Intercâmbio eletrônico de dados (Eletronic Data Interchange) e compras eletrônicas

Há pelo menos algumas décadas, o intercâmbio eletrônico de dados (EDI) entre fornecedores e clientes tem sido impulsionado pelo avanço da informática e das telecomunicações, e representa uma inovação singularmente estratégica para as empresas. Desde o início dos anos 80, sua importância tem sido reconhecida não somente pelas empresas, mas também por governos nacionais, entidades supranacionais, órgãos reguladores, agências certificadoras, entre outros.

O uso do EDI está hoje bem disseminado em diferentes economias nacionais e setores econômicos, como o farmacêutico, o automobilístico, o alimentar, o da distribuição e transporte logísticos, o de portos, a da agricultura, o bancário, o de seguros, o das companhias aéreas e o da administração pública. Em pouco tempo, chegou a provocar uma “revolução silenciosa” nos processos e na estratégia corporativa (COMUNIDADE EUROPÉIA, 1999; EDIFORUM-ITÁLIA, 1994).

A menção aqui feita ao EDI não exclui o fato de que, cada vez com maior intensidade, as empresas parecem migrar para a prática do B2B através de meios como a Internet. A possibilidade de inserção no B2B, por meio de portais que congreguem números crescentes de fornecedores, compradores e investidores, representa uma oportunidade efetiva de que as empresas venham a otimizar os processos de negociação e, assim, reduzir custos. Há também o uso cada vez maior da internet para a efetivação dos “leilões reversos”. Nesse sistema, ao contrário do leilão tradicional, a empresa compradora fixa um teto para a compra desejada e passa a avaliar as ofertas feitas por empresas fornecedoras em relação àquele pedido. Os compradores publicam, em um

portal, a especificação dos produtos que desejam adquirir, e convidam um grupo de fornecedores previamente cadastrados no sistema para participarem do processo. Geralmente, além do preço, existem outros critérios que vêm sendo requeridos e avaliados pelos grandes compradores, tais como pontualidade, qualidade, tecnologia e atendimento.

Não há, ao menos até o momento de conclusão deste trabalho, um recuo histórico suficientemente amplo capaz de oferecer um balanço efetivo quanto à extensão e aos reais benefícios das transações exclusivamente realizadas online. O que existe, no momento, são projeções bastante otimistas quanto aos volumes a serem movimentados - em médio e longo prazos – por diferentes setores da economia brasileira no mercado B2B na internet. De qualquer maneira, pode-se também antecipar que, no futuro próximo, ao contrário de desaparecer, o EDI (atuando como um protocolo ou plataforma fundamentalmente privada de comunicação, talvez restrita a um conjunto particular de fornecedores e clientes) venha a se somar - como um tecnologia híbrida - aos benefícios incontestes das transações realizadas através dos portais na internet (em que o mercado representa a estrutura de governança mais adequada para a transação).

Mas retornemos às características específicas do EDI. A troca eletrônica de dados possibilita a redução da quantidade de documentos em carta, maior segurança e rapidez na transmissão de dados, eliminação de entradas nos sistemas de informação da empresa, menores custos na gestão dos processos de suprimento e distribuição, redução progressiva do lead time e uma melhor visibilidade do fluxo das mercadorias.

Antes do EDI, o processo de suprimentos era seguramente menos eficiente, menos controlável e menos eficaz, como se observa nas etapas descritas a seguir:

(i) solicitado um artigo ou serviço, envia-se uma confirmação do pedido pela firma cliente, depois de aprovada a oferta do fornecedor;

(ii) a empresa fornecedora, ao despachar sua mercadoria, prepara uma fatura em duas vias, uma indo para o cliente e outra para a sua própria seção de contas a

receber. Com as peças que enviou, vai também uma nota fiscal, para conferência da mercadoria no seu local de destino;

(iii) ao chegar, a mercadoria é conferida pelo departamento responsável na empresa cliente, que confere a nota fiscal e prepara relatórios de recebimento dos itens e quantidades recebidos;

(iv) o relatório segue para a seção de contas a pagar, e há outra entrada de dados no sistema;

(v) estando tudo correto, a seção de contas prepara um cheque para cada fatura e emite um documento de aviso de remessa do pagamento;

(vi) o fornecedor, ao receber o pagamento, compara-o com sua própria cópia da fatura.

O impressionante nessa descrição, além do número de fases do processo, é que em determinados pontos serão quase obrigatórias às duas empresas várias entradas de um mesmo dado no sistema, tais como inputs de dados nos computadores, impressão de documentos variados, selagem e expedição dos mesmos, entre outros.

Com o EDI, simplifica-se a gestão do sistema, reduz-se drasticamente o lead time das entregas, abaixam-se os custos e o número de erros ao longo da transação. Veja-se o exemplo abaixo:

(i) o cliente informa ao fornecedor, com freqüência diária e por meio do disparo de “kanbans eletrônicos”, a necessidade de material;

(ii) ao serem recebidas, com os respectivos cartões kanbans de códigos de barras, essas mercadorias têm suas informações lidas eletronicamente. O recebimento de cada item será registrado, passando a fazer parte do controle físico e financeiro dos estoques da contratante;

(iii) estando tudo certo, não havendo discrepâncias dos preços e da qualidade ex–ante negociados, o sistema transmite um comunicado eletrônico ao banco, permitindo a transferência automática do pagamento da conta do cliente para a do fornecedor (HARMON, 1993).

Em termos funcionais, o que ocorre é a aceleração da comunicação, a melhoria no controle das informações, a redução do papel carta e, não menos importante, a contenção do ímpeto burocrático típico às empresas que cresceram muito, mas perderam eficiência.

Em termos da gestão, o EDI facilita a redução de erros no processo, o controle dos dados e a simplificação dos procedimentos administrativos, conferindo-lhes maior transparência. Também favorece a redução de estoques nas diferentes fases da cadeia de valor, o que poderá significar magazines e depósitos menores ao longo do processo de suprimento, bem como uma força adicional ao êxito do JIT interno e externo (COMUNIDADE EUROPÉIA, 1999; EDIFORUM-ITÁLIA, 1994).

No início, a utilização dos sistemas de EDI no Japão, nos Estados Unidos e em países europeus resultou no surgimento de diferentes padrões de mensagens, reconhecidos geralmente no âmbito do setor comercial ou produtivo em que eram utilizados. Isso ocorreu por conta de características do próprio EDI: por representar uma diferente forma de linguagem, utiliza-se de nova gramática (sintaxe e regras de estruturação dos dados) e de um novo vocabulário, este último formado por elencos de dados elementares e de mensagens (COMUNIDADE EUROPÉIA, 1999; EDIFORUM- ITÁLIA, 1994).

Na metade dos anos 80, porém, a diversidade de padrões levou a Comissão das Nações Unidas a definir normas para o uso do EDI, compreendendo um conjunto de standards e orientações voltados a facilitar a troca e a resolução de problemas no comércio internacional. As diretivas da ONU, presentes na normalização UN/EDIFACT, tiveram o objetivo claro de expandir o uso do EDI em níveis internacionais. Tanto que, pouco

tempo depois, as diretivas EDIFACT transformaram-se em um standard internacionalmente reconhecido em Norma ISO 9735 (EDIFORUM - ITÁLIA, 1994). Além das grandes organizações, um número crescente de pequenas e médias empresas começa a fazer uso do EDI, uma vez que seus custos de implantação e de gestão tornam-se cada dia mais acessíveis.

No que se refere à disseminação do sistema em redes de empresas, entende-se que existem dois grandes veículos para a inovação. No primeiro deles, a grande empresa coordenadora ou guia estabelece, como pré-condição para a efetivação das compras, a presença do EDI ou mesmo de tecnologias híbridas com formas mais abertas de acesso, como a Internet. A empresa cliente, nesse caso, pode até fornecer os softwares e outros elementos estruturais necessários ao compartilhamento de dados com seus fornecedores. Um segundo veículo de disseminação do EDI é o desejo da grande empresa de envolver seus fornecedores mais estratégicos desde as etapas iniciais de implantação do sistema, orientando-os nesse sentido e facilitando o desenvolvimento de sistemas cada vez mais ajustados às especificidades e aos core process da empresa cliente.

De uma ou outra forma, o fato é que existem condições e fases a serem respeitadas na difusão do sistema às empresas, tais como:

- definir quais serão os processos produtivos, departamentos e figuras profissionais a serem envolvidos;

- definir as informações a serem transmitidas pelo sistema;

- fazer um levantamento dos programas aplicativos já em uso nas diversas áreas funcionais da organização, dando especial atenção aos processos de suprimento e de distribuição;

- definir o nível de integração do EDI com os aplicativos já existentes na organização; - definir os meios de transmissão a serem utilizados;

No âmbito do comércio internacional, o uso do EDI entre importadores, exportadores, empresas transportadoras e agentes aduaneiros favorece a redução do lead time nas entregas e dos custos relativos aos processos de importação e exportação. Isso porque, ao efetuarem-se as transações, as empresas importadora e exportadora usam o EDI para enviar, em tempo real, às autoridades competentes informações sobre: as empresas envolvidas; o meio de transporte e a empresa transportadora; a embalagem; licenças de importação e exportação, entre outras.

A velocidade com que se transmite um conjunto extenso de mensagens possibilita que a informação chegue antes das mercadorias ao seu ponto de destino. Isso favorece a diminuição do tempo necessário ao desembaraço aduaneiro e às atividades de movimentação e transporte nos terminais logísticos de portos, ferrovias, rodovias e aeroportos.

Poderiam ser descritos aqui outros tantos exemplos relacionados à utilização dos EDIs, e possivelmente em todos eles estaria evidente a constatação de que a troca eletrônica de dados eleva os níveis de serviços prestados ao cliente. Se utilizado em conjunto com outras tecnologias de informação, o EDI pode ainda agregar maior valor à transação e instituir as bases para uma estratégia diferenciada de suprimentos e de distribuição. A seguir, na última seção deste capítulo, procura-se aprofundar os conceitos e temas discutidos até aqui, relacionando-os a duas estratégias fundamentais nos processos logísticos: a gestão de fornecedores e a gestão de clientes. Tanto uma quanto outra perspectiva demonstram formas importantes de se aumentarem a eficiência e a eficácia da gestão das redes de suprimentos.

3. Duas faces da segmentação na cadeia ampliada de valor: