IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR: ELEMENTO ORGÂNICO E FUNCIONAL

 Identificação do tipo e delimitação da série documental

3.1. IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR: ELEMENTO ORGÂNICO E FUNCIONAL

De acordo com Bueno e Rodrigues ([s.d.], p. 7) a identificação do órgão produtor, ou seja, “é a coleta de dados sobre as informações essenciais a respeito da estrutura orgânica do órgão produtor”.

Segundo MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996 (apud RODIGUES 2008, p. 70) a identificação do elemento orgânico significa identificar o órgão produtor da documentação, diferenciando-o do remitente quando assim procede. Quanto ao elemento funcional está representado pelas funções e atividades administrativas desempenhada pelo órgão, em virtude da competência que tem a seu cargo e que compõe a série documental.

De acordo com Rodrigues (2008, p.71) os elementos a serem considerados neste estudo sobre as categorias administrativas são:

• As datas de criação e/ou extinção de órgão das administrações;

• As normas e a legislação que regularam ou regulam o seu funcionamento (competências, funções, atividades e procedimentos administrativos);

• Órgão que tenham precedido o desenvolvimento das competências análogas; e, • Órgãos que herdaram competências semelhantes.

As características do órgão produtor variam de acordo com a natureza do órgão, podendo ser público ou privado ou em função das características do fundo, permanente ou

na fase de produção. A informação sobre os elementos orgânicos e funcionais pode ser obtida através da própria documentação e da legislação, aponta Rodrigues (2008, p. 71).

Bueno e Rodrigues ([s.d], p. 8) apontam que como resultado deste levantamento de dados, são elaborados os seguintes instrumentos, produtos dessa primeira etapa da identificação:

• Índices de organismos produtores (também chamados de ficheiros de organismos);

• Repertório de organogramas (permitem conhecer a estrutura e suas modificações de forma gráfica durante sua vigência);

• Índice legislativo (também chamado de repertório legislativo de órgãos produtores), um instrumento que tem por objetivo o estudo de cada norma individualizada referenciada no primeiro instrumento.

3.2. IDENTIFICAÇÃO DO TIPO E DELIMITAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTAL Molina Nortes e Leyva Palma (1996 apud RODRIGUES, 2008 p. 73) denominam a identificação da documentação, como uma atividade intelectual que se caracteriza pela “análise e estudo pormenorizado da série documental transferida” e que consiste no “levantamento de informações sobre os elementos que caracterizam os documentos”.

Bellotto (2007, p. 52) afirma que a espécie documental “é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das afirmações nele contidas” e se caracteriza como objeto da diplomática.

Ainda Bellotto (2007, p. 57) a tipologia documental “é a ampliação da diplomática na direção da gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades que a gerou”. Ocupa-se do tipo documental que “é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Em definitivo, o objeto da diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico das partes e dos seus caracteres para aquilatar sua autenticidade e fidedignidade, enquanto o objeto da tipologia o estuda como componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integridade da mesma série documental, advinda da junção de

documentos correspondentes à mesma atividade. [...]. (BELLOTTO, 2007, p. 52)

Rodrigues (2008, p.74) afirma que se entende por tipo documental, a unidade produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competência concreta, regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, conteúdo informativo e suporte são homogêneos. E que a Série documental seria “o conjunto de documentos produzidos por um mesmo sujeito produtor no desenvolvimento da mesma função e cuja atuação administrativa foi plasmada num mesmo tipo documental.”

Quanto à série documental, o Dicionário de Terminologia Arquivística de São Paulo (2010 apud RODRIGUES, 2008, p. 9), analisa o conceito de série documental remetendo “à sequência de unidades de um mesmo tipo documental”, cuja denominação obedece a seguinte fórmula: espécie + atividade.

Rodrigues (2008, p.74) analisa que as fontes de informação, utilizadas nesta fase, além das leis, decretos, portarias, regimentos e regulamentos internos, são as consultas diretas às pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos, ligando-os às funções e atividades que produzem os documentos.

Ainda Rodrigues (2008, p. 74) aponta que uma vez identificada à unidade administrativa e os tipos documentais em que se materializam suas competências, funções e atividades, será necessário estudar as normas que regulamentam o processo de tramitação que teve cada tipo documental na sua fase de produção.

A produção de documentos difere de um caso para o outro, dependendo da área em que se encontra. Bellotto (2002, p.21) apresenta seu método de análise diplomática e tipológica na identificação de documentos:

Na identificação diplomática do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer, sequencialmente:

1. a sua autenticidade relativamente à espécie, ao conteúdo e à finalidade; 2. a datação (datas tópica e cronológica);

3. a sua origem/proveniência;

4. a transmissão/tradição documental; 5. a fixação do texto.

Na identificação tipológica do documento, a sequencia é distinta, devendo-se reconhecer e/ou estabelecer:

1. a sua origem/proveniência;

2. a sua vinculação à competência e as funções da entidade acumuladora; 3. a associação entre a espécie em causa e o tipo documental;

4. o conteúdo; 5. a datação

Diversos modelos de identificação de documentos foram surgindo com as práticas dos arquivistas em diferentes instituições. Rodrigues (2008, p. 82) aponta o trabalho de Ana Maria Camargo (1996, p. 15) para “caracterização dos documentos acumulados” nos depósitos da Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras da USP. Além de caracterizar o depósito, na qual foi elaborada uma ficha de coleta de dados para o diagnóstico dos arquivos, outra ficha foi utilizada para registrar dados sobre os documentos:

· Conjunto de mesma espécie ou tipo · Data-limite · Critério de ordenação · Quantidade · Acondicionamento · Mobiliário · Estado de conservação

Outro modelo de identificação de documentos é de Janice Gonçalves (1998, p. 15), onde autora desenvolve dois modelos de análise para estudar os “documentos e seu contexto de produção”, dados necessários para organizar os documentos de arquivo:

· Suporte · Forma · Formato · Gênero · Espécie · Tipo · Conteúdo · Contexto de produção Identificação de contexto · Organismo produtor · Funções · Atividades

Rodrigues (2008, p. 78) analisando os processos de identificação no Brasil, verifica que estes incidiram sobre órgãos produtores, documentos e arquivos.

Os modelos de análise documental proposto para realização de tarefas na área estiveram associados a outros processos de identificação, como o de órgão produtor para efeito de organização de massas acumuladas ou o de identificação de arquivos, para fins de definição de estratégias para implantação de sistemas de arquivos. (RODRIGUES, 2008, p. 78).

A identificação de documentos está inserida nos diagnóstico de arquivos apresentando tarefas específicas, principalmente para a identificação de documentos acumulados em depósitos de arquivos e tendo seus objetos, o órgão produtor e os documentos por ele produzidos, sendo indispensável na elaboração do diagnóstico.