Partindo do pressuposto que os dados estão corretos e a ação de
Validação de Termos foi executada com sucesso, a página que
receberá os dados do autuado será carregada. O primeiro campo no canto superior esquerdo receberá o número do TN/TI, que se encontra impresso no documento em uma cor destacada.
5. Escolhendo a Unidade Administrativa
O próximo passo será escolher a Unidade Administrativa para a qual o documento teve origem. Esta opção necessita de cuidados especiais, pois, caso seja informada uma Unidade Administrativa diferente da que o usuário está lotado, o sistema
não permitirá que um usuário de outra Unidade possa alterar os dados. Uma Unidade Administrativa é o Departamento, Regional ou Município em que o usuário está lotado.
6. Escolhendo uma Unidade
O próximo passo será escolher uma Unidade. Não se trata de unidade de medida e sim de Estabelecimentos que não possuem
CPF/CNPJ, localizados em outros endereços e que necessitam
de Alvará de Licença Sanitária para exercer suas atividades comerciais. Para exemplificar veremos o caso de uma Prefeitura que tem sob sua responsabilidade, por exemplo, um Hospital que está sob ação de Vigilância Sanitária. Neste caso deverá ser escolhido na lista de opções o nome da Unidade, esta ação fará com que o sistema selecione no banco de dados as Sub-
Atividades da Unidade autuada. Deve-se ter um cuidado
especial nesta escolha, pois, depende da ação de VISA executada para selecionar uma das opções. Se a ação foi, por exemplo, em todo um Hospital, a opção será pelo nome da
Unidade que se identifica com o Hospital. Caso seja somente em
existindo o serviço inspecionado, o procedimento correto é consultar a Página de Suporte no início do Manual para identificar quem poderá fornecer as informações necessárias, solicitando a Incluir do novo serviço. É muito importante que estes dados sejam corretamente informados para que possamos ter maior confiabilidade nos Relatórios Gerenciais e no dimensionamento das ações de VISA.
7. Selecionando uma Sub-Atividade
Após escolher a Unidade do Requerente, o próximo passo será escolher a Sub-Atividade para a qual foi executada a ação. Selecione na lista de opções a Sub-Atividade adequada a ação.
8. Informando o Local da Autuação
O local da autuação pode ser na Repartição ou no Estabelecimento. Escolha na lista de opções o local em que o
TN/TI foi emitido.
9. Escolhendo o Órgão Autuante
A opção Órgão Autuante já vem preenchida com um dos três níveis em que o usuário está inserido, Visa Estadual, Visa
Regional e Visa Municipal. Esta opção é escolhida para o
usuário quando é feito o Cadastro de Pessoal.
10. Gerando uma Disposição Legal ou Regulamentar Infringida
O próximo passo será preencher o campo Disposição Legal ou
Regulamentar Infringida. Clique em Gerar Disposição Legal.
Uma nova janela será exibida para que sejam escolhidos os dispositivos ao qual o autuado foi enquadrado. No primeiro campo escolha o Nível do Dispositivo de Lei: Estadual ou Federal. O próximo passo é escolher o Tipo: Lei, Portaria, etc e em seguida escolher o Dispositivo Legal. Após escolher a última opção
deste nível, o sistema irá carregar os tópicos relacionados ao Dispositivo selecionado anteriormente. Utilize as caixas de seleções para marcar os tópicos em que o autuado foi enquadrado. Ao marcar as opções o sistema irá preencher o
Campo Provisório. Clique em Adicionar para preencher o Campo Definitivo e em seguida em Concluir. Esta ação irá
preencher o campo Disposição Legal ou Regulamentar
Infringida. Caso não exista um tópico na lista é só clicar no
campo e acrescentá-lo.
11. Preenchendo o campo Especificação
O próximo passo será preencher o campo Especificação do Termo. Clique no campo para efetuar o seu preenchimento. Não há necessidade de transcrever todo o conteúdo do TN/TI para este campo, já que o próprio documento contém estes dados. Neste caso o usuário poderá elaborar uma redação que contemple o escopo do
TN/TI emitido (Exemplo: intimado ou notificado por não ter cumprido os itens constantes do termo acima citado). Caso haja
necessidade de saber as informações contidas no documento, é só consultar o documento físico emitido.
12. O Campo Observação
Este campo é de preenchimento opcional.
13. Vinculando Documentos
O próximo passo será fazer referência a outros documentos. Esta parte requer cuidados especiais, pois, quando for aberto o
Processo Administrativo os documentos que não possuírem
vínculo não estarão logicamente ligados ao Processo
Administrativo dentro do sistema. Outro problema é que, quando
documentos que não estiverem logicamente ligados uns aos outros e eventualmente ao Processo não receberão o status de concluídos, gerando informações incorretas nos Relatórios
Gerenciais.
Existe a possibilidade de vincular um TN ou TI a um Auto de
Infração Auto de Imposição de Penalidade, Nº da Inspeção ou Nº da Investigação, que poderá também ser ou
não proveniente de uma Denúncia. Sendo assim os campos deverão ser preenchidos com o Número e o Tipo de
Documento escolhido na lista de opções. A figura abaixo
ilustra estas ações.
Figura: Criando referência entre documentos
A figura abaixo exibe os documentos que podem ser vinculados.
Figura: Lista de documentos registrados
14. Selecionando a Situação
Esta lista contém apenas duas opções: Andamento e Concluído. Neste caso escolha Andamento.
Caso um TN/TI não chegue a virar um Processo Administrativo, antes do arquivamento deste Termo o usuário deverá utilizar a
opção de Menu Fluxo de Documentos/Processos e enviar o documento de forma lógica para a Unidade Administrativa responsável pelo arquivamento do Documento. A Unidade
Administrativa configurada para este propósito é Arquivo Central. Esta ação irá alterar o status do(s) documento(s) para a
opção Concluído.
15. Preenchendo a Data de Lavratura
O próximo passo será escolher a Data de Lavratura. Clique no primeiro campo e informe o dia e o mês com dois dígitos cada e o ano com 4 dígitos.
16. Selecionando os Fiscais Autuantes
A próxima ação será selecionar os fiscais que participaram da ação de VISA. Para tanto selecione na lista o nome de cada participante e em seguida clique em Adicionar.