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Hélio Rebelo – Paupério
Organização
Área de negócio [Empresa de produtos alimentares] “A empresa é uma empresa familiar, neste momento é detida por duas sócias que têm 50% cada uma de quota”
Serviços “A empresa tem um administrador, que sou eu, que acumulo a função de administrador geral com diretor de produção e também com a questão da parte comercial da empresa. (...) temos uma direção de qualidade (...) temos ainda um departamento de comunicação e imagem”
Colaboradores “Nós temos atualmente 30 colaboradores”
Deveres e funções [Administrador geral, diretor de produção, diretor comercial]
Tipo de decisões “O diretor de produção tem por objetivo otimizar a produção, verificar o seu normal desenvolvimento, necessidades, quer de equipamentos, quer de colaboradores. (...) E o diretor de produção no fundo faz esta ligação entre as necessidades de executar a produção e, neste caso, como acumulo essas funções com a parte comercial, também com essa ligação do produto acabado com o nosso cliente final”
Comunicação Interna
Nível importância “A comunicação é importante. Ou seja, nós não somos uma grande empresa, somos 30 como disse há bocado, mas independentemente de estarmos a falar de uma grande ou de uma pequena empresa, é necessário que a equipa funcione toda como uma só. E, assim sendo, é importante que os nossos colaboradores, independentemente das funções que desempenham, tenham sempre acesso a tudo o que são informações pertinentes para aquilo que é o nosso negócio. (...) A importância da comunicação interna tem a ver com a necessidade que as empresas hoje em dia têm cada vez mais de trabalhar de jusante para montante, ou seja, daquilo que é a vontade do cliente para aquilo que nós temos que produzir, e, assim sendo, essa comunicação ou passa e nós produzimos aquilo que nos é solicitado pelo mercado, ou então se essa comunicação não passa acontece o que acontece muitas vezes, erradamente, que é as empresas produzirem coisas que o mercado não quer. Por isso é que essa comunicação interna tem que se estabelecer”
Eficácia “Eu considero que sim porque, como lhe disse há pouco, a nossa dimensão é relativamente pequena e então torna-se fácil nós comunicarmos com as pessoas”
Pontos fortes “Eu diria que a qualidade dos nossos produtos advém do simples facto de nós comunicarmos bem. Ou seja, nós estamos no mercado há 143 anos e quando se fala em “Paupério” as pessoas automaticamente associam a produtos com qualidade. Essa qualidade só é possível se ela se verificar em tudo o que são procedimentos da empresa. (...) Ou seja, ou esta comunicação se estabelece e toda
a gente sabe para que público é que está a trabalhar, qual o posicionamento do nosso produto ou então depois tínhamos incoerências, o que não é o caso. E, assim sendo, eu penso que o ponto forte desta nossa comunicação interna é nós percebermos que é uma comunicação que se efetua, que se concretiza e que toda a gente trabalha para o mesmo objetivo”
Pontos fracos “Os pontos fracos acontecem, por exemplo, quando temos entrada de novos colaboradores e nem sempre as pessoas, no fundo, integram esta nossa forma de trabalhar. (...) Ou seja, eu deduzo e admito que haja comunicações que não se estabeleceram com esses novos colaboradores que entraram e que não ficaram. Mas digamos que estes pontos fracos na comunicação interna não são assim muitos. Não posso dizer que tenhamos muitos problemas com a comunicação interna”
Plano/estratégia “Nós temos um plano – não é aquele plano que do ponto de vista académico se executa muitas vezes – ou seja, nós temos um departamento de comunicação e imagem, mas que é uma pessoa. No organograma ele existe, mas não é uma estrutura, não é um conjunto de pessoas. E há um planeamento que é feito por essa pessoa mas que depois tem inputs de outros departamentos também em função daquilo que são as disponibilidades da empresa para executar determinadas operações de comunicação que muitas vezes envolvem recursos e nós temos que balancear isso. Mas nós todos os anos estabelecemos objetivos”
Alterações “Há coisas a melhorar. Nós neste momento estamos, por exemplo, a atualizar o nosso manual de boas-vindas e regulamento interno porque, lá está, são ações de melhoria que estamos a implementar e independentemente das comunicações que nós fazemos, quer verbalmente, quer através de comunicados, nós achamos por bem proceder à concretização do manual do ponto de vista físico para que as pessoas possam ter em casa e que perante uma dúvida, e até mesmo antes de colocar, possam consultar”
Informações
Formalidade “Normalmente são formais, até por causa das questões de certificação. Ou seja, há o email e depois os responsáveis de cada departamento, no caso a produção, perante uma decisão, emitem um comunicado – nós temos no chão de fábrica um painel de informações, em que sempre que há uma informação nova é lá colocada. Mas também recorremos muito à informação verbal, nomeadamente quando promovemos reuniões com toda a gente e onde damos a conhecer alguma informação que achamos pertinente”
Canais “Normalmente é email ou é comunicado. Telefone não há essa necessidade porque nós estamos todos aqui no mesmo edifício. (...) utilizamos os meios normais: o email e os comunicados e as reuniões com toda a gente”
Eficácia dos canais “Eu, até ao momento, não tenho necessidade de ter outros meios. Vai um bocado ao encontro daquilo que disse há pouco: para esta dimensão não faz sentido ter outros meios. Ou seja, eu facilmente desço ali abaixo à produção e falo com toda a gente. (...) é algo que é fácil de executar dessa forma e penso que qualquer outro procedimento não seria tão eficiente e possivelmente não seria tão rápido”
Fluxo “Eu diria que tanto funciona de cima para baixo como de baixo para cima. Eu facilmente, perante um problema de produção, o problema acontece agora e passado pouco tempo eu estou a ser conhecedor do problema, porque é normal isso acontecer. E de cima para baixo exatamente igual. Ou seja, não há barreiras a essa comunicação”
Eficácia do fluxo “Para esta dimensão penso que não”
Alterações Não se aplica
Feedback
Existência “Sim, existe. Nós também promovemos uma entrevista anual de acompanhamento onde todos os funcionários da empresa, independentemente da função que desempenham e do lugar no organograma que ocupam, têm uma reunião comigo, que sou administrador geral da empresa, onde falamos um pouco de tudo”
Importância de dar feedback
“Sim, considero importante. Até porque as pessoas trabalham, naturalmente, por dinheiro, porque são remuneradas, mas depois há um brio profissional que acumulam com esse rendimento que é o saber que fazem as coisas bem feitas e que isso é apreciado e nós temos essa noção”
Importância de receber feedback
“Sim, também considero importante perceber que as pessoas estão satisfeitas com o seu local de trabalho”
Auditorias de Comunicação
Interna
Importância de avaliar a comunicação
“Acho. (...) ou seja, quando nós temos problemas na empresa eles podem advir dessa comunicação interna. Por isso eu acho que é importante avaliar, todos os procedimentos da empresa devem ser avaliados e a comunicação interna é um procedimento, por isso também terá que o ser”
Medidas utilizadas “Neste momento não temos nenhum método para medir isso. Nós trabalhamos um pouco por reação: se os problemas acontecem nós tentamos perceber o que aconteceu. Esta reação é tão célere que depois o custo/benefício de um outro procedimento muitas vezes não é justificável, tendo em conta o número de ocorrências que temos negativas e tendo em conta a forma como resolvemos esses problemas quando eles acontecem, que é muito rápida, porque não há aqui um distanciamento entre a gestão e a operação” O que é “É a forma de validarmos e de fiscalizarmos se aquilo que é dito pela gestão de topo relativamente àquilo que é o motor do nosso negócio é compreendido, é do conhecimento de todos os que fazem parte desse negócio. (...) Penso eu que é uma forma de homogeneizar a comunicação e de perceber se a mensagem se concretizou, a passagem da mensagem”
Relevância “Acho. Acho que são”
Realização de Auditorias
Sim/Não “Especificamente de comunicação interna não”
Motivo “Nas auditorias que temos tido, nomeadamente auditorias da parte de certificação alimentar ainda não verificamos problemas que derivassem da falta de comunicação interna. Ou seja, eu acho que para nós apostarmos nesse tipo de auditoria nós tínhamos que ter indícios de que isso seria um problema na empresa e neste momento não me parece que tenhamos problemas de comunicação” Retorno do investimento Não se aplica
Tabela 3: Grelha de Análise da Entrevista a Hélio Rebelo
Impacto dos resultados Não se aplica
Possibilidade de realização “Sim, se crescermos e se eu perceber que será mais um item necessário a auditar, a fiscalizar, a perceber se efetivamente as coisas de desenvolvem de uma forma normal, parece-me possível que faça esse investimento”