Gestão documental e política de arquivos

Em conformidade com os valores, princípios e metodologias abordados anteriormente, concluímos que figura como sendo de natureza imprescindível a construção de uma política de gestão documental a nível global e que envolva os setores de menor instância na UFJF. Esse processo necessita ser articulado estrategicamente com o sistema de arquivos vigente, atuando como instrumento de planejamento e ação da gestão documental para os servidores da universidade no exercício de suas atividades. A esse respeito, destacamos comentário de Bellotto (2002) que oferece luz sobre o conceito de políticas de arquivo:

As políticas arquivísticas representam as estratégias que os· governos e/ou os responsáveis pela gestão das instituições arquivísticas devem desenvolver com a finalidade de otimizar o funcionamento delas, de suas instalações, e de servir a administração e a pesquisa. As distintas facetas dessas políticas, como mostra Manuel Vazquez, devem voltar-se para a vertente administrativa, para a racionalização e utilização dos recursos documentais, assim como para a vertente do patrimônio documental (BELLOTTO, 2002, p. 28).

Fica claro como a adoção de políticas arquivísticas por parte dos atores governamentais favorece não só o cumprimento de determinações legais como a Lei Nacional de Arquivos, mas também a otimização do funcionamento das instituições, com a racionalização de recursos. Deve-se priorizar, nesse sentido, a esfera administrativa, preservando-se como objetivo secundário da gestão e manutenção de arquivos o atendimento à pesquisa histórica.

Desse modo, quais são as etapas a serem observadas na condução dos procedimento de gestão de documentos arquivísticos? De acordo com Bernardes (1998) e Calderon et al. (2004), existem três momentos específicos em que ocorre a gestão, não necessariamente consecutivos, porém interdependentes e conjugados à lógica da política de arquivos: 1) Produção dos documentos; 2) Utilização e conservação (manutenção) e 3) Destinação final dos documentos.

O primeiro refere-se à elaboração e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondências, gestão de informes e diretrizes, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Trata-se de um conjunto de procedimentos situados

na fase corrente, pelo fato de lidarem com a produção consciente de documentos, evitando-se a formação de volume excessivo de material por redundância de assunto ou finalidade.

O segundo passo diz respeito à implantação e aprimoramento de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local. Este passo abrange tanto a fase corrente quanto a intermediária do ciclo de vida dos documentos.

O terceiro passo, finalmente, envolve a identificação e descrição das séries documentais (refletindo a atribuição de códigos presentes no plano de classificação, segundo as diretrizes oferecidas pelo CONARQ, mediante manual de classificação e temporalidade), estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos que orientem a tramitação dos mesmos pelas fases intermediária e permanente, proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. Essa etapa estende-se por todas as fases - corrente, intermediária e permanente - pelo fato de preocupar-se com medidas que precisam constar quando da produção e gestão de documentos, como a atribuição de códigos de classificação e prazos de guarda, além de guiar ações de transferência para o arquivo intermediário e recolhimento para o arquivo permanente. O terceiro passo listado cuida ainda da avaliação da destinação final dos documentos, se é a preservação permanente ou a eliminação.

Constata-se que a avaliação de documentos participa primordialmente na elaboração de políticas de gestão arquivística. Bernardes (1998) esclarece, nesse respeito, que

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos (BERNARDES, 1998, p. 14).

O comentário da autora reforça a conclusão de que é importante avaliar os documentos desde o início de sua existência, com vistas a tornar o trabalho de gestão mais eficiente, harmônico, conclusivo e evitar acúmulo de trabalho ou de materiais. Destacamos, assim, os seguintes objetivos para a realização de métodos de avaliação documental: redução da massa documental; agilidade na recuperação dos documentos e das informações; eficiência administrativa; melhor conservação dos documentos de guarda permanente; racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite); liberação de espaço físico; incremento à pesquisa (BERNARDES, 1998). Assim, o panorama geral das tarefas presentes na gestão documental, somando-se aos procedimentos de avaliação dos documentos, pode ser apresentado conforme o quadro 6, criado a partir do que propõe Calderon et al. (2004, p. 101, 102).

Quadro 6: Descrição das tarefas constantes da gestão documental

a) Estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e qualidade de sua informação;

b) Normalização de documentos para simplificação de etapas administrativas, inclusive as

repetitivas, e de formulários para remessa e estatísticas (investigação, empréstimos);

c) Informatização de processos de tramitação documental;

d) Coordenação e colaboração entre organismos produtores e arquivo;

e) Regulamentação das transferências que possibilitam a reclamação dos produtores em caso de

não se fazerem as remessas nos prazos estabelecidos;

f) Estudo da classificação em cada caso, materializada na adoção de um quadro, resultado de um

organograma estabelecido;

g) Eleição da ordenação mais adequada, segundo as séries, nas organizações e em áreas de

uma informação mais efetiva e rápida;

h) Estudo dos descartes e suas listas, com o consequente estabelecimento de acordos para evitar

a remessa de séries descartáveis aos arquivos centrais;

i) Incorporação de fundos e manutenção da informação atualizada;

j) Preparação de informações mediante a solicitação para o estudo de qualquer tema ou preparar

qualquer projeto;

k) Elaboração de índices e de tesauros1;

l) Planejamento para informatização.

Fonte: Elaboração própria a partir de CALDERON et al. (2004, p. 101, 102)

1 _{"Vocabulário controlado que reúne termos derivados da linguagem natural, normalizados e} preferenciais, agrupados por afinidade semântica, com indicação de relações de equivalência, hierárquicas, partitivas, de negação e funcionais estabelecidas entre eles" (BRASIL, 2005, p. 162).

Depreende-se do quadro 6, portanto, que a gestão dos documentos passa por uma série de procedimentos que envolvem a correta identificação e classificação dos documentos de acordo com as informações contidas nesses e segundo suas espécies (se são cartas, ofícios, memorandos, processos, atas, boletins, relatórios e outros). Ocorre ainda a preocupação em, sempre que possível, informatizar os documentos visando reduzir o volume de papel gerado e otimizar o acesso e guarda dos mesmos. Há ainda o cuidado em se proceder à análise dos documentos no que se refere ao prazo atingido pelos mesmos para sua guarda e preservação, de maneira que não haja acúmulo e estagnação dos documentos nos arquivos de fase corrente ou intermediária. Dá-se, também, o cuidado de incorporação dos fundos arquivísticos que correspondem a documentos de valor histórico que tenham sido selecionados dentre aqueles que já tenham cumprido o prazo de guarda na fase intermediária.

Uma série de orientações mais detalhadas, em harmonia com o que foi exposto, consta em "Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública" (BRASIL, 2001, p. 49, 50), como rotinas para destinação dos documentos em cada fase. Reproduzimos no quadro 7 tais orientações sob a proposta de servir como panorama - podendo ser utilizado como checklist, inclusive - que virá a ser útil em auxiliar os servidores a compreender e se envolver com o trabalho de gestão, avaliação e destinação de documentos administrativos.

Quadro 7: Rotinas para destinação dos documentos FA S E C O R R E N TE

1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;

2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle;

4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê;

6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder à eliminação;

8. Elaborar termo de eliminação;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência);

10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento intermediário. FA S E IN TE R M E D IÁ R IA

1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;

2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda;

5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso; 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder à eliminação;

8. Elaborar termo de eliminação;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/ listagem de recolhimento);

10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente.

Portanto, cabe à administração superior da UFJF, notadamente a Reitoria em parceria com o Arquivo Central, trabalhar ativamente pela concretização de uma política de arquivos à luz do acordo adotado quando da criação do SIARQ-UFJF e da elaboração das DPA. O sucesso desse trabalho está intimamente relacionado à reflexão sobre como produzir esclarecimento e inclusão para os servidores de todas as esferas administrativas, de maneira que estejam habilitados a participar da gestão de documentos a nível local. Sobre esse processo de conscientização e capacitação, prepondera como importante influência o fornecimento de orientações detalhadas, como as apresentadas aqui, a respeito do que constitui a gestão, avaliação e destinação de documentos.