Funcionamento do iPortalDoc

No contexto onde o projeto será desenvolvido, importa salientar ao pormenor um dos quatro mercados onde a IPBRICK assume ter uma solução face à Gestão Documental – o iPortalDoc.

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O iPortalDoc é um software de gestão documental e processos, que permite uma gestão integrada eliminando a necessidade de utilizar mais do que um software ao mesmo tempo. Esta gestão documental e de processos baseia-se em workflows. De um modo geral, este

software permite inserir documentos referentes a processos/fluxos de trabalho de um

determinado cliente, onde este aprova o fluxo através de ações que vão surgindo ao longo do workflow, permitindo que este percorra um caminho desde a sua fase inicial até à sua fase final, designada por estado final.

Esta ferramenta de gestão documental e de processos quando é apresentada a um determinado cliente é composta por uma base standart- composta por um conjunto de dez processos base- contudo não é comercializada de igual forma para todos os clientes. Posto isto, pode-se afirmar que esta ferramenta é implementada de acordo com as necessidades do cliente e da organização em questão, garantindo que as suas necessidades e funcionalidades ocorram consoante o contexto do cliente.

Este sistema apresenta, de um modo geral, duas vantagens principais, sendo a colaboração e a integração. A colaboração garante que todos os documentos associados a um determinado processo sejam acessíveis, facilmente, pelos colaboradores consoante as permissões impostas; e a integração com outras ferramentas e aplicações.

Posto isto, pode-se concluir que esta ferramenta é adaptável e configurável a qualquer tipo de organização ou empresa.

O iPortalDoc, contém soluções direcionadas a diferentes setores de atividade específicos, como Câmaras Municipais, Juntas de Freguesia, Águas e Saneamento, Hospitais, Construção e Indústria, Centros de Formação, Engenharia, Educação, Cultura, entre outros.

A equipa que desenvolve o sistema iPortalDoc (IDI e Implementação e Suporte) consegue configurá-lo e moldá-lo para que apresente um conjunto de benefícios para a atividade da organização. Assim sendo, esta solução apresenta as principais características (IPBRICK, 2012):

 Facilidade de utilização;

 Integração no ambiente de trabalho dos utilizadores: permite a integração de qualquer tipo de documentação em qualquer formato;

 Segurança no acesso e ações sobre os documentos através de perfis e respetivas permissões;

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 Redução da informação em papel através da digitalização dos documentos;

 Controlo de processos com a utilização de workflow;

 Facilidade de comunicação: permite a troca de informação digitalmente entre as pessoas e/ou os departamentos interessados de forma rápida e segura;

 Integração com outros softwares.

Após as características acima enunciadas, é possível afirmar que o iPortalDoc apresenta vantagens como: acessibilidade fácil e rápida; redução de duplicação de dados; promoção da reutilização da informação e partilha; eliminação de documentos duplicados e possibilidade de controlo de versões; redução do espaço, custos de armazenamento e impressão; redução dos tempos de resposta, de circulação em papel, distribuição e recuperação dos documentos (pesquisas); relação entre documentos e e-mails; e, por último uma distribuição rápida e fácil de grandes volumes de informação multimédia. Para além das características e vantagens que o sistema apresenta, é igualmente importante, salientar as características e funcionalidades que o iPortalDoc apresenta, sendo:

 Arquivo da documentação numa hierarquia documental, que se adapta ao funcionamento de uma determinada empresa – organização por departamentos, processos de negócio; acesso através de browser e de qualquer parte do mundo (serviço que pode ser utilizado na Intranet, Extranet -via VPN - e Internet); armazenamento de documentos em qualquer formato.

 Integração no ambiente de trabalho dos utilizadores e na intranet – uso de aplicações de utilização comum como o browser, gestor de e-mails, sistema de ficheiros, possuindo portanto um interface intuitivo e familiar para os utilizadores.

 Workflows que se configuram de acordo com os seus processos empresariais –

gestão do ciclo de vida dos documentos, definição de circuitos documentais, em que toda a atividade da empresa pode ser calendarizada, notificando todos os envolvidos através de e-mail sobre eventos importantes e prazos de execução. O aspeto gráfico destes workflows e o mecanismo drag and drop facilitam a sua interpretação e conceção.

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Nesta ferramenta, o acesso é definido como comum, atualizado e permanente aos utilizadores envolvidos, visto que, todas as ações ficam registadas e é possível ter acesso em qualquer momento através do “Esquema Cronológico”.

 Definição e configuração de perfis e permissões para os utilizadores – adaptação às especificidades das funções dos colaboradores permitindo a gestão de perfis de grupos de utilizadores ou utilizadores individuais. Deste modo, cada colaborador tem apenas acesso à informação que diz respeito à sua função, quer ao nível das pastas que compõem a hierarquia documental, quer ao nível dos documentos. Isto possibilita uma maior segurança no acesso e na recuperação da informação. O controlo de versões garante manter o histórico de edições, bem como, os seus autores e intervenientes e o utilizador só pode aceder a qualquer uma das edições, desde que tenha permissões para tal.

 Além da introdução de documentos por upload (procura no disco local), digitalização direta para uma pasta no iPortalDoc, ainda é possível gerar documentos no formato PDF a partir de modelos (templates) pré-definidos e no formato de OpenOffice. A criação de templates tem como finalidade a uniformização de tipologias documentais, bem como, o aspeto visual dos documentos.

 Associação de documentos e mensagens de correio eletrónico a documentos –

através da associação de documentos, revisões e ligações a várias pastas poderá ter um conhecimento completo sobre determinado assunto e compreender todas as fases em que um documento esteve envolvido durante o seu ciclo de vida.

 Registo e gestão de correspondência e integração com fax e e-mail – não é

necessária a circulação de papel e há uma redução dos riscos de extravio. Além do fácil acesso, a mesma carta pode ser lida em simultâneo por vários utilizadores, sendo que todas as ações sobre um documento são registadas.

 Criação de relatórios e instrumentos de apoio à decisão – possibilidade de obter relatórios pormenorizados por atividades, colaboradores, entre outros itens, e estatísticas de toda a atividade da sua empresa, que pode ser útil para evidenciar os níveis de produtividade e contribuir para a elaboração de um plano de ação.

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 Facilidade de Pesquisa – apenas com a introdução de uma palavra e um clique fazemos uma pesquisa rápida. A avançada permite pesquisar em toda a meta- informação e com a vantagem de conjugarmos vários campos de pesquisa.

 Integração com certificados de assinatura digital – para além das assinaturas individuais (assinaturas digitalizadas), podem ser emitidos documentos com o certificado da empresa. Com esta possibilidade, a sua correspondência através do

email ganha força legal, o que lhe proporcionará uma grande poupança em custos

relacionados com a impressão em papel e a sua circulação postal.

 Contributo para Sistemas de Gestão de Qualidade / certificação – possibilidade de controlo de versões de um documento, sendo que a versão mais atual é a que se encontra disponível para consulta; controlo de acessos; abordagem por processos organizacionais; normalização de documentos do mesmo tipo (templates).

 Calendário de eventos (reuniões, visitas, etc.) e agenda de contactos integrados

no sistema.

Para um bom funcionamento por parte do iPortalDoc, este precisa da colaboração do sistema operativo IPBRICK, um sistema operativo Unix na sua variante Linux. É através do sistema operativo IPBRICK e os seus respetivos que se inicia a atividade do iPortalDoc, incluindo a atividade de outra funcionalidade designada por iPortalDocLight. Este sistema, o iPortalDocLight permite a publicação online de documentos, que se

encontram no iPortalDoc, para entidades externas (necessário login e password). O acesso é permitido consoante tipo de entidade, entidade e tipo de documento. Poder-se-á aceder ao conteúdo do documento, à meta informação e efetuar pesquisas de documentos (e download de ficheiro. zip com os documentos resultantes de uma pesquisa. Para que seja garantida a segurança e bom funcionamento do módulo iPortalDoc Light, o mesmo deverá ser instalado numa IPBRICK.C de comunicações.

É ainda importante referir que é no sistema da IPBRICK.OS que são criados e geridos os utilizadores e os grupos dos quais os utilizadores pertencem.

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