Pretende-se com este documento facilitar a compreensão das questões do inquérito submetido e auxiliar no preenchimento dos dados por parte do Museu.
Em caso de dúvida por favor contacte-me para o e-mail [email protected] ou por telemóvel para o n.º 937505656.
Considerações iniciais
Todo o inquérito é direccionado para obter informação sobre a actividade de inventário e gestão de colecções nos Museus, assim sendo as perguntas sobre recursos serão apenas relativas aos meios directamente ligados à actividade supra-citada.
1 Colecções:
1.1 Assinale com x as categorias existentes no museu.
1.1.1 Indique qual a categoria que tem maior relevância no museu e porque motivos. 1.2 Escreva o número (pode ser aproximado) correspondente a cada item da primeira coluna. 1.3 Escreva o número (pode ser aproximado) de objectos que correspondam aos seguintes
critérios:
- Registo/Cadastro – Objectos que apenas têm registada a informação básica e necessária à sua identificação;
- Inventário sumário – registo de objectos com informação de autores, técnicas de construção, dados de recolha, contexto de campo, cronologia, etc.;
- Inventário desenvolvido – registo de objectos com a informação existente no anterior, à qual são associados ficheiros multimédia: foto, vídeo, som ou outros;
- Inventário com informação adicional de gestão – registos de objectos com associação de informação sobre restauro, empréstimos, exposições, referências bibliográficas, etc.; - Inventário de depósitos – registo dos objectos depositados no museu.
1.4 Neste ponto basta indicar (mesmo que sejam valores aproximados) os dados pedidos em relação ao arquivo fotográfico do museu.
2 Base de dados
2.1 Indicar com X qual das duas situações apresentadas corresponde à situação do museu. Caso a base de dados utilizada no museu seja comprada a uma empresa não necessita de responder às questões 2.2, 2.3 e 2.4.
2.2 O motor de dados é a aplicação que suporta a base de dados utilizada. Caso tenha alguma dúvida nesta questão poderá obter a informação junto do técnico que desenvolveu a tecnologia utilizada na base de dados.
2.3 Indicar qual a formação base das pessoas que elaboraram a base de dados.
2.4 Pode consultar a normalização citada em www.ipmuseus.pt e em www.icom.museum. 2.5 Indicar a empresa que comercializa a base de dados.
2.6 Indicar qual, ou quais, as bases de dados em utilização no museu. 2.7 Indicar data de início de utilização da base de dados.
2.8 Indicar o grau de satisfação segundo a escala apresentada para os seguintes itens:
- Estrutura de dados – a avaliação deve ser feita tendo em conta a organização da estrutura de dados na base de dados, a facilidade de cruzamento de dados em pesquisas, etc.
- Flexibilidade – a avaliação deve ser feita considerando a utilização da base de dados para registar informação de forma escalonável (começando no inventário básico, até chegar ao estudo completo do objecto).
- Usabilidade – avaliação de facilidade de uso da base de dados.
- Adequação às colecções - a avaliação deve ser feita considerando a utilização da base de dados para registar informação de distintas colecções.
- Interface – avaliação da interface da aplicação com o utilizador (apresentação dos dados, acesso aos dados, facilidade de construção de pesquisas, etc.)
- Exportação de dados – deve ser avaliada a capacidade de exportação dos dados para outros formatos (Excel, Access, Word, CSV, etc.)
2.9 Nesta questão deverá ser indicado qual o nível de registo a que corresponde cada um dos itens da coluna Campo/Grupo de informação. Para o fazer basta incluir um X na opção escolhida.
Por exemplo, caso o museu tenha o número de inventário como um campo utilizado em Registo/Cadastro deverá colocar uma cruz na célula que corresponde à intercepção entre a linha de Número de Inventário e da coluna “Registo/Cadastro”.
Em cada linha deverá apenas escolher uma das opções possíveis, ou seja, indicar apenas uma das quatro opções disponíveis.
Considera-se que se um campo/grupo de informação é necessário para o Registo/Cadastro, será também para as restantes opções.
Campo/Grupo de informação é a coluna onde estão colocados campos e grupos de informação comummente utilizados nas bases de dados de gestão de colecções. Alguns, como N.º de Inventário ou Designação, apenas têm como objectivo registar a informação pedida, no entanto, os grupos de informação contém todos os campos para o registo de informação sobre o item descrito na coluna. Por exemplo, em Autorias o grupo de informação refere-se a toda a informação sobre a Autoria de determinado objecto (nome de autor, tipo de autoria, etc.).
2.10 Indicar, se existirem, quais os campos de introdução obrigatória de dados na base de dados utilizada pelo museu. Nas respostas Sim ou Não cortar a que não interessa. No caso de devolver o inquérito em Word, apagar a que não interessa, deixando a opção que escolher.
2.11 Tabelas de terminologia ou thesauri são ferramentas de controlo terminológico que permitem uma maior fiabilidade dos dados utilizados. Poderão ser utilizados alguns que já estão publicados, ou adaptações de outros que são publicados em outras línguas. Indique quais e se os disponibiliza. Nas respostas Sim ou Não cortar a que não interessa. No caso de devolver o inquérito em Word, apagar a que não interessa, deixando a opção que escolher.
2.12 Pode consultar a normalização citada em www.ipmuseus.pt e em www.icom.museum. 2.13 Manual de procedimentos é um documento interno que estabelece as regras de introdução
de dados, permissões de utilizadores, revisão de dados, entre outras tarefas importantes para a documentação de colecções. Nas respostas Sim ou Não cortar a que não interessa.
No caso de devolver o inquérito em Word, apagar a que não interessa, deixando a opção que escolher.
3 Recursos logísticos
Neste ponto do inquérito pretendem-se saber quais os recursos associados às tarefas de inventário, gestão e documentação das colecções.
Nas respostas sim ou não cortar a que não interessa. No caso de devolver o inquérito em Word, apagar a que não interessa, deixando a opção que escolher.
4 Recursos humanos
Neste ponto do inquérito pretendem-se saber quais os recursos humanos, suas qualificações e tempo dispendido nestas tarefas.
4.1 Indicar número de colaboradores que trabalham no inventário das colecções.
4.1.1 No quadro indicar quais os trabalhadores a tempo inteiro (primeira metade do quadro) segundo categoria profissional e forma contratual. Em cada caso indicar o número de colaboradores. Na parte inferior do quadro indicar a mesma informação (número de colaboradores) que estão afectos em tempo parcial, tendo em conta os mesmos critérios de categoria profissional e forma contratual.
4.2 Indicar o número de colaboradores que detêm os graus de formação da primeira coluna. 4.3 Indicar, indicando o número sempre que possível, de outro tipo de profissionais que
colaboram também no inventário e gestão de colecções.
5 Utilização da informação e comunicação com o exterior
5.1 Indicar o tipo de acessos previstos para os dados registados em base de dados.
5.2 Indique o endereço da página do museu se existir. Caso não exista indique data de previsão para a sua disponibilização. Nas respostas Sim ou Não cortar a que não interessa. No caso de devolver o inquérito em Word, apagar a que não interessa, deixando a opção que escolher.
5.3 Indique, caso o museu disponha de "site" se este contempla a pesquisa sobre a colecção on-line. Nas respostas Sim ou Não cortar a que não interessa. No caso de devolver o inquérito em Word, apagar a que não interessa, deixando a opção que escolher.
5.4 Indique quais dos recursos o museu dispõe
5.5 Indique outras formas de utilização da informação registada em base de dados para além do "site" e recursos apresentados na questão 5.4.