Gerenciamento de Demandas

Este processo é o responsável por toda a coleta e avaliação das demandas da

organização, desde a coleta de demandas até a escolha de qual será contratada, além de

todo o processo de melhoria contínua do modelo.

Na na etapa de coleta de demandas, é eleito um time para cuidar dos processos de

aquisição, ficando estes responsáveis pela coleta das demandas, que vem da alta direção

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e também como sugestões dos colaboradores, haja visto que estes tem uma visão mais

completa sobre as atividades do dia a dia da organização.

A partir desta etapa, uma lista de demandas é gerada e então o Kanbam de

demandas da organização é atualizado. Se houverem novas demandas, começam as fases

de análise, caso contrário, a procura por novas demandas continua.

O processo de análise é composto por 3 outros subprocessos:

∙ Análise de demandas;

∙ Análise de viabilidade;

∙ Análise de riscos.

Cada uma levando em consideração um aspecto diferente, mas extremamente

im-portante na escolha como um todo.

A análise de demandas leva em consideração todos os documentos produzidos até

o momento, também levando em conta documentos gerados por processos anteriores. A

partir disso, fornece um relatório para as etapas subsequentes.

As análises de risco e viabilidade ocorrem em paralelo, e são extremamente

im-portantes dentro do processo de aquisição.A análise de risco, consiste na análise da

docu-mentação gerada até o momento, e então em uma análise swot e a confcção de um gráfico

burndown de riscos. A análise de viabilidade, que pode ser vista na Figura 3, consiste

em duas etapas distintas. Primeiro uma análise do problema em sí, e se o mesmo pode ser

resolvido apenas mudando o processo interno da empresa. Se o problema não puder ser

resolvido de forma simples, então é feito todo o estudo padrão de viabilidade da aquisição,

focando em pessoal, recursos e valor.

Figura 3 – Análise de Viabilidade

A análise do processo é de extrema importancia dentro do modelo, pois permite

a organização analisar todo o processo que envolve a demanda e então poder perceber se

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é realmente necesssário realizar uma aquisição para atende-la, ou se somente mudando o

processo interno, é possível melhorar o seu desempenho, evitando assim uma compra.

Continuando o processo de gerenciamento de demandas, temos as fases de ranking

e de escolha das demandas. O rank começa com a escolha dos critérios de avaliação, sendo

então gerada uma lista com o ranking das demandas. O processo de escolha se utiliza desta

lista, enviando então a demanda escolhida para o início do modelo, como pode ser visto

na Figura 1.

Os dois processos que restam, Melhoramentos e o Gerenciamento de subprocessos,

são também processos contínuos dentro do modelo. Ambos tem inspiração nos métodos de

controle e aprimoramento das metodologias ágeis, principalmente o Scrum [13] e o SAFe

[14].

O gerenciamento do subprocesso, como pode ser visto naFigura 4, é responsável

por avaliar o progresso das demandas em andamento, pelas reuniões de acompanhamento

e também pela análise do custo X beneficio.

Figura 4 – Gerenciamento de Subprocesso

A análise de progresso, tem como objetivo analisar as demandas já entregues,

atu-alizando o Kanbam para que todos possam acompanhar o progresso de cada processo,

me-lhorando a comunicação e também a disseminação de informação dentro da organização.

Além destas tarefas, esta etapa também é responsável pela geração de dados qualitativos

e quantitativos a respeito das aquisições feitas pela organização, dados estes que serão

usados nos processos de aprimoramento do modelo.

As reuniões são inspiradas nas reuniões diárias do Scrum [13], e tem como objetivo

mostrar como o processo tem caminhado e quais os empecilhos encontrados pelos membros

da equipe em realizar os seus trabalhos. Isso é extremamente importante, pois permite

corrigir pequenas falhas que podem acabar gerando um prejuízo maior se deixadas de

lado. As reuniões não precisam ser diárias, ficando a cargo de cada organização definir

um prazo específico para a realização das mesmas, sendo recomendado que sejam feitas

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pelo menos uma vez por semana, até que a empresa adquiria um certo grau de maturidade.

O gerenciamento de demandas, inspirado no gerenciamento de portifólio do SAFe

[14] e que pode ser visto na Figura 5, é uma das partes mais importantes dentro do

gerenciamento de subprocessos, pois ele analiza o custo benefício das demandas mais

re-centes em relação as demandas em andamento, comparando se é mais vantajoso continuar

com os processos em andamento, ou encerrá-los, a fim de dar início a um novo processo

de aquisição que gere mais benefíos a empresa. Para isso, é feita uma análise completa

dos processos em andamento e dos novos processos, levando em consideração os pontos

envolvidos em encerrar um processo, o começo de outro e se isso é de algum modo mais

vantajoso para a organização.

Figura 5 – Gerenciamento de Demandas Internas

O processo de melhoria contínua existe para promover a adaptação do modelo para

a organização de forma plena, sempre buscando uma melhora na qualidade dos processos

desenvolvidos pelo modelo e também pela organização.

O processo de melhoria contínua, que pode ser visto na Figura 6, funciona

ana-lisando a documentação gerada por todas as fases do modelo, além de tudo aquilo que

foi gerado nas reuniões periódicas, analisando então os pontos positivos e negativos de

cada processo realizado, e também as dificuldades enfrentadas pela equipe, gerando assim

uma visão completa sobre tudo o que foi feito e gerando um melhor entendimento dos

processos, possibilitando assim uma melhor visão de como melhorá-los e a implantação

de melhorias que possam ajudar a organização a ganhar produtividade.

No documento MATHEUS SANTANA DA SILVA GAIA MODELO DE MATURIDADE PARA AQUISIÇÃO DE SOFTWARE (páginas 29-33)