Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos
O PMBOK é considerado hoje um dos principais guias de
O PMBOK é considerado hoje um dos principais guias de
gerenciamento de projetos, sendo utilizado no mundo inteiro.
gerenciamento de projetos, sendo utilizado no mundo inteiro.
E neste guia, estão descritos os cinco grupos de processos de
E neste guia, estão descritos os cinco grupos de processos de
gerenciamento de projetos. São eles:
gerenciamento de projetos. São eles:
1. Grupos de Processos de Iniciação;
1. Grupos de Processos de Iniciação;
2. Grupos de Processos de Planeja
2. Grupos de Processos de Planejamento;mento;
3. Grupos de Processos de Execução;
3. Grupos de Processos de Execução;
4. Grupos de Processos
4. Grupos de Processos de Monitoramento e Controle;de Monitoramento e Controle;
5. Grupos de Processos de Encerramento.
5. Grupos de Processos de Encerramento.
O objetivo principal deste artigo é focar no primeiro grupo
O objetivo principal deste artigo é focar no primeiro grupo
de processos de gerenciamento de projetos, que é o grupo de
de processos de gerenciamento de projetos, que é o grupo de
processos de iniciação. Dentre os cinco
processos de iniciação. Dentre os cinco grupos de processos,grupos de processos,
nenhum pode ser citado como o principal, nem o mais im-
nenhum pode ser citado como o principal, nem o mais im-
portante; porém, iniciar bem um projeto é o primeiro passo
portante; porém, iniciar bem um projeto é o primeiro passo
para que este venha a
para que este venha a ter sucesso. Caso não se inicie bem, oster sucesso. Caso não se inicie bem, os
problemas tendem a aumentar durante o projeto.
problemas tendem a aumentar durante o projeto.
Um projeto, por definição, é uma atividade ou grupo de
Um projeto, por definição, é uma atividade ou grupo de
atividades que tem início, meio e fim. Caso seja uma ativi-
atividades que tem início, meio e fim. Caso seja uma ativi-
dade que não se conclua, por exemplo, esta atividade é uma
dade que não se conclua, por exemplo, esta atividade é uma
atividade rotineira, repetitiva e não pode ser considerado
atividade rotineira, repetitiva e não pode ser considerado
um projeto. Todo projeto tem sua etapa de iniciação, poste-
um projeto. Todo projeto tem sua etapa de iniciação, poste-
riormente é realizado o planejamento, em sequência a exe-
riormente é realizado o planejamento, em sequência a exe-
cução o projeto, durante todas as suas
cução o projeto, durante todas as suas etapas, é mantido sobetapas, é mantido sob
monitoramento e controle total do gerente de projetos. Por
monitoramento e controle total do gerente de projetos. Por
fim, após todas as
fim, após todas as atividades do escopo serem executadas, oatividades do escopo serem executadas, o
projeto é encerrado.
projeto é encerrado.
O grupo de processos de iniciação consiste nos processos
O grupo de processos de iniciação consiste nos processos
realizados para que o projeto seja forma
realizados para que o projeto seja formalmente iniciado, comolmente iniciado, como
o próprio nome já sugere. O primeiro passo é a definição
o próprio nome já sugere. O primeiro passo é a definição
do escopo do projeto e a alocação e aprovação dos recursos
do escopo do projeto e a alocação e aprovação dos recursos
fina
financeiros para o mesmo. Neste momento nceiros para o mesmo. Neste momento também são iden-também são iden-
tificadas todas as partes interessadas no projeto e também
tificadas todas as partes interessadas no projeto e também
é formalizado o nome do gerente do projeto, que conduzirá
é formalizado o nome do gerente do projeto, que conduzirá
todas as etapas do mesmo.
todas as etapas do mesmo.
Após a nomeação do gerente do projeto, ele deve inicia
Após a nomeação do gerente do projeto, ele deve iniciar suasr suas
atividades e as principais ações a serem executadas são:
atividades e as principais ações a serem executadas são:
•
•ExaminExaminar os objetivos do projeto e ar os objetivos do projeto e as restrições que impactaas restrições que impactamm
estes objet
estes objetivosivos;;
•
•Desenvolver uma estratégia de ações para alcançar os obje-Desenvolver uma estratégia de ações para alcançar os obje-
tivos do projeto e
tivos do projeto e os objetos objetivos dos envolivos dos envolvidos e interessados,vidos e interessados,
e que, ao mesmo tempo, considere as restrições;
e que, ao mesmo tempo, considere as restrições;
•
•Constituir uma equConstituir uma equipe de projeto, idipe de projeto, identificar os outros recuentificar os outros recur-r-
sos necessários e avaliar qual é a di
sos necessários e avaliar qual é a disponibilidade de recursossponibilidade de recursos
humanos e materiais para a execução do projeto.
humanos e materiais para a execução do projeto.
Além destas atividades, o gerente de projetos deve sempre
Além destas atividades, o gerente de projetos deve sempre
atuar de manei
atuar de maneira bem próxima aos patrocira bem próxima aos patrocinadores do projeto,nadores do projeto,
deixando bem claros os principais objetivos:
deixando bem claros os principais objetivos:
•
•Objetivos Técnicos:Objetivos Técnicos: o que será entregue tecnicamente; o que será entregue tecnicamente;
•
•Objetivos de Prazo:Objetivos de Prazo: qual o prazo estimado para se executar qual o prazo estimado para se executar
o projeto e para que o mesmo seja entregue com sucesso;
o projeto e para que o mesmo seja entregue com sucesso;
•
•Objetivos de Custo:Objetivos de Custo: qual é o qual é o custo estimcusto estimado do projeto, comado do projeto, com
sua respectiva margem de erro;
sua respectiva margem de erro;
•
•Objetivos de escopo:Objetivos de escopo: o que se espera em termos de caracte- o que se espera em termos de caracte-
rísticas e funcionalidades do projeto, ou seja, qual o produto
rísticas e funcionalidades do projeto, ou seja, qual o produto
ou serviço que será entregue no final do projeto.
ou serviço que será entregue no final do projeto.
Para que um projeto tenha um bom início, ressalta-se que
Para que um projeto tenha um bom início, ressalta-se que
as principais características de um gerente de projetos são:
as principais características de um gerente de projetos são:
ter atitude, ser responsável, ser honesto e cativador de sua
ter atitude, ser responsável, ser honesto e cativador de sua
plateia e equipe. Estas características devem ser muito bem
plateia e equipe. Estas características devem ser muito bem
observadas ao selecionar o gerente do projeto. Com isto, por
observadas ao selecionar o gerente do projeto. Com isto, por
consequência, há uma probabilidade maior de que todos os
consequência, há uma probabilidade maior de que todos os
membros da equipe do projeto possam convergir para o ca-
membros da equipe do projeto possam convergir para o ca-
minho que o gerente de projetos direcionar, minimizando o
minho que o gerente de projetos direcionar, minimizando o
risco de insucesso do projeto.
risco de insucesso do projeto.
Com a nomeação do gerente do projeto, este irá atuar no
Com a nomeação do gerente do projeto, este irá atuar no
grupo de processos de iniciação. Para este grupo de processos
grupo de processos de iniciação. Para este grupo de processos
podemos citar cinco pontos de grande importância, a saber:
podemos citar cinco pontos de grande importância, a saber:
1) Criação do Termo de Abertura do Projeto;
1) Criação do Termo de Abertura do Projeto;
2) Criação de um plano de atividades para o projeto;
2) Criação de um plano de atividades para o projeto;
3) Definição dos recursos envolvidos por parte do cliente no
3) Definição dos recursos envolvidos por parte do cliente no
projeto;
projeto;
4) Apresentação da metodol
4) Apresentação da metodologia de gestão de projetos ogia de gestão de projetos para ospara os
recursos do cliente;
recursos do cliente;
5) Apresentação formal da abertura do projeto para os
5) Apresentação formal da abertura do projeto para os
envolvidos.
envolvidos.
O primeiro ponto trata de um documento que formalmente
O primeiro ponto trata de um documento que formalmente
autoriza o projeto e contém os requisitos iniciais que satisfa
autoriza o projeto e contém os requisitos iniciais que satisfazemzem
as necessidades e expectativas das partes interessadas. O termo
as necessidades e expectativas das partes interessadas. O termo
de abertura
de abertura deve conter obrigatoriamente as necessidades dodeve conter obrigatoriamente as necessidades do
negócio, a descrição do escopo do produto ou serviço e o plane-
negócio, a descrição do escopo do produto ou serviço e o plane-
jamento
jamento estratégiestratégico co para para o o projetoprojeto. . Este Este planejamenplanejamento to estratégiestratégi--
co do projeto deve dar suporte ao planejamento estratégico da
co do projeto deve dar suporte ao planejamento estratégico da
empresa e deve ser considerado em todo e qua
empresa e deve ser considerado em todo e qualquer momentolquer momento
do projeto, ou seja, o planeja
do projeto, ou seja, o planejamento estratégico do projeto devemento estratégico do projeto deve
ser desenvolvido pensando no planejamento estratégico da
ser desenvolvido pensando no planejamento estratégico da
empresa de forma a garantir que a boa execução do projeto irá
empresa de forma a garantir que a boa execução do projeto irá
contribui
contribuir para que o r para que o plano da empresa também seja cumpridoplano da empresa também seja cumprido
de forma eficiente. Logo, o
de forma eficiente. Logo, o planejaplanejamento estratégico do projetomento estratégico do projeto
deve estar sempre à disposição dos sta
deve estar sempre à disposição dos stakeholders.keholders.
Outro ponto a ser considerado é que no termo de abertura
Outro ponto a ser considerado é que no termo de abertura
não se deve esquecer-se de fazer referência ao contrato que
não se deve esquecer-se de fazer referência ao contrato que
faz a ligação entre contratante e contratada para a execução
faz a ligação entre contratante e contratada para a execução
formal do projeto. De forma mais simples, podemos pensar que
formal do projeto. De forma mais simples, podemos pensar que
para criar o termo de abertura do projeto, um dos principais
para criar o termo de abertura do projeto, um dos principais
documentos que darão suporte a ele é
documentos que darão suporte a ele é o contrato.o contrato.
Depois de desenvolver todas essas atividades, pensar em
Depois de desenvolver todas essas atividades, pensar em
todos os aspectos supracitados, teremos a conclusão do termo
todos os aspectos supracitados, teremos a conclusão do termo
de abertura c
de abertura consolidado em um documento contendo:onsolidado em um documento contendo:
•
•Título do projeto:Título do projeto: nome que será nome que será dado ao projeto;dado ao projeto;
•
•Missão do projeto:Missão do projeto: missão que o projeto deve cumprir; missão que o projeto deve cumprir;
•
• Propósito e justificativa do projeto:Propósito e justificativa do projeto: objetivos do projeto, objetivos do projeto,
qual o propósito dele para a companhia e as just
qual o propósito dele para a companhia e as justificativas paraificativas para
que ele seja executado;
que ele seja executado;
•
•Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucessoObjetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso
relacionados:
e quais os critérios e fatores de sucesso estão relacionados a cada um para que se possa fazer esta medida e comparação a qualquer momento;
•Requisitos básicos do projeto: definição de quais são os
requisitos básicos para a execução do projeto;
• Descrição do projeto: descrição de todos os itens que
compõem o projeto;
•Riscos do projeto: documentação de todos os riscos do proje-
to, incluindo forma de combatê-los e até mesmo eliminá-los;
• Resumo de cronogramas e marcos do projeto: deve-se
apresentar um resumo do cronograma macro e os macros das pequenas entregas e validações que o projeto poderá sofrer;
• Resumo do orçamento do projeto: descrição macro do
orçamento aprovado para o projeto;
•Requisitos para aprovação do projeto e das etapas subse-
quentes: definição e descrição dos requisitos para aprovações
durante todo o desenvolvimento do projeto;
•Gerente do projeto, responsabilidade e nível de autoridade
designado: definição do gerente do projeto, suas responsabi-
lidades e nível de autoridade que foi designado a ele;
•Nome e autoridade do patrocinador do projeto, assim como
a assinatura do mesmo no referido documento, dando início formalmente ao projeto;
• Identificação das partes interessadas: neste documento
todas as partes interessadas e seus respectivos interesses devem estar devidamente documentados.
O principal objetivo do termo de abertura do projeto é que este documento sirva como base para aprovação ou não do projeto. Sendo aprovado, o projeto torna-se oficialmente au- torizado para ser iniciado. Neste momento os critérios para o sucesso do projeto também são definidos, a influência e os objetivos das partes interessadas são avaliados. Com isto, há uma definição clara se vai ser dado continuidade ao projeto, se ele vai ser interrompido ou suspenso. Logo, este documento deve estar assinado pelo gerente de projetos e também pelo patrocinador do projeto, no mínimo.
No entanto, de uma forma geral, é uma boa prática envol- ver o cliente desde a iniciação, aumentando a probabilidade de sucesso, compartilhando melhor os riscos e objetivos do projeto. Além disso, a aceitação da entrega tende a ser mais fácil e a satisfação do cliente e das partes interessadas tende a aumentar. Tudo isto pelo simples fato deles terem participado de todo o projeto, desde o início.
Durante todo o projeto, praticamente tudo relacionado a ele deve ser documentado e assinado por todas as partes interes- sadas. Em especial, no grupo de processos de iniciação, este cuidado deve ser ainda maior, para que o projeto seja bem iniciado e qualquer problema futuro que possa ocorrer seja resolvido com base em documentos previamente definidos. Desta forma, ao criar o termo de abertura do projeto, deve observar com clareza a descrição dos objetivos deste, inclusive os motivos que caracterizam o referido projeto como a melhor alternativa para a empresa.
Como parte do grupo de processos de iniciação, o gerente de projetos recebe a autoridade para aplicar recursos orga- nizacionais às atividades subsequentes do projeto.
Outra atividade inerente ao grupo de processos de iniciação é a criação do plano de atividades do projeto. Este documento nada mais é do que uma lista de todas as principais atividades que compõem o projeto. O plano de atividades deve descrever as macro at ividades, pois na próxima etapa do projeto, que engloba o grupo de proces- sos de planejamento, será desenvolvido um documento que é o plano do projeto e nele, todo o escopo e todos os planos envolvidos no projeto estarão definidos minucio- samente. Assim, nesse documento não há necessidade de grande detalhamento e seu principal objetivo é apresentar aos stakeholders tudo o que será feito durante o projeto.
Outro ponto importante é a definição dos recursos humanos envolvidos no projeto. Eles são de grande im- portância para que todas as atividades do projeto sejam realizadas. Podemos dizer que a identificação e nome- ação das pessoas chave da empresa, que irão compor a equipe do projeto, é um dos principais fatores para que o projeto obtenha sucesso. Mas, como estas pessoas devem ser escolhidas? Elas devem ser selecionadas levando em consideração inúmeros fatores, dentre os quais podemos destacar: pró-atividade, conhecimento da área em que atua e nível de envolvimento com a empresa. No entanto, tais pré-requisitos não podem ser considerados como regra geral. Cada cliente pode definir os seu s próprios requisitos desejáveis para seleção de sua equipe, da melhor forma que lhes convier. Após a definição da equ ipe, é importante que o gerente de projetos avalie todos os integrantes e informe ao patrocinador do projeto se alguma pessoa selecionada pode gerar algum risco ao projeto. Tudo isto para que o projeto realmente tenha os melhores recursos, com a finalidade de minimizar os riscos e maximizar a possibilidade de sucesso.
Para que todos os envolvidos no projeto tenham conhe- cimento da forma com a qual o mesmo será conduzido, deve-se fazer uma apresentação da metodologia de gestão do projeto. Assim, os stakeholders conhecerão todos os passos, além de saber a necessidade e importância da documentação, cronogramas e prazos. Durante a apre- sentação, o gerente do projeto pode conquistar e contagia r todas as par tes envolvidas no projeto, demonstrando toda sua competência para conduzir o projeto. Assim, o gerente do projeto pode conseguir gerar como resultado da apre- sentação, a garantia do controle do projeto, possuindo responsabilidade máxima sobre a condução do referido projeto, possuindo confiança dos stakeholders.
A apresentação formal da abertura do projeto também é um item que compõe o grupo de processos de iniciação. É o momento onde se apresenta todo o termo de abertu ra para os patrocinadores do projeto, ou seja, para o cl iente. Neste momento é que o termo de abertura é as sinado e o projeto tem a autorização para iniciar. Além disso, este momento é
de grande importância para que qualquer desvio que possa ser diagnosticado no início do projeto seja sanado.
Em suma, o grupo de processos de iniciação consiste nos processos realizados para executar as atividades ineren- tes ao início do projeto. Todas as atividades são de grande importância, haja vista que todo início de projeto deve ser documentado e assinado pelos stakeholders e sponsors. Em todo em qualquer projeto, podemos fazer uma comparação grosseira com a construção de uma casa. Toda construção inicialmente precisa de uma fundação, de uma base sólida, para que a construção tenha uma boa qualidade e que a casa tenha uma boa durabilidade. Se não for bem feita, no futuro a casa poderá apresentar problemas. Da mesma forma, em um projeto, o grupo de processos de iniciação não pode ser mal feito ou menosprezado. Apesar disso, vários gerentes de projeto “esquecem” este grupo de processos e já partem para o planejamento ou mesmo para a execução, o que é um erro gra- víssimo. Nestes casos, a qualquer momento que se necessitar de algum documento anterior ao plano do projeto, o gerente não terá nada em mãos para recorrer.
Os grupos de processos de gerenciamento de projetos geram uma série de documentos com a finalidade de se documentar todas as atividades do projeto. O objetivo principal dos mes- mos deve ser registrar todos os fatos e atividades dos projetos, unificando palavras e conceitos. Com isto, não haverá a possi- bilidade de uma pessoa A imaginar uma coisa e uma pessoa B
imaginar outra. Valerá o que está escrito, documentado. Além disso, não se deve esquecer em momento algum, em qualquer grupo de processos de gerenciamento de projetos, dos registros das atas das reuniões. Estes registros podem ser registrados em papel, e-mail, vídeos de apresentações, dentre outros, desde que documente quem estava presente e também as aprovações, quando necessário.
Para concluir, cabe reforçar que a cautela com os itens de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto deve ser imperativa. Mas o grupo de processos de iniciação deve receber um pouco mais de atenção, pois é o momento crucial do projeto. Portanto, atenção redobrada nas documentações.
Contratos bem elaborados, propostas comerciais claras, reuniões com as partes envolvidas, definição dos objetivos e orçamento do projeto são de grande valia neste momento.
Mesmo com toda esta atenção, não se pode esquecer também que um dos pontos principais que devem ser verificados e que afetam quase todos os projetos, principalmente neste momento de iniciação, é a falta de atitude do gerente de projetos. O geren- te de projetos deve ter clareza e certeza de que quem domina o projeto é ele. Por mais que o cliente seja o suporte financeiro, quem domina o projeto é o gerente. Logo, ele deve possuir habilidades para negociar com o cliente e apresentar para ele com clareza todo e qualquer desvio logo que ele ocorrer para que impactos futuros sejam minimizados.
Links e Referências:
MARTINS, J. C.C. Técnicas para Gerenciamento de Projetos de Software. 1ª. Edição – Editora Brasport, 2007.
PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK 4ª. Edição – EUA: Project Management Institute, 2008.
VARGAS, Ricardo. Manual Prático do Plano de Projeto – Utilizando o PMBOK