Gestão de Projectos

No âmbito empresarial, o conceito de gestão de projectos com este sentido apareceu nos Estados Unidos durante os anos 50 e 60 com o nome “project management”. Consiste em sistematizar as técnicas de gestão e as formas de organização adequadas, para fazer face a operações complexas que se tornam muito difíceis de dominar, se forem aplicados os sistemas de gestão clássicos e se forem mantidas as estruturas orgânicas funcionais adequadas às tarefas de tipo repetitivo e contínuo.

Segundo o PMI a gestão de projectos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, com o objectivo de levar o projecto a bom termo, atendendo aos seus requisitos de âmbito, tempo, custo e qualidade.[17]

Assim, o principal objectivo na gestão de projectos é um produto final, com o melhor desempenho possível, numa perspectiva dinâmica e flexível, ou seja, procedendo às alterações necessárias que se verifiquem durante o avanço do projecto.

A gestão de projectos inclui:

1. Identificação dos requisitos;

2. Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas, à medida que se desenvolve o projecto;

3. Balanceamento das restrições conflituantes do projecto que incluem, mas não se limitam a:

a. Âmbito: assegurar que o projecto abrange todo o trabalho necessário e apenas o necessário;

b. Qualidade: assegurar a conformidade do projecto com os requisitos e expectativas do cliente;

26 c. Cronograma: assegurar que o projecto respeita os prazos previstos;

d. Orçamento: assegurar que o projecto é concluído dentro do orçamento previsto;

e. Recursos: assegurar a melhor imputação de recursos ao desenvolvimento do projecto;

f. Riscos: assegurar que os riscos do projecto sejam sistematicamente identificados, analisados, tratados e registados;

A gestão do projecto tem ainda um papel essencial na produção de construções de qualidade e possibilita a introdução de novidades tecnológicas no processo produtivo, que pode resultar numa maior satisfação do cliente.

3.3.1 Fases da Gestão de Projectos

Para uma melhor gestão de projectos, a prática comum é a sua divisão em fases, que de forma conjunta passam a ser denominadas de ciclo de vida do projecto. Tais fases não são únicas e podem mudar entre as organizações.

No mundo actual, em que a competitividade é uma característica fundamental, é determinante cumprir os prazos de entrega previstos, com o orçamento estimado e com a qualidade pretendida. Sendo assim, descrevem-se de seguida as principais fases da gestão de projectos:

1. Fase conceptual: consiste em identificar qual a necessidade a ser satisfeita, resultante das solicitações de clientes, de uma equipa de projectos ou das entidades empregadoras. Nesta fase existem apenas linhas gerais do problema a ser resolvido.

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Com frequência são realizados estudos de viabilidade, com vista a clarificar o projecto antes de avançar para a fase seguinte;

2. Fase de definição: consiste em definir claramente o que vai ser desenvolvido na solução proposta.

Os elementos necessários para a definição de um projecto são:

a. Objectivos claros e mensuráveis, que envolvem normalmente a minimização ou maximização de medidas associadas aos critérios de tempo, custo e qualidade;

b. Âmbito, no qual se identifica os trabalhos a realizar e os resultados a obter.

É no âmbito do projecto que se defini claramente o que vai e o que não vai ser feito durante o projecto;

c. Estratégia, onde a organização define, de forma geral, como se podem concretizar os objectivos do projecto e satisfazer as medidas de desempenho.

3. Fase de planeamento geral: tem início após a definição do projecto.

Esta fase envolve as seguintes etapas fundamentais:

a. Identificar as actividades;

b. Estimar a duração das actividades;

c. Definir as dependências entre as actividades;

d. Identificar os recursos;

e. Definir as capacidades disponíveis dos recursos.

28 A designação “actividade”, pode compreender um trabalho qualquer a executar, ao qual se associa sempre uma duração, cujo valor depende dos recursos e/ou meios disponíveis para a concretização. As actividades podem permitir um ou mais tipos de dependências consoante o tipo de problema e é usual a sua representação numa rede de projecto.

A maioria dos projectos são demasiadamente complexos para serem planeados e controlados eficazmente, sem que sejam previamente subdivididos em partes governáveis.

É então na fase de planeamento geral que se procede à divisão do projecto em quantidades de trabalho, que possam ser planeadas e controladas eficazmente. É usual recorrer-se ao

“Work Breakdown Structure” (WBS), que consiste em dividir o projecto em tarefas principais e identificar as actividades específicas que necessitam de ser realizadas para cada tarefa principal, de forma a cumprir os objectivos do projecto (figura 3.1).[18]

Figura 3.1 Processo de estrutura de divisão de trabalhos segundo WBS[18]

As actividades para serem executadas, dependem dos recursos disponíveis (mão-de-obra, máquinas, dinheiro, etc.). Por sua vez, os recursos variam em capacidade e custo, sendo que alguns deles incluem restrições temporais que limitam o seu período de utilização.

Cada um dos recursos a serem identificados pode ser classificado de natureza renovável

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(engenheiro, gruas), não-renovável (cimento, tijolos) ou duplamente limitado (dinheiro).[18]

4. Fase de planeamento operacional: envolve a construção de um plano base, o qual especifica as datas de início e de fim para todas as actividades; a qualidade de um plano base é fundamental para o sucesso do projecto;

5. Fase de controlo: uma vez aprovado o plano base, este deve ser implementado. A implementação envolve a execução do trabalho de acordo com o plano base e respectivo controlo, com vista a que o projecto seja concluído cumprindo os objectivos. Durante a execução do projecto, o progresso deve ser monitorizado e comparado com o trabalho previsto. Se esta comparação revelar que o projecto se começa a atrasar ou exceder o orçamento previsto, devem ser tomadas de imediato acções correctivas;

6. Fase de conclusão: última fase do projecto, também muito importante e não deve deixar de cumprir os objectivos definidos inicialmente.

No fluxograma 3.1 são apresentadas as principais fases da gestão de projectos.

30 Fluxograma 3.1 Principais fases da gestão de projectos [18]