A proposta feita procurou adequar o arranjo físico às necessidades dos funcionários num modelo mais próximo do layout em espaço aberto considerando o grande fluxo de pessoas e de documentos. A proposta tem o intuito principal de proporcionar melhor fluxo de pessoas sem causar desconforto e, com isso, aumentar a qualidade e a eficiência dos serviços realizados na sala em questão.
A figura 8 mostra o desenho do layout proposto:
Fonte: Elaborado pelos autores
JANELAS
Figura 8 – Layout proposto
JANELAS
Os números que identificam cada peça de mobiliário estão de acordo com a tabela 1, excluindo-se os itens 15 e 22, que foram retirados no layout proposto.
Esta proposta busca solucionar os problemas supracitados, tendo como principal característica a liberação do espaço para melhorar o trânsito das pessoas e o fluxo dos materiais e documentos.
As situações descritas anteriormente foram melhoradas nos seguintes aspectos:
Foi dedicado um espaço à multifuncional e aos objetos necessários para o manuseio de cópias (como grampeador, furador, etc.) – que foram colocados em cima do armário 12 – e também à impressora colorida, que antes se encontrava na mesa 15 (esta foi retirada no layout proposto, vide figura 6) e agora foi colocada em cima do armário 13, para que este espaço seja dedicado à impressão e cópias, área existente no layout atual da sala gerencial da usina siderúrgica, proporcionando também mais comodidade ao Secretário de Coordenação (usuário da mesa 1);
Como haviam mesas de larguras diferentes, esse critério foi utilizado na reorganização delas, sendo que as mesas maiores (largura de 1,50m) foram colocadas do lado esquerdo (vista da porta) e as menores (largura de 1,30m) do lado direito, para que haja padronização na distribuição dos móveis. Com isso o problema encontrado na saída do funcionário de seu lugar (mesas 3, 4 e 6) foi sanado com a colocação das mesas em filas, conforme também é visível no layout da sala gerencial;
Com a criação do espaço dedicado às cópias, a mesa 2 foi retirada do local anterior (vide figura 6) e colocada numa posição central, juntamente com a mesa 7, visto que são de tamanhos iguais. O espaço da mesa 2 será reservado para colocação de documentos, que antes ficavam em caixas, em cima dos armários 11, 12 e 13 (a, b e c na figura 6). A mesa 2 foi demarcada com uma divisão por Comarcas, facilitando a designação dos documentos a serem transportados. O espaço da mesa 7 será dedicado aos estagiários, que poderão se assentar nas cadeiras a ela correspondentes;
O armário 11 passa a compor a área central, junto com as mesas 2 e 7. Ele será utilizado para guardar os documentos para envio por malote dos correios e o espaço em cima será aproveitado para acomodar os
documentos trazidos nos veículos oficiais até que sejam levados aos seus destinos. Esse armário foi alocado estrategicamente de maneira mais visível e também próximo da porta, considerando que o que será colocado nele será trazido por funcionários de outras áreas. Para facilitar, esse móvel será devidamente identificado para que se saiba qual é o seu fim;
Os arquivos (9 e 10) foram transferidos de lugar e colocados lado a lado, no lugar do armário 22, que foi retirado da sala. Os arquivos que estavam guardados no armário 22 foram transferidos para armários embutidos, localizados logo abaixo das janelas e que estavam quase totalmente vazios, esses armários são mostrados nas figuras 9 e 10:
Figura 9 – Armário embaixo da janela esquerda
Fonte: Elaborado pelos autores
Figura 10 – Armário embaixo da janela direita
Para otimização do espaço e conforme já estão os demais, os gaveteiros 16 e 18 foram colocados embaixo das mesas 1 e 8;
Em virtude da mudança de lugar da impressora colorida, a mesa 15 ficou inutilizada, portanto também foi retirada da sala, em seu lugar foi colocado o armário 17, para colocação das mesas na nova posição.
6 CONCLUSÕES
Para o caso estudado, as mudanças no layout atual são necessárias para que haja mais mobilidade e que esta seja feita com mais eficiência e sem incômodos. Vale ressaltar, porém, algumas limitações que se impuseram durante a análise do arranjo físico atual e na proposição do novo.
As dimensões da sala são pequenas, considerando que há salas maiores no mesmo prédio para um número de servidores e estagiários aproximadamente igual ao da Coordenação do CRAAI; portanto, alocar 5 servidores fixos, mais quatro estagiários (sendo dois no turno da manhã e dois no da tarde), mais um estagiário do curso de Administração, além de outros usuários esporádicos que também ocupam um espaço de trabalho durante o tempo em que estão na sala e ainda servir como uma espécie de depósito temporário para produtos, documentos, cartas e processos a serem enviados e recebidos de outras comarcas, o espaço se torna mínimo para tantas atividades, às vezes simultâneas. Outra dificuldade encontrada foi a quantidade de móveis que é elevada em relação à área útil. Uma limitação em relação ao layout da sala gerencial da usina siderúrgica foi a falta de um documento que relacionasse os móveis, em outras palavras, um documento de inventário, tornando necessário o embasamento na observação pessoal para descrição dos móveis.
Ainda assim, mesmo com muitos móveis, provou-se ser possível a reorganização deles sem que fosse necessário a retirada de muitos móveis (na proposta, foram retirados apenas dois deles: uma mesa e um armário). Mudanças estruturais maiores, como a modificação na estrutura do imóvel, ou seja, obras de ampliação e/ou outras melhorias não se fizeram necessárias, sendo suficiente uma reordenação dos móveis com base nas principais tarefas executadas.
Apesar da relativa facilidade na execução dessas mudanças, um fator impeditivo na implantação de um novo layout é que existe um processo burocrático que envolve a Administração superior, sendo necessária uma aprovação do novo
layout por parte de arquitetos designados para isso.
Como sugestão para estudos futuros, pode ser explorado o sistema 5S na organização de todo o ambiente e/ou também, a burocracia e seus excessos no setor público. Como se trata de uma instituição que lida com vários documentos,
tanto que estão em uso e transitam no estado todo (via veículos oficiais ou malote ou ainda de outras maneiras) quanto outros que ficam guardados para futuras consultas ou outros fins, vale a sugestão para o estudo da segurança desses documentos em seu uso e transporte, considerando que podem conter informações sigilosas e que exigem cuidado para que se mantenha o sigilo.
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8 ANEXOS