4 ANÁLISE E TRATAMENTO DOS DADOS
4.5 GESTÃO DOCUMENTAL
A implementação de uma política de preservação das informações pressupõe algumas medidas indispensáveis, dentre as quais pode-se assinalar o que Jardim (2013, p. 47 e 48) denomina de “diálogos com o processo decisório da organização”.
O mesmo autor acrescenta que a ausência de uma política não desqualifica ou inviabiliza totalmente uma gestão arquivística, mas tende a tornar muito mais onerosa a conquista de padrões de eficiência e eficácia (JARDIM, 2013, p. 47 e 48).
Conforme citação de Carpes e Flores (2012, p. 340), a gestão de documentos é a “sequência de procedimentos executados desde a criação do documento até o seu destino final com vistas à racionalização e eficiência administrativa, bem como a preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural”.
Os referidos especialistas afirmam ainda que
a gestão de documentos tem como objetivos: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; avaliar a documentação de acordo com seus valores e estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (CARPES e FLORES, 2013, p. 344).
Dentre os objetivos citados, a avaliação tem uma importância singular, por tratar-se de um processo complexo e delicado, segundo Carpes e Flores (2013, p. 345), para quem tal processo requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores. Os citados autores chegam a afirmar, com muita propriedade, que “as decisões tomadas na avaliação documental têm consequências determinantes para a gestão documental da organização”.
Portanto, ainda que muitos especialistas entendam que um repositório digital deva atuar na custódia confiável ininterrupta dos documentos durante todo o ciclo de vida dos mesmos, a atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) é de fundamental importância para que os repositórios digitais tenham a eficácia desejada.
Aqui, pode-se fazer um paralelo com as mensagens de e-mails ou do aplicativo WhatsApp que são recebidas ou enviadas frequentemente por meio de computadores ou telefones celulares. É necessário que se faça uma “avaliação” rotineira no sentido de eliminar as mensagens que não se queira preservar, ou salvar as informações de interesse em um “repositório digital”.
Do mesmo modo, os sistemas de gestão arquivística precisam ser constantemente avaliados por todos os usuários, a fim de que o banco de dados não fique sobrecarregado com informações que devam ser eliminadas.
Em contrapartida, aquelas informações que necessitam ser preservadas, em especial as de guarda permanente, precisam ser convenientemente organizadas, no intuito de que as mesmas possam ser disponibilizadas quando requeridas para fins de prova ou de consulta sob qualquer pretexto.
Neste sentido, a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, estabelece em seu artigo 1º que a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes
do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos previstos na referida Resolução.
Na realidade, poucas são as CPAD que efetivamente desempenham o papel que lhes é destinado, seja pelo fato de tratar-se de uma atividade extra, seja pela rotatividade dos seus membros, em especial no âmbito militar, em que são frequentes as movimentações de pessoal entre as diversas organizações.
Ainda que os repositórios digitais estejam em uma fase inicial de implantação, é evidente que não se deve preservar o chamado “lixo digital”, conforme assinala Innarelli (2013, p. 39) em um dos dez mandamentos por ele elencados para a preservação de documentos digitais.
Desse modo, haverá a certeza de que as informações contidas nos repositórios são, de fato, informações relevantes, cuja preservação é necessária, uma vez que a CPAD avaliou e constatou a importância das mesmas, com base nas disposições da respectiva tabela de temporalidade, que é o instrumento que determina os prazos de guarda e a destinação dos documentos.
Um outro aspecto que deve ser ressaltado, ao relacionar-se a gestão documental com a implantação de repositórios digitais confiáveis nas Organizações Militares, é o fato de ainda não haver, praticamente, nenhuma norma interna nas instituições militares que tratem especificamente desse assunto.
No caso da Aeronáutica, por exemplo, a única norma interna em que se encontra alguma referência a repositórios digitais é a Instrução do Comando da Aeronáutica (ICA) 212-3, de 2017, que trata de Rede de Unidades de Informação, ou seja, está voltada para a área de biblioteconomia.
Enfim, todos os profissionais que lidam na área de documentação têm consciência das dificuldades e dos desafios para a implementação de uma gestão documental eficiente, que proporcione os resultados almejados.
Os projetos que são desenvolvidos na área de documentação também sinalizam para tais dificuldades. O próprio projeto InterPARES, que foi objeto de considerações próprias nesse trabalho, retrata essa realidade.
Para tanto, basta observar que o citado projeto se iniciou em 1999 e ainda se encontra em andamento, mesmo contando com renomados especialistas no campo da arquivística, o que comprova o longo caminho que há pela frente, em especial após a verdadeira revolução causada com o surgimento dos documentos digitais.
5 CONCLUSÕES
Este trabalho teve por objetivo apresentar a necessidade da utilização de repositórios digitais nas Organizações Militares que integram as Forças Armadas do Brasil, compostas pela Marinha, pelo Exército e pela Aeronáutica.
Como parte integrante da Administração Pública Federal, estas organizações compõem um contingente de mais de mil e quatrocentas instituições em todo o país, gerando assim um número incalculável de documentos e informações.
Os documentos e informações produzidos pelas instituições públicas estão passando por uma nova realidade, qual seja a produção em meio digital, cujas particularidades são motivo de muita preocupação por parte dos profissionais que atuam na área de gestão documental.
Questões relacionadas com a autenticidade e a confiabilidade dos documentos digitais têm sido constantemente debatidas em fóruns e eventos sobre o tema, sem que muitas dessas questões tenham sido pacificadas.
Um dos principais motivos para a dificuldade em se avançar na solução de muitos problemas decorre da velocidade com que os hardwares e softwares evoluem, fazendo com que os suportes se tornem obsoletos em um curto espaço de tempo.
O arquivista hoje não pode esquecer que vive e atua profissionalmente na chamada era
da informação, na qual as tecnologias da informação e da comunicação têm presença marcante.
Os novos suportes documentais com os quais terá de lidar exigem conhecimento, competência, métodos e meios de produção, utilização e conservação física especiais.
No intuito de apresentar o cenário em que se insere esta nova realidade dos documentos digitais, inicialmente tratou-se do próprio conceito de documento digital, sendo possível afirmar que os documentos digitais possuem as características necessárias para que se possa considerá- los válidos, além das citações em dicionários e glossários, as quais mencionam textualmente que o documento arquivístico pode se apresentar em qualquer suporte.
Em outras palavras, conclui-se que os documentos digitais, produzidos no decorrer de atividades desenvolvidas por pessoas físicas e jurídicas, e em diferentes suportes magnéticos e ópticos, podem também ser documentos arquivísticos.
Em seguida, foi feita uma abordagem sobre o Projeto InterPARES, que se constitui em um dos principais projetos internacionais na área de preservação de documentos digitais. O fato de este projeto ter se iniciado em 1999 e ainda não ter sido concluído demonstra, por si só, a complexidade do assunto, ainda mais se se considerar que esse grupo de trabalho é integrado por especialistas do mundo inteiro.
Na sequência, foram apresentados os principais dispositivos legais que regem a matéria, em especial a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos e se constitui na principal norma da área arquivística, e a Lei 12.527/2011, mais conhecida como Lei de Acesso a Informação (LAI).
Nos capítulos seguintes foram feitas considerações sobre os repositórios digitais, com base nos estudos de diversos especialistas, chegando-se então aos repositórios digitais confiáveis e ao modelo de referência OAIS, modelo conceitual que especifica os requisitos para o funcionamento dos referidos repositórios.
Seguiu-se uma análise sobre o RODA e os softwares Archivematica e AtoM, os quais são as principais ferramentas de preservação e de acesso na atualidade, na visão dos integrantes do Grupo de Pesquisa GED/A e responsáveis por essa análise.
Chegou-se, então, ao objetivo principal do estudo, qual seja a utilização de repositórios digitais nas Organizações Militares da Marinha, do Exército e da Aeronáutica, que trouxe os resultados analíticos da situação atual.
Na realidade, os repositórios digitais ainda estão em fase de implementação nas três Forças, tanto que há grupos de estudo tratando desse assunto, cuja fundamentação encontra-se exatamente nos estudos que aqui foram relatados.
Não há dúvida de que se trata de uma questão cujo nível de evolução ainda está muito distante de soluções mais consistentes, contribuindo para tanto a falta de conhecimento das ferramentas existentes e o receio de trabalhar com a tecnologia da informação.
Porém, o mais o importante é que os estudos e a pesquisa estão avançando rapidamente, trazendo a certeza de que a confiabilidade nos sistemas está mais consistente, da mesma forma como evoluem os hardwares e softwares que se encontram à disposição dos arquivistas.
A atuação das CPAD e a implementação de políticas de preservação das informações são algumas das medidas propostas, ressaltando-se os novos tempos de interação entre a área de gestão documental e a área de Tecnologia da Informação e Comunicação, condição indispensável para o avanço da Arquivologia.
Com toda a certeza, a utilização de repositórios digitais confiáveis irá representar uma necessidade básica da área arquivística, na medida em que a preservação das informações em meio digital só estará convenientemente assegurada quando estas novas ferramentas estiverem funcionando com todos os requisitos requeridos.
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