Ele pode e deve ser adaptado às necessidades de cada projeto; esta seção tem como objetivo apresentar uma adaptação da abordagem realizada pelo PMBoK, para a gerência de escopo de um projeto de desenvolvimento de sistemas data warehouse.
A seção estará apresentando: processos, técnicas, ferramentas e documentos/templates específicos para este tipo de projeto. O principal objetivo é mostrar como a leitura do PMBoK pode ser adaptada, afim de maximizar a chance de sucesso para um projeto tão peculiar.
Nesta proposta, a gerência de escopo deveria ser atendida por seis processos. Além dos cinco já existentes, está sendo acrescentado o processo “Validação do escopo do projeto”. Este processo surge em decorrência da forte necessidade de reforçar a coerência e correção na obtenção dos requisitos de negócio.
8.1 Planejamento do Escopo
Na visão adaptada, este processo continua responsável pela elaboração do plano de gerenciamento de escopo. A única diferença é que na apresentação do PMBoK, o plano de gerenciamento de escopo é utilizado para orientar em relação a:
i. definição do escopo do projeto,
ii. desenvolvimento da declaração do escopo detalhada do projeto, iii. definição e desenvolvimento da estrutura analítica do projeto, iv. verificação do escopo do projeto e
v. controle do escopo do projeto.
Nesta nova visão, devemos acrescentar uma nova função para o plano de gerenciamento de escopo, que é: acrescentar a orientação para como validar o escopo do projeto. Com relação às entradas deste processo, é importante acrescentar entrevistas com o usuário ou analista de negócio. O gerente e equipe precisarão de informação mais detalhadas para realizar este planejamento com sucesso.
A figura a seguir mostra as principais entradas, ferramentas e saídas do processo de Planejamento do Escopo.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Fatores Ambientais da
Empresa Opinião especializada Plano de gerenciamento do
escopo do projeto Ativos de Processos
Organizacionais Modelos, Formulários, normas, planilhas ETL Termo de Abertura do Projeto Declaração do escopo preliminar do projeto Plano de gerenciamento do projeto Entrevistas com usuários e/ou analistas do negócio
Figura 10: Planejamento do escopo: ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: (Adaptação PMBoK – 2004)
8.2 Definição do Escopo
Talvez este seja o processo mais afetado pelas particularidades de um sistema data warehouse. Neste tipo de projeto, uma mudança tardia pode afetar todas as etapas subseqüentes, tais como: modelagem, design físico, arquitetura da solução, desenvolvimento de aplicações...
Além das orientações já existentes no PMBoK (PMI,2004), podemos detalhar a ferramenta “Análise das partes interessadas”, enfatizando:
i. Entrevistas com usuários e analistas de negócio: as entrevistas devem ser conduzidas com o intuito de entender os objetivos e desafios do negócios, além de compreender como o usuário analisa as informações para tomada de decisão. Estas entrevistas devem ocorrer individualmente ou com um número pequeno de usuários, máximo de três pessoas por sessão. A entrevista, deve ser conduzida de forma que todos participem, deve-se evitar situações onde o entrevistado consiga se “esconder” ou omitir suas opiniões.
ii. Reuniões com presença de um facilitador: tem como grande vantagem a possibilidade de envolver um número maior de pessoas simultaneamente, pode ser realizado quando a equipe do projeto já tem o conhecimento prévio do negócio.
iii. Apresentação da proposta e objetivos do sistema: este tipo de projeto costuma ser multi-departamental, por isso é muito comum encontrar resistência para participação dos usuários. Por aspectos culturais de algumas organizações, os projetos de data warehouse tendem a ser menos prestigiados que projetos com foco operacional. Quando chamado para uma entrevista ou reunião com o facilitador, o usuário precisa saber a finalidade e objetivos do projeto.
iv. Apresentação de piloto ou protótipo: O usuário pode não conhecer a tecnologia e por isso ter dificuldade para entender no que o sistema poderá lhe ajudar. A apresentação de um protótipo pode mostrar os diversos recursos e facilitar o entendimento e colaboração por parte do usuário.
v. Reuniões com responsáveis pelos sistemas de origem: importante para avaliar se os requisitos informados pelos usuários de negócio são tangíveis e possíveis de serem obtidos a partir dos sistemas de origem.
A figura 11 mostra a relação das principais entradas, ferramentas e saídas utilizadas neste processo.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Ativos de processos
organizacionais Análise de produtos Declaração do escopo do projeto
Termo de abertura do
projeto Identificação de alternativas Mudanças solicitadas
Declaração do escopo
preliminar do projeto Opinião especializada Plano de gerenciamento do escopo do projeto (atualizações)
Plano de gerenciamento do escopo do projeto
Análise das partes interessadas Especificação de Requisitos Multidimensionais
Solicitações de mudanças
aprovadas Entrevistas com usuários Planilhas ETL
Sessões com presença de facilitador
Apresentação dos objetivos do sistema
Apresentação de protótipo com recursos do sistema
Reuniões com equipes
responsáveis pelos sistemas de origem/transacionais
Figura 11: Definição do escopo: ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: Adaptação PMI, 2004
Este processo terá como saída a declaração final do escopo, segundo a visão do PMBoK, este documento deve apresentar:
i. Objetivos do projeto: o projeto pode possuir vários tipos de objetivos, como: técnicos, de negócios, de custo, cronograma e até qualidade.
ii. Descrição do escopo do produto: descreve as características do produto, serviço resultante do projeto.
iii. Requisitos do projeto: descreve as condições ou especificações que o resultado do projeto deverá atender.
iv. Limites do projeto: define a fronteira entre o que está incluído e excluído do projeto.
v. Entregas do projeto: incluem todas as saídas que compõem o resultado do projeto.
vi. Critérios de aceitação de produtos: define o critério adotado para aceitação dos produtos terminados.
vii. Restrições do projeto: Relaciona as restrições específicas, que estejam associadas ao escopo do projeto.
viii. Premissas do projeto: Relaciona as premissas do projeto e seu possível impacto. As premissas relacionadas na declaração do escopo são mais numerosas e detalhadas do que as relacionadas no termo de abertura do projeto.
Com relação ao caso específico de projetos para sistemas data warehouse, devemos observar a inclusão de dois documentos na questão referente aos requisitos do projeto.
8.2.1 Especificação de Requisitos Multidimensionais (ERM):
Este documento tem como objetivo registrar o modelo conceitual, previamente discutido com os usuários. Ele é organizado de tal forma, que tanto membros da equipe do projeto, como usuários leigos em tecnologia, possam interpretá-lo e entender os conceitos adotados para representação do negócio.
Ele é organizado de forma a apresentar a relação de fatos e dimensões que compõem o esquema dimensional. Granularidade das estrelas e forma de consolidação dos “fatos” também devem ser registrados.
8.2.2 Planilhas Extração, Transformação e Carga (ETL)
Este documento é resultado da interação entre a equipe do projeto e as equipes responsáveis pelos sistemas de origem, ditos transacionais. As planilhas têm como objetivo mapear os requisitos dos usuários, identificando suas respectivas origens nos sistemas transacionais. Eventuais transformações ou comportamentos diferenciados ao longo do tempo devem ser registrados neste documento. Como por exemplo:
8.3 Criar Estrutura Analítica do Projeto
Apesar de cada projeto ser único, possuindo suas próprias particularidades, podemos reutilizar modelos baseados no ciclo de vida comum para este tipo de projeto.
O projeto de data warehouse já possuiu uma subdivisão natural, que é a divisão por assuntos ou estrelas. Ainda é importante destacar o cuidado para não decompor a níveis muito baixos, evitando o esforço excessivo no gerenciamento destes pacotes.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Ativos de processos
organizacionais Modelos de estrutura analítica do projeto Declaração do escopo do projeto (atualizações) Declaração do escopo do
projeto Decomposição Especificação de Requisitos
Multimensionais (atualizações)
Plano de gerenciamento do
escopo do projeto Estrutura analítica do projeto
Solicitações de mudanças
aprovadas Dicionário da EAP
Especificação de Requisitos
Multimensionais Linha de base do escopo
Plano de gerenciamento do escopo do projeto
(atualizações) Mudanças solicitadas
Figura 12: Criar EAP: ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: Adaptação (PMI, 2004)
A figura 12 mostra a relação das principais entradas, ferramentas e técnicas, destacando o documento Especificação de Requisitos Multidimensionais, como documento fundamental para o processo, correspondendo a uma forte característica do gerenciamento do escopo de projetos data warehouse.
Linha de base do escopo do projeto
Para um sistema data warehouse, a linha de base do escopo do projeto será composta por:
i. Declaração do escopo detalhada aprovada,
ii. Documento de especificação de requisitos multidimensionais, iii. Planilhas ETL,
iv. EAP e
v. Dicionário da EAP.
Ressaltando a existência do segundo e terceiro item, referentes aos documentos de especificação de requisitos multidimensionais e planilhas de extração e carga.
8.4 Verificação do Escopo
Este processo é responsável pela obtenção do aceite formal, confirmando que a entrega realizada está de acordo com o escopo definido previamente. O desenvolvimento de sistemas data warehouse costuma ocorrer por incrementos, cada novo incremento entregue deve ser verificado e confirmado pelo cliente.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Declaração do escopo
do projeto Inspeção Entregas aceitas
Dicionário da EAP Mudanças solicitadas
Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto Ações corretivas recomendadas Entregas
Figura 13: Verificação do escopo: ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMi, 2004
A figura 13 mostra as principais entradas, ferramentas e saídas do processo, segundo a perspectiva do PMBoK (PMI, 2004).
8.5 Validação do Escopo
Este processo não existe na estrutura do PMBoK, e está sendo sugerido devido ao grau de importância na identificação e registro dos requerimentos do sistema.
O processo anterior (verificação do escopo) é responsável por obter a aceitação formal, garantindo que a entrega foi concluída de forma satisfatória. Isto implica em dizer: “a entrega foi concluída conforme o que foi definido no escopo”. Este novo processo tende a responder outra pergunta, que é: “com esta definição de escopo, estaremos entregando o que o usuário realmente deseja?
Muitos projetos de data warehouse falham por não conseguir identificar o real desejo do usuário. Este processo de validação pode aumentar as chances de sucesso do projeto.
Para viabilizar esta validação, é necessário criar um grupo ou comitê aprovador do escopo. Assim como já existe um comitê para controle de mudanças, este grupo deverá ser composto por vários partes interessadas, preferencialmente por representantes: da equipe de projeto, cliente e patrocinador.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Declaração do escopo
do projeto validação do escopo Reunião para escopo do projeto Declaração do (atualizações) Especificação de Requisitos Multimensionais Especificação de Requisitos Multimensionais (atualizações)
Planilhas ETL Ações corretivas
recomendadas
Figura 14: Validação do escopo: ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: Adaptação PMI, 2004
A figura 14 apresenta uma proposta para as entradas, ferramentas e saídas de um novo processo. As planilhas ETL e o documento de Especificação de Requisitos Multidimensionais são fundamentais para caracterizar as necessidades de um projeto data warehouse. A reunião para validação do escopo tem como objetivo confirmar que o escopo definido deverá atender a necessidade do cliente. Saídas como: ações corretivas e documentos de especificação de requisitos multidimensionais são fundamentais para o sucesso do projeto.
8.6 Controle do Escopo
Este processo faz parte do grupo de processos de controle, tem como principal responsabilidade tratar e controlar as mudanças e seus impactos. Pode-se dizer que em um sistema data warehouse é impossível evitar mudanças no escopo, é normal o escopo sofrer alterações à medida que o negócio se torna mais conhecido e o escopo mais detalhado.
Todos os processos até então tendem a minimizar o erro na definição do escopo, deve-se destacar que este controle é fundamental para o sucesso do projeto. Manter o escopo dentro dos limites é primordial, entender que os limites abordam: custo, qualidade, tempo e até mesmo o assunto do negócio.
A característica de um sistema data warehouse é de constante mudança, as regras de negócio mudam, a política muda, o cenário econômico muda, o usuário muda, enfim tudo sofre alteração. E por isso o sistema também precisa sofrer mudanças. Ë um grande desafio identificar quando estas mudanças ultrapassam os limites de projeto e por isso podem gerar outros projetos ou incrementos para o data warehouse.
9. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O desenvolvimento de sistemas data warehouse apresenta particularidades que o diferencia de sistemas tradicionais. Apesar da gerência de escopo e requisitos representar o principal fator de sucesso deste tipo de projeto, as metodologias utilizadas pelo mercado ainda apresentam forte tendência em se preocupar mais com a tecnologia, em detrimento a questão de requisitos e escopo.
Uma das motivações para este trabalho é considerar que um projeto para desenvolvimento de um sistema data warehouse é especial, apresentando particularidades que precisam ser atendidas também de forma especial. De todas as disciplinas existentes, o gerenciamento do escopo do projeto é o maior desafio para o gerente de projetos de um sistema data warehouse. Tanto a correta definição do escopo, como o eficaz controle de mudanças, podem e devem fazer a diferença entre um enorme fracasso e um total sucesso. O PMBoK (PMI,2004), considerado um guia geral de melhores práticas, não possui ferramentas e técnicas específicas para este tipo de sistema. Sem intenção de alterar o aspecto generalista do PMBoK, podemos fazer uma leitura direcionada a um sistema data warehouse, incluindo técnicas, ferramentas e processos específicos para levantamento de requisitos e validação do escopo.
Com esta motivação, este trabalho sugere que os projetos para sistemas data warehouse utilizem um processo de validação do escopo, etapa que deve ser fundamental para assegurar que o escopo definido, realmente vai atender as necessidades dos stakeholders envolvidos. Para isso é preciso assegurar que os interessados tenham consciência do que a tecnologia poderá proporcionar, somente assim, a equipe do projeto poderá ter segurança que entende a real necessidade do usuário. Este trabalho ainda sugere a utilização de artefatos específicos para este tipo de projeto, tais como: planilhas ETL e documentos de requisitos multidimensionais, ambos os documentos facilitam o entendimento dos requisitos apontados pelos usuários.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ADELMAN, Sid – Data warehouse Project Management – Addison Wesley, 2006 KIMBALL, Ralph – The Data warehouse Lifecycle Toolkit – Wiley, 1998
________, _____ – The Data warehouse Toolkit, Second Edition – Wiley, 2002 MULCAHY, Rita – PMP Exam Prep – RMC Publications, 2005
PETERSON, Tim – Microsoft OLAP Unleashed – Sams, 1999
PMI. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, INC – A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide) – Third Edition
RILSTON, Fábio – Uma Metodologia para Definição de Requisitos em Sistemas Data warehouse – Dissertação de Mestrado. 2003
REFERÊNCIAS ELETRÔNICAS
ANEXO
Relação de disciplinas e processos PMBoK, 2004 A. Gerenciamento de integração do projeto 1. Desenvolver termo de abertura do projeto
2. Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto 3. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
4. Orientar e gerenciar a execução do projeto 5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto 6. Controle integrado de mudanças
7. Encerrar o projeto
B. Gerenciamento do escopo do projeto 1. Planejamento do escopo
2. Definição do escopo
3. Criar Estrutura Analítica do Projeto 4. Verificação do Escopo
5. Controle do Escopo
C. Gerenciamento de tempo do projeto 1. Definição da atividade
2. Sequenciamento de atividades 3. Estimativa de recursos da atividade 4. Estimativa de duração da atividade 5. Desenvolvimento do cronograma 6. Controle do cronograma
D. Gerenciamento de custos do projeto 1. Estimativa de custos
3. Controle de custos
E. Gerenciamento da qualidade do projeto 1. Planejamento da qualidade
2. Realizar a garantia da qualidade 3. Realizar o controle da qualidade
F. Gerenciamento de recursos humanos do projeto 1. Planejamento de recursos humanos
2. Contratar ou mobilizar equipe do projeto 3. Desenvolver equipe do projeto
4. Gerenciar equipe do projeto
G. Gerenciamento das comunicações do projeto 1. Planejamento das comunicações
2. Distribuição das informações 3. Relatório de desempenho
4. Gerenciar as partes interessadas
H. Gerenciamento de riscos do projeto 1. Planejamento do gerenciamento de riscos 2. Identificação de riscos
3. Análise qualitativa de riscos 4. Análise quantitativa de riscos
5. Planejamento de respostas a riscos 6. Monitoramento e controle de riscos
I. Gerenciamento de riscos do projeto 1. Planejar compras e aquisições
2. Planejar contratações
3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores
5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato