Nos últimos anos o processo de projetos vem se destacando no que diz respeito à preocupação dos agentes envolvidos no processo de construção do edifício. Grilo e Melhado (2003) e Tzortzopoulos (1999) sinalizam que a gestão do processo de projeto é fundamental para a melhoria do desempenho das edificações, embora os ganhos sejam óbvios, não é possível quantificá-los em desempenho ou custo. Uma adequada gestão pode representar uma redução de 6% de custo direto das obras (RODRÍGUEZ; HEINECK, 2007).
O gerenciamento de projetos, de acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK, 2017) é realizado através da aplicação e integração de processos que são agrupados em cinco grupos:
Iniciação do projeto (Iniciar) - Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto; Planejamento do projeto (Planejar) - Define e refina os objetivos e planeja a ação
necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado;
Execução do projeto (Fazer) - Integra pessoas e outros recursos para realizar o
plano de gerenciamento do projeto para o projeto;
Monitoramento e Controle do projeto (Verificar e agir) - Mede e monitora
regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas, quando necessário, para atender aos objetivos do projeto;
Encerramento do projeto (Terminar) - Formaliza a aceitação do produto, serviço
ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado, conforme Figura 6.
Figura 6 – Grupos de Processos.
Fonte: Oliveira e Chiari (2015).
O gerenciamento tem como objetivo atender aos requisitos do projeto, aplicando conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto. Os processos de gerenciamento também são agrupados em 10 (dez) áreas de conhecimento distintas. Uma área de conhecimento, segundo PMBOK (2017), representa um conjunto completo de conceitos, termos e atividades que compõem um campo profissional, campo de gerenciamento de projetos ou uma área de especialização. Ainda de acordo com PMBOK (2017) as áreas de conhecimento são:
1. Gerenciamento da Integração do Projeto: Dá-se pelo nível de incerteza que o
projeto apresenta e vai diminuindo conforme o projeto avança e os acontecimentos que, muitas vezes, vão gerando a necessidade de atualizar o planejamento, aprimorar a execução ou o controle do trabalho, controlar de forma ordenada as mudanças e garantir um encerramento adequado;
2. Gerenciamento do Escopo do Projeto: Os processos desta área envolvem o
detalhamento dos requisitos do produto do projeto, com a delimitação do que será entregue durante o projeto e em como estas entregas serão verificadas para garantir que tudo o que foi solicitado, foi concluído, nada mais e nada menos.
3. Gerenciamento do Cronograma do Projeto: Garante a estimativa adequada de
duração das atividades para criação e controle do cronograma do projeto, preocupando-se em garantir o término pontual do projeto.
4. Gerenciamento dos Custos do Projeto: As atividades desta área de
conhecimento estabelecem estimativas e controle dos custos e do orçamento do projeto e mantém a vigilância sobre os mesmos para assegurar que o projeto permaneça dentro do orçamento aprovado.
5. Gerenciamento da Qualidade do Projeto: Seus processos medem o
desempenho geral do projeto e do produto do projeto, monitoram os resultados e comparam-nos aos padrões de qualidade definidos no processo de planejamento do projeto para assegurar que o cliente irá receber o resultado que ele comprou.
6. Gerenciamento dos Recursos do Projeto: Estes processos visam garantir que a
equipe adequada estará preparada e motivada para realizar o trabalho do projeto.
7. Gerenciamento da Comunicação do Projeto: Este processo também assegura
que a informação seja distribuída e compartilhada com as partes interessadas apropriadas. Garante também que a informação de um projeto encerrado seja arquivada e usada como referência para futuros projetos.
8. Gerenciamento dos Riscos do Projeto: Preocupa-se em identificar os riscos e
planejar (no sentido de se preparar) para os riscos potenciais que possam causar algum impacto no projeto. Também se deve preocupar em aumentar o impacto ou probabilidade de um risco positivo e da mesma forma ter uma ação de resposta.
9. Gerenciamento das Aquisições do Projeto: Está relacionado às aquisições de
produtos ou serviços de fornecedores externos, sempre sob a perspectiva do comprador e visa garantir o planejamento e a condução apropriada das aquisições necessárias para realizar o trabalho do projeto.
10. Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto: Refere-se à
identificação de pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactadas pelo projeto. Também tem enfoque na comunicação contínua com as partes interessadas e fomentam o engajamento das partes interessadas nas decisões e atividades do projeto.
A Figura 7 ilustra o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos.
Figura 7 – Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos.
Fonte: PMBOK (2017). GERENCIAMENTO DE PROJETOS 5. GERENCIAMENTO DO ESCOPO 5.1 Planejar o Gerenciamento do Escopo; 5.2 Coletar os Requisitos; 5.3 Definir o Escopo; 5.4 Criar a EAP; 5.5 Validar o Escopo; 5.6 Controlar o Escopo. 6. GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA 6.1 Planejar o Gerenciamento do Cronograma; 6.2 Definir as Atividades; 6.3 Sequenciar as Atividades; 6.4 Estimar as Durações das Atividades; 6.5 Desenvolver o Cronograma; 6.6 Controlar o Cronograma. 7. GERENCIAMENTO DOS CUSTOS 7.1 Planejar o Gerenciamento dos Custos; 7.2 Estimar os Custos; 7.3 Determinar o Orçamento; 7.4 Controlar os Custos. 8. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE 8.1 Planejar o Gerenciamento da Qualidade; 8.2 Gerenciar a Qualidade; 8.3 Controlar a Qualidade; 9. GERENCIAMENTO DE RECURSOS 9.1 Planejar o Gerenciamento dos Recursos; 9.2 Estimar os Recursos das Atividades; 9.3 Adquirir Recursos; 9.4 Desenvolver a Equipe; 9.5 Gerenciar a Equipe; 9.6 Controlar os Recursos. 10. GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO 10.1 Planejar o Gerenciamento das Comunicações; 10.2 Gerenciar as Comunicações; 10.3 Monitorar as Comunicações. 11. GERENCIAMENTO DOS RISCOS 11.1 Planejar o Gerenciamento dos Riscos; 11.2 Identificar os Riscos; 11.3 Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos; 11.4 Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos; 11.5 Planejar as Respostas aos Riscos; 11.6 Implementar Respostas a Riscos; 11.7 Monitorar os Riscos. 12. GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 12.1 Planejar o Gerenciamento das Aquisições; 12.2 Conduzir as Aquisições; 12.3 Controlar as Aquisições. 13. GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS 13.1 Identificar as Partes Interessadas; 13.2 Planejar o Engajamento das Partes Interessadas;
13.3 Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas;
13.4 Monitorar o Engajamento das Partes. Interessadas; 4. GERENCIAMENTO DE INTEGRAÇÃO 4.1 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto; 4.2 Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 4.3 Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto; 4.4 Gerenciar o Conhecimento do Projeto; 4.5 Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto; 4.6 Realizar o Controle Integrado de Mudanças; 4.7 Encerrar o Projeto ou Fase.
Segundo Fabricio (2002), o aumento contínuo da complexidade dos empreendimentos e a subdivisão dos projetos em um número cada vez maior de especialidades e participantes, tem sido uma problemática da gestão do processo de projeto cada vez mais frequente. Para que a gestão seja facilitada, o início e o fim do projeto devem estar definidos, sendo o mesmo dividido em etapas que constituirão seu ciclo. As pessoas e os trabalhos envolvidos nestas etapas devem ser estabelecidos, descritos e seguidos adequadamente para que se obtenha um bom gerenciamento do projeto (BORDALO, 2013).
Sendo assim, Silva e Souza (2003) trazem algumas atividades que devem ser observadas quando se aborda o termo “gerenciamento de projeto”. São elas:
Identificação de todas as atividades necessárias ao desenvolvimento do projeto;
Distribuição dessas atividades no tempo;
Identificação das capacitações e especialidades envolvidas segundo a natureza do produto a ser projetado;
Planejamento dos recursos para desenvolvimento do projeto;
Controle do processo quanto ao tempo e demais recursos, incluindo ações corretivas necessárias;
Tomada de decisões de caráter gerencial como aprovação de produtos intermediários e liberação para início das várias fases de projeto;
Encaminhamento e acompanhamento das providências operacionais para o desenvolvimento do projeto.
É de extrema relevância para a gestão no processo de projeto que se determine um sistema apto a transformar dados e conhecimentos em informações, de maneira que se adeque às especificidades das atividades, a fim de responder a um conjunto diversificado de possibilidades. Quando a gestão de informações é bem executada a burocracia é diminuída, pois há uma gama de melhorias como, por exemplo, maior padronização, segurança, economia de tempo, melhor utilização da capacidade de trabalho e a agregação de valor às tarefas que são realizadas (MELHADO et al,. 2005; SALGADO, 2007).
De acordo com Gonçalves (2011), para que o gerenciamento de projeto seja feito de forma eficiente, as empresas construtoras e instituições públicas devem ter uma estrutura organizacional adequada, envolvendo desde as etapas de levantamento de necessidades, de planejamento, de controle das atividades, até a satisfação do cliente, sendo necessário que
todos os setores atuem integrados e colaborativos em todos os processos, visando à essencialidade da coordenação de projetos.