Implantação do Programa / Fase Preparatória

A Equipe Técnica do Instituto UNIEMP iniciou os trabalhos de Implantação do PROGRAMA 5S, através da escolha dos conceitos de cada S a serem utilizados no desenvolvimento do programa para a FDE.

1º. S - Senso de Utilização

¾ Selecionar e manter conforme necessidade;

¾ Arrumar considerando freqüência de utilização e acessibilidade. 2º. S - Senso de Ordenação

¾ Guardar ou arranjar segundo uma lógica funcional. 3º. S - Senso de Limpeza

¾ Manter tudo limpo e nas melhores condições de uso. 4º. S - Senso de Saúde

¾ Otimizar os processos e melhorar as condições de trabalho, condições de segurança, físicas e mentais, favorecendo a saúde.

5º. S - Senso de Autodisciplina

¾ Querer melhorar e auto-avaliar.

Posteriormente, foi definida a infra-estrutura necessária para as atividades iniciais (auditório, multimídia, salas e outros) e o número de turmas e participantes a serem treinados.

Nesta fase foram também elaborados o Fluxograma do Programa 5S e o Cronograma de Implementação do Projeto. A seguir, reproduzimos o cronograma de trabalho:

SEG TER QUAR QUIN SEX SEG TER QUAR QUIN SEX SEG TER QUAR QUIN SEX SEG TER QUAR QUIN SEX SEG 1-jul 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 JULHO 1-ago 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 1-set 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26 29 1-out 2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 3-nov 4 5 6 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 24

APRESENTAÇÃO À DIREÇÃO E GERÊNCIA APRESENTAÇÃO AOS FUNCIONÁRIOS ACOMPANHAMENTO

APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS

Figura 8 - Cronograma de implantação.

Definiu-se também o tamanho da equipe integrante do programa; a metodologia de atuação; o tipo de relacionamento com o Núcleo da Qualidade – grupo formado por funcionários da própria FDE - a infra-estrutura necessária para a sua execução e, por fim, o cronograma acima, com cada uma das fases, com definição do momento em que elas deveriam entrar em andamento, além dos modelos a serem seguidos.

3.3 Atividades desenvolvidas em Julho de 2003

Início da Implantação: o mês de julho foi marcado pelo início da implantação do

Programa 5S na Fundação de Desenvolvimento Educacional (FDE). Este processo se deu com uma reunião de apresentação, com cerca de 50 pessoas entre diretores e gerentes. Na ocasião, foi feito breve relato sobre as atividades e divulgado o cronograma básico das primeiras semanas de trabalho. O Núcleo da Qualidade foi criado pela portaria 046/2003 em 21 de julho de 2003, sendo composto por 14 funcionários da Fundação. Segue um trecho da portaria:

Tendo em vista a importância da implantação do “Programa 5S” na estrutura organizacional da Fundação para o Desenvolvimento da Educação – FDE,

RESOLVE:Designar os membros abaixo relacionados que, sob a coordenação do primeiro, comporão o Núcleo da Qualidade da FDE, subordinado à Diretoria Executiva, sem prejuízo das atribuições originais onde estejam lotados. Todos os funcionários da FDE supracitados prestarão serviços ao Núcleo da Qualidade, independentemente de remuneração e cumulativamente com suas respectivas atribuições na FDE. Esta Portaria entra em vigor a partir desta data.

O Diretor Executivo da FDE assim definiu o critério de criação do Núcleo: “Formamos um Núcleo da Qualidade, destacando funcionários de todos os departamentos que estão se reunindo, para envolver outros funcionários neste movimento e organizar tarefas para o funcionamento do programa de qualidade”.

Os encontros dos consultores com o Núcleo da Qualidade, coordenado pelo arquiteto Sérgio Ishikawa, tiveram início e, com eles, as primeiras tarefas conjuntas foram estabelecidas.

Fotos da situação anterior ao programa - Como é comum na implantação desta

ferramenta, todos as áreas da fundação foi fotografada para registrar a situação anterior à implantação, resultando em mais de 500 fotos.

Treinamento - Esta etapa também foi marcada pelo iniciou da atividade de treinamento, a

começar pelos diretores, assessores diretos, gerentes, coordenadores de departamentos e dos integrantes do Núcleo da Qualidade que receberam um treinamento de 6 horas. Neste treinamento foram apresentados os conceitos do programa e algumas ferramentas gerenciais.

Nas semanas seguintes foram treinados todos os funcionários da FDE e das empresas terceirizadas com um conteúdo ajustado para um período de 4 horas.

Consultores - Outra estratégia estabelecida foi o acompanhamento das atividades

executadas pelos que já estivessem capacitados. Definiu-se que uma equipe de consultores trabalharia, em tempo integral, no espaço físico da FDE. Haveria visitas diárias para verificar a evolução e para sanear eventuais dúvidas apresentadas pelos departamentos.

Site – Foi também criada uma página na web com conteúdo exclusivamente voltado ao 5S.

Os funcionários que passavam pelo treinamento receberam uma senha de acesso e o conteúdo foi estruturado de acordo com as necessidades do seu departamento.

3.4 Atividades desenvolvidas Agosto de 2003

As atividades de implementação do programa 5S neste mês foram desenvolvidas em quatro frentes distintas:

¾ Continuação do treinamento dos conceitos do 5S para os colaboradores da casa; ¾ Criação de documentação do 5S;

¾ Estruturação do Núcleo da Qualidade;

¾ Acompanhamento dos resultados e uniformização de entendimento dos gerentes. ¾ Quanto à criação da documentação do 5S foram desenvolvidas as seguintes

atividades:

¾ Montagem da planilha de controle da Disponibilização; ¾ Elaboração das Instruções de Disponibilizarão de Bens;

¾ Elaboração das Instruções de preenchimento do Catálogo de Disponibilização; ¾ Elaboração do Formulário de Disponibilização;

¾ Elaboração da apostila do 5S;

¾ Criação do logo da campanha, apresentado abaixo:

Com relação à estruturação do Núcleo da Qualidade as atividades foram:

¾ Formação dos subgrupos responsáveis pela Comunicação do Programa; pela Documentação do Programa; pelos Bens e Documentos de caráter histórico e pela Logística da Disponibilização de Bens;

¾ Reuniões com o Núcleo da Qualidade e com os subgrupos;

¾ Montadas as planilhas de 5W1H para as atividades de Comunicação e Logística de Disponibilização. Atividades assumidas pelos participantes do Núcleo da Qualidade.