No que se refere aos serviços e fundos autónomos a primeira das condições para a implementação do POCP ou de qualquer outro plano sectorial é a existência de autonomia administrativa e financeira. No caso das instituições de ensino superior, por exemplo uma faculdade ou uma escola, estão obrigadas a implementar o POC-Educação apenas quando disponham de orçamento que possam gerir, ou seja, se tiverem autonomia administrativa e financeira. Caso tenham apenas autonomia administrativa não dispõem de orçamento próprio e portanto, são integradas na Universidade ou Politécnico a que pertencem e estes sim estão abrangidos pela obrigatoriedade de implementação do POC-Educação.
No entanto, o POC-Educação e os restantes planos sectoriais já enumerados, surgiram no seguimento da publicação do POCP, em 1997. Portanto desde a publicação do POCP e até ao surgimento do POC-Educação as instituições de ensino superior estavam obrigadas, tal como todos os serviços e organismos da administração central, regional e local, à aplicação do POCP.
Assim, na primeira parte do questionário e após a caracterização das instituições, as questões colocadas prendem-se então com a existência ou não de autonomia administrativa e financeira, com a adopção do POCP, as razões da não adopção, a elaboração ou não do inventário inicial, imprescindível para a implementação do POCP ___________________________________________________________________ 74
ou qualquer outro plano sectorial, e ainda das dificuldades encontradas durante a fase de implementação.
Da análise da amostra (quadro nº 12) verificamos que a maioria das instituições, 81,4%, têm autonomia administrativa e financeira, ou seja, estão em condições de implementar o POCP. Apenas 18,6% das instituições não possuem autonomia administrativa e financeira, o que significa que a implementação ou não do POCP depende da entidade- mãe.
Quadro nº 12 - Autonomia Administrativa e financeira
Autonomia administrativa e financeira sim não Tipo de Estabelecimento N % N % Total Universidade 5 100 0 0 5 Politecnico 8 100 0 0 8 Ensino Militar 0 0 1 100 1 Faculdade int. em Universidade 11 84,6 2 15,4 13 Escola Integrada em Politécnico 13 65,0 7 35,0 20 Escola enfermagem 4 80,0 1 20,0 5 Serviço de Acção Social 7 100 0 0 7
Total 48 81,4 11 18,6 59
Por outro lado, verificamos que 64,4% das instituições implementaram o POCP, (Gráfico nº 2) o que representa uma percentagem bastante elevada. Apesar de parecer haver alguma incongruência quando algumas instituições responderam que não têm autonomia administrativa e financeira, mas afirmam que implementaram o POCP, pensamos que isto se deve ao facto de mesmo não tendo autonomia, algumas instituições integradas em universidades ou politécnicos estão a aplicar o POCP porque a entidade-mãe o implementou e, consequentemente todas as entidades que a integram também o estão a aplicar, mesmo que a contabilidade se encontre centralizada.
Gráfico nº 2 - Implementação do POCP sim 64% não 22% não aplicável 12% ns/nr 2%
Quanto aos motivos da não implementação do POCP, esta questão só se aplica a 13 das 59 instituições, pelo facto de se referir aos motivos da não adopção do POCP, e como vimos na questão anterior só 13 das instituições não adoptaram o POCP.
Dos possíveis motivos apresentados verificamos que os problemas relativos ao “programa/sistema informático” são os mais apontados, seguidos da opção “outra razão”, e dentro desta opção foi referido, por 3 dos 4 que a escolheram, que estavam na fase de implementação. A “estrutura organizacional” é também apontada como uma razão da não implementação e a razão “modelo estatutário” não é indicada por nenhuma instituição.
Gráfico nº 3 - Motivos da não implementação do POCP
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 N º de res p o st a s 1 Razões Estrutura Organizacional da Inst ituição Modelo Estatutário da Inst ituição Problemas relativos ao programa/sistema informát ico Problemas relativos a recursos financeiros Problemas relativos ao pessoal e sua qualificação Outros
Outras das obrigações das instituições de ensino superior, e não só, é a elaboração do inventário e avaliação de todos os bens, direitos e obrigações. A este respeito o POC-E no nº 4 do artigo 6º referia que até 31 de Dezembro de 2000 deviam estar elaborados e aprovados o inventário e respectiva avaliação de todos os bens, direitos e obrigações que permitam iniciar o sistema de contabilidade patrimonial. Vamos de seguida ___________________________________________________________________ 76
verificar se as instituições, que compõem a amostra, efectuaram esta tarefa dentro do prazo previsto para tal.
Gráfico nº 4 - Elaboração de inventário até 31/12/2000
3% 12%
49%
36%
sim não não aplicável ns/nr
O gráfico anterior mostra-nos que quase 50 % das instituições que fazem parte da amostra, elaboraram o inventário e a avaliação de todos os seus bens até ao dia 31/12/2000. Embora a data fixada para elaboração do inventário fosse 31/12/2000, devido à dificuldade que esta tarefa representa, muitas instituições ainda não efectuaram o inventário dos seus bens e este pode ser o motivo porque algumas instituições ainda não implementaram o POC-Educação, pois, tal como é referido no nº 4 do artº 6º, o inventário dos bens e a valorização dos mesmos é essencial para iniciar o sistema de contabilidade patrimonial, preconizado pelo plano.
Por outro lado, podemos fazer um cruzamento de variáveis e verificar quantas das instituições que adoptaram o POCP elaboraram o inventário dentro do prazo previsto.
Quadro nº 13 - Adopção do POCP/elaboração de inventário
A instituição aplicou o POCP Total sim não não aplicável ns/nr N %
sim 23 6 0 0 29 49,2 não 15 6 0 0 21 35,6 não aplicável 0 0 7 0 7 11,9 Elaboração do Inventário até 31/12/2004 ns/nr 0 1 0 1 2 3,4 N 38 13 7 1 59 Total % 64,4 22,0 11,9 1,7 100 100 ___________________________________________________________________ 77
O cruzamento destas duas variáveis leva-nos a concluir que aproximadamente 80% das instituições que adoptaram o POCP elaboraram o respectivo inventário e valorizaram os seus bens, o que para se implementar o POCP de uma forma integral, é condição essencial, para que seja possível elaborar o respectivo Balanço.
As instituições que não elaboraram o inventário apresentaram como principais razões a “falta de meios humanos e financeiros”, as “limitações do sistema informático”, o facto de ser um “processo muito demorado”, as “dificuldades de conciliação dos bens físicos com os documentos contabilísticos” e ainda o facto de na data a instituição “não possuírem autonomia administrativa e financeira”, pelo que não tinham obrigação de elaborar o inventário.
No que respeita à aplicação informática utilizada, no âmbito do POCP, verificamos que 68% das instituições (gráfico nº 5) utilizam uma aplicação adquirida no mercado e apenas 7% desenvolveram internamente a sua aplicação. Como no mercado existem muitas ofertas, cada instituição optou, ou pela aplicação que lhe pareceu responder melhor às suas necessidades, ou por aquela que se apresentava mais acessível financeiramente, dadas as limitações financeiras de muitas instituições. Assim, existe uma variedade bastante grande de aplicações informáticas a ser utilizadas. Seria talvez bastante mais económico para as instituições e para o erário público se se tivesse optado por desenvolver uma aplicação informática a utilizar por todas as instituições. Neste momento, já está a ser desenvolvida uma aplicação informática que será obrigatoriamente aplicada por todos os organismos do sector da educação, e cuja previsão de implementação será, no mínimo de 2 anos, mas até lá já muito dinheiro foi gasto na compra de aplicações informáticas.
Gráfico nº 5 - Origem da aplicação informática utilizada no âmbito do POCP
68% 7% 15% 10% Adquirida nomercado Desenvolvida internamente Não aplicável ns/nr ___________________________________________________________________ 78
O gráfico seguinte mostra as dificuldades encontradas pelas instituições durante a fase de implementação do POCP.
Gráfico nº 6- Dificuldades encontradas durante a fase de implementação do POCP
0
1 Dificuldades
Resistência à mudança/inovação por parte dos orgãos dirigentes Resistência à mudança/inovação por parte do pessoal técnico Insuficiente preparação técnica do pessoal 10 20 25 Nº s
Número reduzido de funcionários 15 de r e sp o st a Sistemas informáticos desactualizados Programas informáticos inadequados à nova realidade Insuficiência de recursos 5
financeiros
Alterações à estrutura organizacional da instituição Alterações ao modelo estatutário da instituição
Reorganização do circuito documental
Outra
Observamos que a dificuldade mais mencionada pelas instituições que implementaram o POCP é a “insuficiente preparação técnica do pessoal”, seguida do “número reduzido de funcionários”, dos “programa informáticos desactualizados” e da “reorganização do circuito documental”. A “resistência à mudança por parte do pessoal técnico” também é bastante apontada e talvez seja originada pelo facto de existir uma insuficiente preparação técnica que, como já foi referido é a principal dificuldade apontada. Aqui parece existir alguma incongruência, pois as instituições, como verificamos na caracterização das pessoas que responderam ao questionário, aparentemente estão dotadas de meios humanos com habilitações académicas, que lhes permitem ter conhecimentos suficientes para a implementação do POCP.
Esta dificuldade poderá ser colmatada com a existência de formação e como podemos confirmar, da análise da evolução das despesas com a formação de pessoal, as instituições têm investido cada vez mais em formação.
___________________________________________________________________ 80 A título de conclusão, e no que respeita à implementação do POCP, podemos afirmar que a maioria das instituições implementou o POCP e elaborou o inventário até 31/12/2000. As principais dificuldades apontadas pelas instituições que implementaram o POCP foram a “insuficiente preparação técnica do pessoal” e o “número reduzido de funcionários”. Quanto às instituições que não implementaram o POCP afirmam não o ter feito porque tinham problemas com os “programas/sistemas informáticos” mas, dizem já estar na fase de implementação do mesmo.