Objetivo deste documento é descrever todos os requisitos funcionais e técnicos para a adoção de um sistema de apuração de custos hospitalares, através do módulo de custos do sistema de gestão MV.
O documento não substitui o termo de referência, mas sim o complementa como parte integrante, que deve ser utilizada para verificar a abrangência da solução proposta versus as necessidades do hospital.
O documento não contém:
- Definição de dimensionamento do sistema em termos de volume de licenças a serem adquiridas. - Definição dos serviços de implementação e modalidade de execução.
- Definição dos serviços de manutenção. - Definição dos serviços de suporte.
Estas definições estão inclusas no termo de referência.
Premissas
Standards / Certificações
O sistema deve prever a possibilidade de obtenção dos dados do sistema MV ou a critérios a serem estabelecidos entre CONTRATANTE, sistema de apuração e gerenciamento de custos hospitalares do CONTRATADO com o sistema de gestão hospitalar do CONTRATANTE.
Restrições
O CONTRATADO deverá permitir a posterior exportação de todos os dados necessários da solução ofertada pelo CONTRATADO a um novo sistema que venha a ser adquirido pelo CONTRATANTE em substituição a do CONTRATADO sendo que este processo não poderá representar um ônus adicional ao CONTRATANTE no futuro.
O sistema deve permitir acesso WEB (World Wide Web), aos demais funcionários, para verificações e consultas sem que com isso represente um ônus adicional ao CONTRATANTE em função deste acesso.
Legendas usadas para identificar o sistema:
HIS Sistema de gestão hospitalar – É o sistema integrado de gestão hospitalar utilizado pelo CONTRATANTE.
Critérios adotados na especificação
Além da parte introdutória onde são definidos conceitos gerais que devem ser atendidos pelo sistema proposto, o documento contém três seções de especificações:
- As primeiras duas seções se referem à especificação detalhada de requisitos funcionais e técnicos, sendo que cada item especificado é classificado como:
P Padrão no sistema
C Necessita de customização N Não disponível
- A terceira seção apresenta as “Provas de Conceito” que deverão ser realizadas para validar o sistema proposto. A prova de conceito será necessária para validar o sistema em relação à abrangência declarada pelo fornecedor e a possibilidade de implementar os fluxos operacionais previstos no ato da publicação deste documento e será realizada somente no sistema selecionado com base numa avaliação prévia da proposta comercial e da declaração de abrangência fornecida pelo fornecedor.
Para os casos em que as funcionalidades necessárias para realizar a prova de conceito sejam subordinadas a customizações do sistema, a prova de conceito será utilizada para homologar o produto após a finalização da customização.
Na avaliação da proposta em relação à abrangência dos requisitos serão adotados os seguintes critérios: O sistema apresentado deverá ter aderência nas seguintes proporções:
- 100% de cobertura das funcionalidades - 5% das funcionalidades mediante customização
FUNCIONALIDADES
Legenda campos das tabelas de funcionalidades
Descrição dos códigos utilizados nas tabelas de especificação Código: Código que identifica a funcionalidade
Abrangência: Define o grau de abrangência declarado pelo fornecedor que apresentou a proposta. Os valores previstos são:
P Padrão no sistema
C Necessita de customização N Não disponível
Especificações Técnicas
A seguir são descritas todas as funcionalidades que devem constar no sistema e que compõem o escopo mínimo deste projeto.
Objetivo: A metodologia de custos deverá proporcionar minimamente as informações abaixo e ser disponibilizada para a
organização, em ambiente, via WEB (World Wide Web), informatizado e on-line:
Condições de Aceitação:
Informação individualizada por unidade de negócio gerenciada, ao nível dos centros de custos, produtos e serviços, permitindo a correspondente análise comparativa, e o acompanhamento contínuo das operações. Informações consolidadas e comparativas, permitindo a avaliação, acompanhamento e controle de cada unidade
de negócio gerenciada, como também o estabelecimento de indicadores de desempenho. Consolidar um conjunto de indicadores de desempenho das ações de assistência à saúde.
Servir de instrumento de gestão e correspondente melhoria da eficácia na alocação dos recursos humanos e materiais.
Geração de relatórios gerenciais de custos das atividades e, em decorrência, disseminar a participação de todos os gestores internos na avaliação e análise dos custos sob as suas responsabilidades.
Dar elementos que permitam a avaliação do custeio das atividades das unidades gerenciadas em relação a indicadores de custos disponíveis, os quais permitam a efetiva gestão da produtividade das unidades.
Criar a cultura de acompanhamento de custos e busca continuada de melhores resultados com a utilização dos recursos públicos.
Objetivo: As informações dos custos e dos serviços, por cada unidade de negócio gerenciada, disponibilizadas em
ambiente via WEB (World Wide Web), informatizado e on-line, deverão ser geradas em prazos mensais e conter minimamente as seguintes informações e formatação:
Condições de Aceitação:
• Demonstração da composição e evolução mensal dos custos totais e evoluções mensais, apresentados por grupo de contas de pessoal, materiais e custos gerais, com suas respectivas contas analíticas de forma a possibilitar comparabilidade entre todas as unidades.
• Demonstração da composição e evolução mensal dos custos por centro de custos, produtivos, auxiliares e administrativos.
• Demonstração da evolução mensal dos custos unitários dos serviços produtivos com seus respectivos índices de produção e ocupação.
• Demonstração da evolução mensal dos custos unitários dos serviços auxiliares.
• Demonstração das estatísticas mensais utilizadas para rateio dos custos centros de custos auxiliares, administrativos e custos indiretos.
• Relatórios analíticos especificando e elucidando ocorrências de flutuações de custos totais por grupo e dos custos unitários dos serviços.
A metodologia de custos deverá se dar por absorção total baseada em regime de competência com a utilização de critérios reconhecidos e padronizados de forma a permitir a comparabilidade dos indicadores de custos estabelecidos
anteriormente, em ambiente de WEB (World Wide Web), e deverá ocorrer em período estabelecido em cronograma especifico a ser aprovado pelo CONTRATANTE.
Validações Finais
Objetivo: Com o objetivo de medirmos a eficácia na melhoria dos processos com a adoção do sistema de gerenciamento
e apuração de custos, como CONTRATANTE precisamos garantir que o sistema que está sendo adquirido atenda às necessidades e as expectativas da organização através da otimização e racionalização de seus custos e processos de forma mais eficaz, desta forma definimos a seguir as seguintes condições para sua aceitação.
Condições de Aceitação:
Apresentar forte integração entre os módulos permitindo uma maior efetividade para com a apuração e gerenciamento dos custos da organização bem como para com a otimização dos processos e seus custos superior a uma média de uma escala a ser definida (conforme questionário a ser elaborado entre CONTRATANTE E CONTRATADO a qual deverão constar como itens mínimos a serem avaliados após a implantação e uso efetivo do sistema a: otimização dos fluxos de trabalho relacionados aos custos apurados, Identificação de atividades que apenas consomem recursos e não agregam valor aos procedimentos/serviços, estimar os valores finais de determinado procedimento/serviço, comparar os custos estimados com outras instituições de saúde, permitir o planejamento de ações futuras e de novos projetos de investimentos, redução no tempo de execução das tarefas, utilidade das saídas para a tomada de decisões, melhor utilização do tempo, melhoria no ambiente de trabalho, redução de erros, disponibilidade do sistema(estar no ar), aquisição de novos conhecimentos. O referido questionário deverá ser aplicado junto aos gestores da área financeira, custos, TI, qualidade, superintendência e contabilidade que tenham uma relação com a Diretoria de Custos, Orçamento e Finanças, para sua devida avaliação.
Dependência: Da efetiva conclusão de todos os processos de implantação do sistema adquirido. Provas de conceito
Introdução
A prova de conceito consiste num roteiro de teste destinado a demonstrar a veridicidade da abrangência do sistema apresentado em acordo com as funcionalidades solicitadas.
Será utilizada para validar o sistema ofertado na proposta “vencedora” para emitir o parecer final sobre a escolha do sistema.
A prova de conceito deverá demonstrar a capacidade do sistema de atender as funcionalidades e a possibilidade de utilizar o sistema simulando os fluxos de processo descritos neste documento.
A definição da prova de conceito se compõe da descrição de atividades principais a serem realizadas mediante a utilização do sistema e a informação de resultados mínimos esperados para cada atividade.
A execução da prova de conceito deverá ser acompanhada e validada pela equipe do HCB responsável pela execução do projeto e pelo responsável técnico do projeto.
A avaliação do teste poderá resultar em:
- Aprovado O sistema atende plenamente as funcionalidades
- Aprovado com ressalva O sistema atende parcialmente as funcionalidades, mas de forma que a comissão considera aceitável.
- Aguardando customização Necessária a customização do sistema, a validação será postergada ao momento da entrega da customização.
- Aguardando integração Necessário o desenvolvimento da integração com outros sistemas. A validação será postergada ao momento da entrega da integração.
- Aguardando interface Necessária a interface e configuração com outros equipamentos, a validação será postergada quando a conexão do equipamento estiver disponível.
- Requisito desejável não atendido O sistema não atende as funcionalidades, mas a situação é aceita por se tratar de
uma funcionalidades de baixa impacto.