Implantação da intranet nas organizações

Conforme a última pesquisa desenvolvida pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE) quanto à comunicação interna, em 2005, a comunicação digital se destaca. Quanto aos veículos de comunicação interna, o tradicional jornal impresso está perdendo força e importância para a intranet, que é considerado o principal meio de comunicação com os colaboradores, por 31,6% dos pesquisados. A pesquisa de 2005 aponta o salto da valorização da intranet como mídia: na última pesquisa, realizada em 2002, a intranet era considerada como o principal canal de comunicação com os colaboradores por apenas 18% das organizações pesquisadas, perdendo para o jornal impresso e revista interna. De fato, em 2000, Teixeira (2000) já anunciava que embora as intranets tenham surgido nas organizações de forma tímida e departamental, elas vêm se transformando num dos principais veículos de comunicação e de distribuição de serviços.

Apesar de a intranet apresentar maior valorização quando comparada ao jornal impresso, a realidade do uso das mídias para comunicação interna ainda é um pouco diferente. A intranet, que é apontada como a mídia mais usada para a comunicação interna por 60,7% das organizações pesquisadas, perde para um meio de comunicação tradicional – o jornal mural, apresentado como mídia mais usada por 70,1% dos pesquisados.

Uma vez que a intranet seja um autêntico meio de comunicação que envolve toda a rede de relacionamentos da empresa, impactando as pessoas que dela fazem parte; é preciso considerar a necessidade de condução da disseminação da informação via intranet

como amplo projeto de comunicação, a começar pelo seu lançamento. A implantação da intranet deve ser percebida como uma ação de comunicação, com o objetivo de estimular o interesse dos colaboradores/usuários pelo acesso a esta nova mídia. A intranet deve ser entendida como um produto que deve se adequar às necessidades de seus usuários. Assim sendo, deve-se estudar o público-alvo, observá-lo no seu ambiente de trabalho, estudar suas necessidades e expectativas; considerando ainda as particularidades deste público. O acompanhamento desta nova mídia também é fundamental. Para este monitoramento, é indicada uma pesquisa de satisfação quanto ao uso e as informações disponíveis na intranet.

Trata-se, portanto, de um plano de comunicação para a implantação da intranet. Um forte aliado das etapas que compõem o caminho até a implantação da intranet em qualquer organização, independente do porte e o segmento de atuação (VIBERTI, 2005). O autor relata que já esteve envolvido em projetos de portais corporativos que se preocuparam muito com a ação promocional do lançamento da intranet, mas não se atentaram para munir os colaboradores com informações suficientes de modo a sensibilizá-los, conquistando seu comprometimento com esta nova mídia, que auxilia tanto a comunicação interna como o próprio trabalho. O resultado deste trabalho superficial – de informar, mas não formar os colaboradores para esse novo suporte nos negócios - foi um total desinteresse dos colaboradores pela intranet, poucos meses após seu lançamento.

Diante de suas experiências, Viberti (2005) afirma que a implantação de uma intranet deve implicar no mínimo três grandes etapas da fase de planejamento: sensibilização, diagnóstico e planejamento evolutivo, propriamente dito. A etapa de sensibilização refere-se à apresentação do que é a intranet e como ela poderá ser útil nas atividades dos colaboradores e nos negócios da organização. Trata-se de formar, e não apenas informar. Na etapa seguinte, o diagnóstico, é o momento de avaliar as percepções dos usuários quanto à intranet, agora já implementada. E, por fim, o planejamento evolutivo é o acompanhamento da intranet no que se refere a informar e formar os colaboradores, ou seja, orientar sobre seus propósitos e reforçar

conceitos, sempre que necessário. Desta forma, o plano de comunicação deixa de ser uma tarefa acessória para ser um elemento chave para o sucesso do projeto.

Nota-se, portanto, que o adequado é que o desenvolvimento da intranet seja gradual e que, à medida que seja incorporada no cotidiano dos colaboradores, evidenciem-se sugestões e críticas construtivas para sua melhor adequação à realidade organizacional da qual faz parte. Conforme Lafrance (2001), as possíveis vantagens da intranet somente serão realidade se sua implantação foi acompanhada de uma reorganização de certos métodos de trabalho, inclusive da organização como um todo.

Entende-se, portanto, que considerar a intranet como um amplo projeto de comunicação não significa que ela deva ser um espaço caótico de oferta e troca de informações; pelo contrário, corresponde à necessidade da intranet ser um meio que viabilize o compartilhamento de informações e conhecimentos referentes à organização, assim como um canal que possibilite a consolidação do relacionamento entre os colaboradores. Aí se encontra uma reflexão:

Profissionais de comunicação devem não só acompanhar a evolução das mídias e das tecnologias inovadoras, como também sair da passividade para a administração ativa do processo comunicacional, posicionando-se como um estrategista e não apenas como mero reprodutor de recados da organização (KUNSCH, 1997, p.146).

Vale lembrar que esse projeto não deve ser apenas responsabilidade do setor de comunicação organizacional e da área tecnológica, mas também da empresa como um todo; de forma a potencializar e otimizar a comunicação interna. Trata-se de uma responsabilidade organizacional, na qual a alta administração tem participação decisiva. A aprovação, participação na administração em conjunto com os profissionais responsáveis e, inclusive, apoio da diretoria são fundamentais para o desenvolvimento desta nova mídia.

Encontramos, ainda, na visão de Gislaine Rossetti, diretora de Comunicação da Basf para a América do Sul em entrevista à revista Comunicação 360 graus (2007), que o

grande desafio é contar com o apoio da alta administração no momento da implantação das ferramentas, bem como ter consciência da lentidão do processo, pois ele requer uma mudança cultural na forma de se comunicar e de se relacionar. Percebe-se, portanto, que nessa estreita relação, os profissionais da área tecnológica e de comunicação devem não apenas permitir, mas incentivar a participação da alta administração da empresa. Essa é uma forma de facilitar o envolvimento de todos neste processo de mudança. Todos devem estar, portanto, estimulados e capacitados a trabalhar com a intranet.

O estímulo dos usuários em relação à intranet dependerá das estratégias de comunicação da organização que, por sua vez, deverão ser aprovadas pela diretoria. Um bom exemplo é a personalização da intranet, cuja contribuição é vir contra à sobrecarga informacional, tão comum na sociedade e nas organizações. A personalização da intranet permite tratar os usuários de maneira individualizada, disponibilizando informações selecionadas e alinhadas com os objetivos e interesses do usuário, do setor e da empresa. A implementação desta estratégia pode ser baseada em mecanismos mais simples, no perfil do usuário, ou em mecanismos mais complexos e integrados, que terão capacidade de mapear dinamicamente interesses individuais, baseado no histórico de uso da intranet e na evolução das curvas de aprendizagem.

Bueno (2003 p. 60) acredita no potencial comunicativo das intranets, e alerta que:

[...] é preciso dotar as intranets de um caráter estratégico que as encaminhe para seu objetivo maior: criar condições para uma moderna gestão do conhecimento, abrindo espaço para uma convivência que agregue valor ao processo de comunicação, reunindo espíritos e mente em prol do desenvolvimento organizacional.

Tais estratégias configuram-se como um desafio para os profissionais de comunicação, agora preocupados com os resultados decorrentes deste novo meio de

comunicação, que promovem alterações comportamentais nos colaboradores de forma a influenciar a cultura organizacional.

Em resumo, o resultado final da tecnologia da informação será uma maior produtividade e eficácia organizacional. Entretanto, conforme as tecnologias emergentes vão sendo introduzidas, veremos outras mudanças importantes. Toda estrutura da organização poderá ser modificada. (TAPSCOTT, 1997). Pode-se perceber a existência de resistência, na maioria das vezes.