4.1 IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO PARA OS RISCOS ALIADO A AUDITORIA EXTERNA
Tem por base que o planejamento é um ótimo começo para se obter êxito nas empresas, as empresas que se planejam tem menos chances de encontrar erros que podem causar riscos para o parecer da auditoria externa, esses riscos afetam diretamente a importância de se planejar e tomar as devidas precauções para não ter problemas posteriores.
De acordo com a Norma brasileira de contabilidade (NBC-T-11), “Risco de auditoria é a possibilidade de o auditor vir a emitir um parecer tecnicamente inadequada sobre as demonstrações contábeis significativamente incorretas”. Esse risco pode ser desenvolvido durante o levantamento das informações da empresa,
ou qualquer atividade relacionada ao planejamento ou desenvolvimento dos trabalhos na empresa auditada, afetando, assim, o parecer final sobre as demonstrações contábeis.
Como o planejamento da auditoria ajuda a evitar os riscos que podem influenciar na emissão do parecer da auditoria, e de acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade técnica NBC T – 12.1.2, “O planejamento do trabalho de auditoria interna compreende os exames preliminares da Entidade, para definir a amplitude do trabalho a ser realizado de acordo com as diretivas estabelecidas pela administração”, ou seja de acordo com a norma o planejamento é que irá definir o tamanho e a magnitude do trabalho a ser seguido, abaixo, de acordo com a norma citada, seguem alguns pontos cruciais e relevantes para o planejamento do auditor:
a) o conhecimento detalhado dos sistemas contábil e de controles internos da Entidade e seu grau de confiabilidade;
b) a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados;
c) a existência de Entidades associadas, filiais e partes relacionadas que estejam no âmbito dos exames da auditoria interna;
d) o uso do trabalho de especialistas e outros auditores;
e) os ciclo operacionais da Entidade relacionados com volume de transações e operações;
f) o conhecimento das atividades operacionais da Entidade, como suporte para a análise eficaz dos procedimentos e sistemas de Contabilidade de Custos que estão sendo aplicados para acompanhar e controlar o uso e o consumo de recursos, visando verificar a existência de desvios em relação às rotinas preestabelecidas;
g) o conhecimento da execução orçamentária, tanto operacional como de investimentos, no sentido de verificar a exatidão de apropriação dos valores, se os desvios estão sendo controlados e se as conseqüentes ações corretivas estão sendo aplicadas.
Ainda relacionado a NBC T- 12 , o Auditor interno, é obrigatório que tenha um planejamento uma preparação por escrito com os documentos de maneira minuciosa para que realize a atividade, ou seja os programas preparados devem seguir como um roteiro e como controle podendo ser atualizados e revisados quando for necessário.
A importância do planejamento para reduzir significativamente o risco de erros fica notória quando se aplica o estudo na norma apresentada a seguir: tendo como base, a NBC-T-11. É na fase em que o auditor faz o planejamento do trabalho que deve ser feita a análise dos riscos de auditoria, considerando, dois níveis de relevância:
Em nível geral, considerando as demonstrações contábeis tomadas no seu conjunto, bem como as atividades, qualidade da administração, avaliação do sistema contábil e de controles internos e situação econômica e financeira da entidade e em níveis específicos, relativos ao saldo das contas ou natureza e volume das transações (NBC-T-11, 2007).
Antes do auditor efetuar o trabalho, deve estar ciente de como é a empresa, o segmento e os processos praticados, para que tenha um conhecimento prévio do que vai trabalhar e assim evitar algumas possíveis preocupações durante o trabalho.
Para se determinar o risco da auditoria a NBC-T-11, ressalta que o auditor deve avaliar o ambiente de controle da entidade compreendendo:
A função e envolvimento dos administradores nas atividades da entidade; a estrutura organizacional e os métodos de administração adotados, especialmente quanto a limites de autoridade e responsabilidade;
as políticas de pessoal e segregação de funções; a fixação, pela administração, de normas para inventário, para conciliação de contas, preparação de demonstrações contábeis e demais informes adicionais; as implantações, modificações e acesso aos sistemas de informação computadorizada, bem como acesso a arquivos de dados e possibilidade de inclusão ou exclusão de dados; o sistema de aprovação e registro de transações; as limitações de acesso físico a ativos e registros contábeis e/ou administrativos; e as comparações e análises dos resultados financeiros com dados históricos e/ou projetados. (NBC-T-11, 2007)
Segundo Attie (2011, p.260), o planejamento da auditoria demanda um conhecimento prévio da área e a da atividade a ser exercida, incluindo além da área econômica, as legislações aplicáveis, desta maneira se incluem todos os fatores relevantes para executar o trabalho, dentre esses fatores se incluem os conhecimentos de controles internos, sistemas e práticas contábeis os prazos para que o trabalho fique pronto, pareceres e os “riscos da auditoria e identificação das áreas importantes da entidade, quer pelo volume de transações, quer pela complexidade de suas atividades.” Com o planejamento da auditoria e sabendo dos riscos, o auditor consegue desempenhar uma auditoria de maneira mais eficaz, Para fins de análise de riscos de auditoria Niyama e Mendes (2013, p.304), citam que auditoria se divide em três componentes, sendo eles: risco inerente, risco de controle e risco de detecção.
Franco e Marra (2011, p.320), destacam três ocasiões e, que podem se manifestar os riscos de auditoria:
1 – O erro ou irregularidade ocorreu nos registros ou nas demonstrações contábeis, dando origem ao chamado risco inerente ou implícito; 2 – O erro ou irregularidade não foi detectado pelo sistema de controle interno da entidade auditada, gerando o chamado risco de controle; 3 – Ao aplicar os procedimentos de auditoria, o auditor também não detecta os erros, advindo daí o chamado risco de detecção. (FRANCO; MARRA, 2011, p.320)
O erro pode ocorrer em diversas fases quando aplicado os conceitos de riscos, portanto é importante salientar que o erro pode aparecer em situações não concretas. Ainda de acordo com Franco e marra (2011, p.320), o risco de auditoria é considerado relativo, pois não existe uma forma e pode aparecer de diversas maneiras e em diferentes situações. Por isso a importância do planejamento em todos os processos, ou seja, o planejamento do trabalho não pode parar, ou ser feito, somente, no início e sim acompanhar cada etapa estabelecida no escopo do trabalho.
Conforme Sá:
A sofisticação tecnológica, os imensos mercados que se abriram e as maneiras de se chegar a eles, a produção em massa, a concepção de tecnoestrutura empresarial, a acirrada competição inter e intranacional exigem do administrador extraordinária atenção a necessidade de, com razoável antecedência, estabelecer missões e objetivos da empresa, estudar e selecionar os caminhos alternativos, implantar a estrutura e implementar os planos e idéias escolhidas. (1976, p.109).
Para que possa se estabelecer objetivos, metas e estar ligado aos acontecimentos e como q tecnologia a cada dia pode auxiliar nos processos é necessário um forte trabalho de planejamento tentando prever os possíveis erros e riscos que podem ocorrer no processo avaliado, evitando, assim, erros que possam atrapalhar o trabalho final.
De acordo com a norma brasileira de contabilidade técnica – NBC T – 11.2.1.3: “O planejamento deve considerar todos os fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes:”
a) o conhecimento detalhado das práticas contábeis adotadas pela entidade e as alterações procedidas em relação ao exercício anterior;
b) o conhecimento detalhado do sistema contábil e de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade;
c) os riscos de auditoria e identificação das áreas importantes da entidade, quer pelo volume de transações, quer pela complexidade de suas atividades;
d) a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados;
e) a existência de entidades associadas, filiais e partes relacionadas;
f) o uso dos trabalhos de outros auditores independentes, especialistas e auditores internos;
g) a natureza, conteúdo e oportunidade dos pareceres, relatórios e outros informes a serem entregues à entidade; e
h) a necessidade de atender prazos estabelecidos por entidades reguladoras ou fiscalizadoras e para a entidade prestar informações aos demais usuários externos.
O auditor deve ter um conhecimento anterior para montar uma estratégia bem estruturada. Sabendo, também, o que pode estar acontecendo em processos para o desenvolvimento do trabalho, dessa forma estará com respaldo conhecendo o anterior da empresa para estar devidamente embasado nos processos que forem sendo desenvolvidos para que se possa alcançar o êxito na elaboração e no procedimento do trabalho.