Judicial: cadastro e manutenção dos beneficiários de pensão alimentícia que deve ser descontada em folha de pagamento e repassada pela empresa conforme solicitação judicial. Nesse cadastro são mantidas as informações do beneficiário da pensão, como nome completo, endereço, conta bancária para depósito, banco, agência, percentual de pagamento da pensão judicial, base de salário para pagamento da pensão (salário mínimo, salário normativo, salário base ou total de proventos), se o desconto é sobre a folha normal, férias e 13º salário.

e) Anotações: Este campo permite fazer anotações na Ficha de Registro do Colaborador. Por exemplo: Indisciplina, Acidente de Trânsito, Adverstência, Suspensão, Atrasos, Promoções, Méritos, Reconhecimentos profissionais, Trabalhos Extraordinários realizados, etc.

f) Definir local contábil: nessa opção é definido o local onde deve ser contabilizado os valores referente esse funcionário.

g) Definir Sindicato: nesse aplicativo é possível indicar para qual sindicato será vinculado cada colaborador.

2) Aplicativo Salários – é efetuado o cadastro e manutenção dos dados referente a reajustes salariais. Pode ser efetuado individualmente por funcionário ou

de forma coletiva. Divide-se em históricos, lançamentos, reajuste salarial em percentuais e reajuste salarial dissídio coletivo.

Figura 14: Aplicativo salários

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) Históricos – Através dessa opção, é possível fazer a manutenção e cadastro de reajuste salarial para cada funcionário individualmente.

b) Lançamentos – Ocorre o reajuste salarial em valores para cada colaborador, onde é possível visualizar os lançamentos efetuados de forma coletiva, ou seja, numa mesma tela de lançamentos para diversos funcionários.

c) Reajuste salarial em percentuais – é possível efetuar o reajuste de salário para todos os funcionários simultaneamente, quando o percentual de reajuste é o mesmo para todos. Sendo possível selecionar por intervalo de funcionários, intervalo de sindicatos, intervalo de organograma ou ainda intervalo de tipo de contrato.

d) Reajuste salarial dissídio coletivo – permite cadastrar o percentual de reajuste salarial do dissídio coletivo por faixa de data de admissão, nas ocasiões em

que o sindicato determina o percentual conforme a data em que o funcionário foi admitido, sendo respeitado o percentual mínimo do sindicato.

3) Aplicativo Históricos: ocorre a manutenção das informações por funcionários individualmente, referente a dados como adicionais, anuidades, cargos, escalas, estabilidades, exames médicos, qualificações e locais ou filiais para cada funcionário.

Figura 15: Aplicativo históricos

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) Adicionais – através dessa opção, indicamos os percentuais referente a insalubridade, periculosidade, percentuais por transferência pagos quando há transferência de um funcionário para uma filial, indicamos se há exposição a agente nocivo para os casos em que é comprovado através de laudo a aposentadoria aos 15, 20 ou 25 anos de serviço.

b) Anuidades – é efetuado o cadastro referente a quantidade de anos e o percentual pago para cada anuidade que o funcionário possui direito, como por exemplo biênio, triênio, quadriênio, qüinqüênio.

c) Cargos – mantém o histórico de cargos ocupados pelo colaborador.

d) Escalas – Este campo permite ao usuário armazenar, alterar e consultar quando necessários o histórico das escalas de trabalho praticadas pelo funcionário.

e) Estabilidade – é referenciado a data inicial e final referente a estabilidade que o funcionário possui direito, como estabilidade por auxilio maternidade, Cipa, entre outros que possam haver.

f) Exames médicos – mantém o histórico dos exames realizados pelo funcionário, assim como é possível agendar o próximo exame a ser realizado, como no caso dos exames periódicos.

g) Qualificações – Este campo permite cadastrar os tipos de Qualificações que serão anotadas na Ficha de Registro do Colaborador. Poderá ser utilizado para consultas e relatórios bem como classificação de cargos ou funções na empresa. Por exemplo: cargos operacionais, profissionais, técnicos, programadores, analistas júnior, pleno, senior, master, etc.

h) Locais/Filiais/Tomadores de Serviço - Este campo permite ao usuário armazenar, alterar e consultar quando necessários o histórico de Locais/Filiais trabalhados pelo funcionário, dentro do Organograma definido para a empresa.

4) Aplicativo Afastamentos: é utilizado para registrar os afastamentos ocorridos pelo funcionário. Divide-se em cadastro e CAT gráfico.

Figura 16: Aplicativo Afastamentos

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) Cadastro – permite registrar os afastamentos ocorridos pelo funcionário como auxílio doença, comparecimento em juízo, casamento, serviço militar, atestado médico, e outros.

b) CAT gráfico – permite informar o afastamento do funcionário por acidente de trabalho, indicando o local onde ocorreu o acidente, se houve ocorrência policial, descrição do acidente ocorrido, entre outras informações necessárias para encaminhamento da comunicação de acidente de trabalho – CAT.

5) Aplicativo Férias: através desse aplicativo são registrados as informações referente as férias do funcionário, como período aquisitivo, recibo normal/coletiva, cálculo coletivas, recibo rescisão, adiantamento, programação.

Figura 17: Aplicativo Férias

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) Período aquisitivo – pode ser consultado os períodos aquisitivos que já foram pagos ou que estão em aberto para o funcionário, consulta de dias que foram abonados em determinado período aquisitivo e ainda a data limite para pagamento dos períodos que encontram-se em aberto.

b) Recibo normal/coletiva - Guarda os recibos de férias (normais, coletivas e de rescisões) bem como abono pecuniário.

c) Cálculo coletivas - Este processo deve ser utilizado para o tratamento das férias coletivas, ou seja, inclusão dos recibos, cálculo e exclusão (quando necessário).

d) Recibo rescisão - Guarda os recibos de férias (normais, coletivas e de rescisões) bem como abono pecuniário.

e) Adiantamento de férias – são cadastrados os valores referente ao adiantamento de férias concedido ao funcionário.

f) Programação – permite efetuar uma programação dos dias de férias para os funcionários.

6) Aplicativo Rescisões: este aplicativo permite registrar e consultar informações referente a rescisão do funcionário. Possui as seguintes opções: Aviso prévio, rescisão normal/complementar, FGTS rescisão, outras informações rescisão, cálculo GRFC em atraso.

Figura 18: Aplicativo Rescisões

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) Aviso prévio - Esta tabela tem a finalidade de permitir ao usuário o cadastramento dos avisos prévios no momento que eles ocorrem. Com isso, o sistema irá efetuar as validações, retornando notificações e avisos em alguns casos como por exemplo, estabilidades, 30 dias antes da data base do sindicato e ainda rescisão conflitante com outros afastamentos, evitando dessa forma, a possibilidade de emitir relatórios de avisos e ao gerar a rescisão perceber que há diversos pagamentos a serem feitos que poderiam ser evitados e que encarecem a rescisão.

b) Rescisão normal/ complementar - Esta tabela guarda todas as rescisões. Sejam de funcionários, estagiários ou diretores. Em nenhuma situação é possível fazer somente um afastamento, sempre é necessário incluir a rescisão, neste momento o sistema automaticamente inclui um afastamento.

c) FGTS Rescisão – permite visualizar os valores que deverão ser recolhidos a título de FGTS na rescisão.

d) Outras informações rescisão – permite visualizar outras informações referente a rescisão que são utilizadas na geração do formulário do seguro desemprego. Informações como remuneração para fins rescisórios, remuneração do antepenúltimo, penúltimo e último mês trabalhado.

e) Cálculo GRFC atraso – permite calcular a GRFC quando estiver em atraso. 7) Aplicativo Vale transporte: nesse aplicativo são cadastradas informações referente ao transporte do funcionário, como: meio de transporte, linhas de transporte, escala, quantidade e cálculo.

Figura 19: Aplicativo Vale Transporte

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) Meios de transporte – permite cadastrar os meios de transportes utilizados pela empresa para o transporte de pessoal, como por exemplo, ônibus, carro, etc.

b) Linhas de transporte – neste cadastro existem duas informações, a primeira é o cadastro do percurso atendido pela linha que está sendo cadastrada, bem como a empresa que presta este serviço e o meio de transporte utilizado para

isso. Na segunda parte do cadastro temos os valores da linha, estes valores irão gerar o valor total do vale transporte.

c) Escala - Nesta opção vamos definir a escala do vale transporte. Existem duas formas de controle da escala, uma delas é informar a quantidade de passes necessários por dias trabalhados e o sistema encontrará a quantidade de passes pelo cálculo, observando a escala de horários do funcionário. A outra é informar uma quantidade fixa de vales para o mês. Nas duas formas o sistema irá encontrar o valor total do vale e também o valor de desconto. Deve-se cadastrar as escalas de acordo com as necessidades de cada funcionário, dando-se um numero e um nome para a escala, posteriormente esta escala será informada no cadastro do funcionário.

d) Quantidade - A opção quantidades está disponível para que o usuário efetue manutenções nas quantidades de passes quando necessário.

e) Cálculo - O cálculo do vale transporte deverá ser efetuado todo mês, antes de calcular a folha, para que o sistema consiga gerar o valor correto do desconto do vale transporte.

8) Aplicativo de Provisões: neste aplicativo é possível visualizar e calcular as provisões de férias e 13º salário. Este procedimento é efetuado após o cálculo da folha de pagamento do mês.

Figura 20: Aplicativo provisões

a) 13º salário – permite visualizar a última provisão calculada referente ao 13º salário para o funcionário individualmente.

b) Férias – permite consultar/visualizar a última provisão de férias calculada para o funcionário.

c) Cálculo 13º salário – permite calcular a provisão para décimo terceiro.

d) Cálculo férias – permite calcular a provisão de férias.

9) Aplicativo RAIS: Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego, por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975. Através desse aplicativo é executado a geração dessas informações, para que posteriormente seja gerado em arquivo para transmissão ao ministério do trabalho.

Figura 21: Aplicativo RAIS

a) Geração – através dessa opção é informado o ano que deseja gerar a Rais.

b) Cadastro – é demonstrado as informações geradas referente ao cadastro da empresa e dados dos funcionários.

10) Aplicativo DIRF: através desse aplicativo é gerado as informações referente a retenção do imposto de renda retido sobre a folha de pagamento, assim como em pagamento de terceiros.

Figura 22: Aplicativo DIRF

Fonte: Subsistema de Informações de Recursos Humanos da Empresa Modelo.

a) DIRF – apresenta as informações geradas para cada funcionário, assim como para terceiros, as quais serão transmitidas para o governo.

b) Gerar dados DIRF – permite selecionar o ano que deseja gerar a Dirf. Como existem entendimentos diferenciados quanto a obrigatoriedade da apresentação da DIRF, neste parâmetro permite-se ao usuário escolher a opção conforme seu entendimento.

c) Informe de Rendimentos – Armazena os dados da empresa (Fonte Pagadora) do Informe de Rendimentos. Possibilitando a alteração das mesmas diretamente neste cadastro para posterior geração do relatório ou arquivo do Informe de Rendimentos.

d) Gerar Dados Informe de Rendimentos – Este processo gera todos os dados para o Informe de Rendimentos em outras tabelas do sistema.

e) Outros Rendimentos - Permite cadastrar os valores de distribuições de lucros, juros sobre capital próprio, empréstimos contábeis e outras situações necessárias. Com isso permitimos imprimir o recibo do pagamento e após esses valores são utilizados na geração do Informe de Rendimentos e DIRF (quando for o caso).

f) Cálculo IRRF outros rendimentos - Este processo gera os DARF de IRRF dos funcionários/diretores referente aos valores de Outros Rendimentos.

g) Rendimento Anual - Esta tabela é utilizada para definir os valores dos limites anuais para a obrigatoriedade da apresentação do Informe de Rendimentos conforme a legislação vigente. Permite informar os rendimentos tributáveis e não tributáveis.