Algumas das soluções apresentadas foram implementadas antes do final da presente dissertação. Assim, importa identificar quais delas foram implementadas, e quantificar as melhorias obtidas.
Em primeiro lugar, foi realizada uma reunião com os colaboradores responsáveis pelo processo de associação de mercadorias, com o objetivo de os consciencializar da importância de associarem, sempre que possível, as faturas às requisições de compra correspondentes, e das implicações que decorrem de não o fazerem. Foi estabelecido que, a partir daquele momento, seria feito um controlo muito mais rígido relativamente à mercadoria entregue pelos fornecedores que não havia sido pedida, ou que não corresponda à última requisição feita, sendo feita uma reclamação ao fornecedor sempre que ocorra um caso desses. Por outro lado, estas encomendas seriam imediatamente recusadas e devolvidas ao fornecedor, excetuando os casos em que o departamento de Compras tenha concedido autorização para as aceitar.
De seguida, foram identificados os fornecedores que enviam faturas sem referência do número de requisição de compra, e que satisfazem duas vezes a mesma requisição, tendo os mesmos sido notificados para que tal não voltasse a acontecer. O período de tempo que as requisições de compra permanecem abertas no sistema foi alterado para 60 dias. Foram também feitas as transferências dos diferentes produtos entre os diversos armazéns com vista a regularizar o stock dos mesmos.
Por fim, foram corrigidas as falhas informáticas do botão “Confirmar”, tendo de seguida sido implementadas as novas funcionalidades apresentadas anteriormente. Foi também implementado por parte do departamento de Informática o sistema de controlo do processo de associação de faturas às requisições de compra.
Com o objetivo de avaliar o impacto das alterações feitas, foram recolhidos os dados relativamente a todas as entradas registadas entre os dias 13 e 24 de maio para todos os armazéns da organização, tendo sido consideradas para análise apenas as entradas para stock dadas pelos colaboradores do “Gabinete de Receção”.
Tal como se pode observar na Tabela 7, a percentagem de entradas não associadas a requisições de compra diminuiu consideravelmente em todos os armazéns, tendo a redução mais acentuada sido registada no armazém de Lisboa. O armazém central de Gondomar continua a ser destacadamente o que tem maior percentagem de entradas não associadas a requisições de compra, com uma percentagem a rondar os 9%.
Tabela 7: Percentagem de faturas não associadas a requisições, antes e depois da implementação das soluções
Armazém % Entradas não associadas a requisições - estado inicial
% Entradas não associadas a requisições - após soluções
% Redução Gondomar 19,8 8,9 55,2 Lisboa 7,4 1,8 75,8 Aveiro 4,0 1,7 58,1 Macedo 3,9 1,5 61,9 Guarda 3,0 1,0 65,7
Foi igualmente realizada uma análise após terem sido feitas as transferências de produtos entre os diversos armazéns, com o objetivo de quantificar as melhorias obtidas. O procedimento foi em tudo semelhante ao conduzido na análise inicial, tendo sido identificados todos os produtos que correm o risco dos seus stocks não serem escoados por serem atingidos os seus prazos de validade.
O número de produtos em risco sofreu uma redução de aproximadamente 72%, o que é evidenciado na Tabela 8. O valor total de produtos em stock nesta situação sofreu também uma diminuição significativa, de cerca de 45%. Por fim, o valor total não aceite pelos fornecedores para o pior e para o melhor cenário reduziu também em 37% e 36%, respetivamente.
Tabela 8: Produtos em risco de não serem escoados, antes e após a implementação das soluções
Estado inicial Após soluções Redução % Número de produtos que não são escoados 755 210 72,2 Total valor em stock que não são escoados 395.781€ 219.355€ 44,6 Total valor não aceite pelos fornecedores
(pior cenário) 157.105€ 99.440€ 36,7
Total valor não aceite pelos fornecedores
5 Conclusões e perspetivas de trabalho futuro
O principal objetivo do projeto era melhorar o processo de associação de faturas a requisições de compra, de forma a reduzir o número de entradas de mercadoria com fatura não associada a requisições nos diferentes armazéns da Medlog.
Pode-se considerar que o objetivo estabelecido foi cumprido com sucesso, dado que foram identificados os principais motivos que conduzem à não associação destes dois tipos de documentos e as consequências resultantes dessa não associação. Foram igualmente desenvolvidas soluções para cada um dos problemas encontrados. Foi implementado um número significativo dessas soluções, o que permitiu a obtenção de resultados muito positivos, tal como são detalhados seguidamente.
O processo de identificação dos motivos para a não associação das faturas às requisições de compra correspondentes consistiu numa análise em tempo real de 300 faturas não associadas a requisições dos cinco armazéns da organização. A partir dessa amostra, foram identificadas oportunidades de melhoria e foram desenvolvidas as soluções respetivas. Estas soluções focaram-se principalmente no cumprimento dos procedimentos atualmente existentes por parte dos colaboradores e num controlo mais rígido dos fornecedores (que muitas vezes mandam encomendas não pedidas, duplicadas e pendentes e faturas não identificadas com o número da requisição feita). Existiu também a alteração de alguns procedimentos que contribuíam para a fragilização do processo (como por exemplo, o período de tempo que as requisições ficam disponíveis no sistema e a interface utilizada pelos colaboradores para efetuarem a associação da fatura à requisição de compra correspondente) e o desenvolvimento de um sistema de controlo que permite controlar o processo em análise, com o recurso a indicadores de desempenho.
Com estas soluções, o número de entradas com faturas não associadas a requisições de compra reduziu de forma significativa em todos os armazéns da organização, tendo a menor redução sido registada no armazém central de Gondomar, com uma diminuição de 55,2%. Nos restantes armazéns locais, este decréscimo foi mais acentuado, tendo sido de 58,1% no armazém de Aveiro, 61,9% no armazém de Macedo de Cavaleiros, 65,7% no armazém da Guarda e 75,8% no armazém de Lisboa.
No caso do stock excessivo de certos produtos, foi obtida uma listagem dos produtos que apresentam risco do seu stock não ser escoado dentro do prazo de validade (com base na procura desses produtos nos últimos 4 meses e no stock corrente dos mesmos). A partir dessa listagem, foi obtido o valor total esperado que a Medlog irá perder por esse motivo. Com o objetivo de equilibrar os stocks destes produtos nos diversos armazéns, e assim minimizar o valor perdido com os mesmos, foram feitas transferências de stock entre os diversos armazéns. Estas transferências possibilitaram uma redução de 72,2% no número total de produtos em risco do seu stock não ser escoado, um decréscimo de 44,6% no valor total de stock em risco de não escoar e uma diminuição entre 35,7% e 36,7% no valor total perdido com estes produtos.
Ao longo do projeto foram ainda surgindo algumas oportunidades de melhoria que podem ser encaradas como projetos futuros:
• Análise de produtos em risco de não conseguirem escoar o seu stock por ser atingido o prazo de validade, com base na procura verificada num período de tempo superior ao considerado no projeto realizado, de forma a permitir estudar a eventual existência de sazonalidade na procura.
• Desenvolvimento de um sistema de classificação de fornecedores baseado em diversos critérios (número de entregas, número de linhas das requisições feitas, entre outros), de forma a definir a prioridade da sua adesão ao sistema de comunicação EDI.
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