Gestão de encomendas

Na FSC o aprovisionamento é realizado principalmente através da compra aos armazenistas, sendo também realizadas compras diretas aos laboratórios, através dos delegados de informação médica que se deslocam sobretudo no início de cada mês à farmácia. Como os armazenistas asseguram a distribuição diária das encomendas, não é necessário ter grandes quantidades de produtos em stock, realizando-se assim encomendas através do programa informático Sifarma 2000 ou contactando os armazenistas por via telefónica.

Existem diversos tipos de encomendas, como a encomenda diária, a encomenda de esgotados e a encomenda manual. Após a criação da ficha do produto e atribuição dos valores de stock mínimo e máximo e de um fornecedor preferencial, o programa Sifarma 2000 gera um proposta de encomenda diária de todos os produtos em que se atingiu o stock mínimo, sendo a quantidade a encomendar na proposta sempre a diferença entre o stock que existe no momento da encomenda e o stock máximo. Tendo em conta que o programa gera propostas e não encomendas definitivas, apenas para o fornecedor indicado como preferencial, estas encomendas podem sempre ser alteradas pelo farmacêutico para que estas sejam sempre vantajosas para a gestão de stocks.

Desta forma, na FSC, como pude perceber desde o mesmo 3º dia de estágio, ou o Diretor Técnico ou outro elemento do quadro farmacêutico fazem a análise da proposta de encomenda de forma a acrescentar ou suprimir medicamentos ou outros produtos de saúde que julguem ser necessários repor na farmácia, alterar a quantidade encomendada ou selecionar um fornecedor diferente do fornecedor preferencial, que proporciona condições mais vantajosas de compra. Concluída a análise da encomenda faz-se a aprovação da encomenda e envia-se diretamente ao fornecedor por via informática. O envio destas encomendas faz-se habitualmente em três diferentes períodos do dia, às 13 horas de forma a repor os medicamentos e outros produtos que foram dispensados durante o período da manhã, às 18 horas, para repor o que foi dispensado durante o período da tarde e depois do encerramento da FSC. Nos casos em que é necessário realizar um pedido urgente ou ter a garantia do dia da entrega de medicamentos que se encontram em falta como ocorreu por exemplo com o AVAMYS® (furoato de fluticasona, indicado nos sintomas da rinite alérgica) [19] durante o final do mês de janeiro e início do mês de fevereiro, com o Xarelto® (rivaroxabano) durante os meses de abril e maio, entre outros medicamentos, a encomenda faz-se por via telefónica.

Os dois armazenistas a quem a FSC efetua habitualmente encomendas são a PLURAL – Cooperativa Farmacêutica, CRL e a Alliance Healthcare, sendo entregues as encomendas enviadas às 13 horas, às 18 horas e após o encerramento da FSC, por volta das 14 horas, das 19 horas e das 9 horas do dia seguinte, respetivamente. A escolha destes dois armazenistas baseia-se em critérios relacionados com a qualidade do serviço prestado (número de entregas diárias, possibilidade de devoluções, acessibilidade que a farmácia tem aos produtos) e também em critérios económicos (datas limite de pagamento mais favoráveis, possíveis bónus e descontos).

Quanto à realização de encomendas diretamente ao laboratório estas são feitas aos delegados de informação médica que se deslocam à FSC ou então por contacto telefónico entre o Diretor Técnico da FSC e os delegados de informação médica representantes de cada laboratório. Normalmente as quantidades encomendadas são até superiores ao stock máximo definido no Sifarma 2000, uma vez que ao comprar maior número de produtos se consegue retirar algumas vantagens económicas. Estas encomendas são realizadas consoante os stocks que existem na FSC e englobam não só produtos de dermocosmética, dispositivos ortopédicos

e de higiene oral, como não poderia deixar de ser também medicamentos. Outra situação em que ocorre a compra direta ao laboratório é quando alguns medicamentos se encontram abaixo do stock mínimo na FSC e esses medicamentos estão esgotados no armazenista, como aconteceu por exemplo com o Zoloft®, nos meses de março e abril, fazendo-se neste caso uma encomenda por via telefónica diretamente ao laboratório.

No que diz respeito à encomenda de esgotados o processamento desta é similar à encomenda diária, para tal após a receção de cada encomenda diária, os medicamentos e outros produtos de saúde requisitados e que não foram enviados são classificados como esgotados, transferindo-se a encomenda desses produtos para outro fornecedor e gerando-se uma nova proposta de encomenda que pode ou não ser agrupada à encomenda diária realizada para esse fornecedor.

Já a encomenda manual é habitualmente criada na FSC para produtos que foram encomendados diretamente ao laboratório, quer através dos delegados de informação médica, quer por via telefónica. No meu 4º dia de estágio tive a oportunidade de eu próprio criar pela primeira vez uma encomenda manual de um produto, soro fisiológico, que tinha sido encomendado diretamente ao laboratório por via telefónica. Na minha 2ª semana de estágio tive também a oportunidade de criar encomendas manuais, já com um número substancial de medicamentos, realizadas aos delegados de informação médica da Actavis® e da Krka® que se deslocaram à FSC no final do mês de janeiro e início do mês de fevereiro e também de produtos de dermocosmética que tinham sido encomendados aos delegados de informação médica da Pierre Fabre. Ao longo de todo o estágio realizei esta tarefa em diversas outras ocasiões. No mês de março realizei também um esboço de uma encomenda, que foi posteriormente revisto pelo meu supervisor, com os produtos a encomendar à Actavis®, com base no stock existente na FSC e a média de vendas dos últimos seis meses.