Indicador de perdas

O plano de ação elaborado para este indicador foi realizado dentro dos prazos estipulados e todas as ações foram concluídas (Quadro 9).

Quadro 9: Plano de ação do indicador de Perdas.

A primeira ação que visou reduzir as perdas por validade foi incorporar o gerenciamento prévio das validades na rotina do serviço de farmácia. A responsabilidade desse processo foi dos farmacêuticos do setor e o tempo de execução de cinco meses. Não houve custos diretos envolvidos para a implantação.

Essa análise era realizada com, no mínimo, três meses de antecedência à validade dos itens, com o intuito de dispor de tempo hábil para tentar estratégias que impedissem sua perda, tais como comunicação com corpo clínico para verificar a viabilidade do uso quando possível e trocas com outros hospitais. O relatório de itens com validade a vencer foi uma ferramenta de grande utilidade que forneceu dados do item a vencer, local de estoque, lote, saldo, data de entrada, validade, custo unitário e custo total, podendo ser retirado pelo prazo estabelecido pelo indivíduo.

O índice de perdas e perdas prevenidas (Figura 25) de cada mês do ano de 2014 desde que se iniciou o processo de controle das validades, perfez uma média de 34,1% de itens perdidos, que constituem os itens vencidos e 65,9% de perdas prevenidas, que se refere a itens que não tiveram seu prazo de validade expirado devido ao sucesso das intervenções realizadas, ou seja, itens os quais foi possível evitar sua perda. No mês de outubro pode se observar uma discrepância dos demais meses, sendo quase em sua totalidade a percentagem de itens vencidos, que se deve ao fato de este mês não ter ocorrido o gerenciamento das validades.

Figura 25: Comparação entre proporções de perdas e perdas prevenidas de medicamentos e materiais no ano de 2014.

Ao realizar o levantamento dos itens vencidos em 2014, observou-se que 91,83% das perdas foram de medicamentos, 3,57% de materiais médico hospitalares e 4,59% foram referentes aos produtos nutricionais (Figura 26).

Na Figura 27, observa-se a proporção mensal de perdas referentes a medicamentos, materiais médico hospitalares e produtos nutricionais.

Figura 27: Levantamento mensal de itens vencidos em 2014 por categoria.

A segunda ação trata-se de colocar em prática uma das normas das boas práticas de armazenagem, que é ordenar pelo método de controle de fluxo de estoques do Primeiro que Vence Primeiro que Sai (PVPS). Dessa forma, ao analisar mensalmente as planilhas, os itens cuja validade expiraria primeiro eram organizados de forma a permanecerem segregados dos demais lotes na área da dispensação, identificados com etiquetas contendo alertas como “SAIR PRIMEIRO”, sendo essas saídas monitoradas a fim de verificar o cumprimento do método. A responsabilidade desse processo foi dos farmacêuticos do setor e o tempo de execução de cinco meses. Não houve custos diretos envolvidos para a implantação.

A terceira ação apresentou como objetivo detectar as falhas relacionadas ao processo de controle de validade no início da cadeia, que é no momento do recebimento dos produtos. Consistiu em avaliar a entrega através do preenchimento da ficha de avaliação de desempenho de fornecedores, elaborado pelos farmacêuticos (Apêndice 2). A responsabilidade desse processo foi dos farmacêuticos do setor e o tempo de execução de cinco meses. Não houve custos diretos envolvidos para a implantação.

Esse preenchimento foi realizado pelos estagiários do curso técnico de farmácia após treinamento ministrado pelos farmacêuticos. A ficha deve ser preenchida com dados do fornecedor (empresa, número da nota fiscal e data da entrega), seguida do checklist abordando questões referentes a embalagem, especificação do material solicitado, quantidade, preço, integridade das caixas padrão e do produto, prazo de validade, armazenamento de termolábeis, atrasos na entrega e outros.

O funcionário da CAF responsável pelo recebimento deve solicitar a presença do estagiário no momento do recebimento de produtos, em que ele executará a avaliação tendo em mãos a ordem de compra fornecida pelo setor de compras para realizar a comparação, assinalando o campo que ocorreu a divergência quando ocorrer. Nesta ocasião o farmacêutico deve ser comunicado da ocorrência para que possa entrar em contato com o setor de compras ou fornecedor a fim de solucionar o problema. O farmacêutico deverá preencher a lacuna da ficha em que contém a classificação de risco da falha (risco maior, risco médio, risco menor) para que se possa ser contabilizado no processo de qualificação de fornecedores do hospital.

O prazo de validade aceitável pelo hospital é no mínimo de doze meses para ocorrer a expiração, sendo que entregas com o prazo de validade inferior a este devem vir acompanhadas de carta de troca em que o fornecedor se compromete a realizar a troca caso o item não seja utilizado.

Entre os meses de março a dezembro de 2014, 14% das entregas estavam em desacordo com o prazo estipulado. Contudo, todas as divergências foram solucionadas ao entrar em contato com os fornecedores, através de contato eletrônico, os quais enviaram as cartas de troca solicitadas.

Em relação aos resultados para esse indicador, a meta estipulada foi de R$ 1000,00, sendo alcançada nos meses de março, abril, maio, junho, julho, setembro e dezembro de 2014.

A figura 28 expõe os resultados mensais para o indicador de perdas no ano de 2014 e sua respectiva meta estipulada.

Figura 28: Indicador de perdas no ano de 2014. (valores em R$)

Em relação aos resultados desse indicador nos anos de 2013 e 2014, observa-se que apenas nos meses de janeiro e outubro o índice de perdas foi menor no ano de 2013.

A Figura 29 demonstra a comparação dos resultados entre os anos de 2013, antes da implementação das ações e no ano de 2014 em que ocorre a estruturação do novo processo.

Ao realizar a análise comparativa, observou-se que em 2013, o valor de perda foi, em média, R$4888,53 (desvio padrão = R$5636,53, mediana = R$2898,25 e coeficiente de variação = 115,3%). Em 2014, a média de perdas foi reduzida para R$1217,3 (desvio padrão = R$822,56, mediana = R$892,93 e coeficiente de variação = 67,57%), resultante das ações implementadas, sendo a meta estipulada um valor de R$1000,00.

Na figura 30 os resultados do indicador de perdas são expressos como média ± desvio padrão. Foi observado que 2014 apresentou uma redução significativa de 75% em relação à média de 2013. Perdas 2013 2014 0 2000 4000 6000 8000

Figura 30: Resultado das perdas dos anos de 2013 e 2014 expressos na forma de média ± desvio padrão com p=0,0361

Na figura 31 os resultados do indicador de perdas são expressos em comparação com a meta estipulada de R$1000,00 mensais.

Perdas em relação a meta

2013 2014 0 2000 4000 6000 8000

Na figura 32 os resultados do indicador de perdas são expressos como mediana ± intervalo interquartílico. Foi observado que 2014 apresentou uma redução significativa de 69,19 em relação à mediana de 2013. Perdas 2013 2014 0 2000 4000 6000 8000

Figura 32: Resultado das perdas dos anos de 2013 e 2014 expressos na forma de mediana ± intervalo interquartílico com p=0,0361.

Isso significa que as ações realizadas foram eficientes uma vez que resultou em reduções significativas no índice de perdas tanto em relação à média quanto em relação à mediana, obtendo progressos em relação às condutas implementadas a fim de buscar cada vez mais medidas que visem o zelo com os recursos financeiros da instituição.