3.1.1. Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991
a) Artigo 1º considera: “dever do poder públicas a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação”.
b) Artigo 17 “A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais”.
c) Artigo 21 “Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei”.
3.1.2 Acesso à informação
a) Constituição Federal de 1988, art. 5.º, XXXIV - “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado”.
b) Constituição Federal de 1988, art. 5.º, XXXIV - “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade , ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.”
A lei 8.159/91 regulamenta o direito público de acesso à informação por meio de documentos. Por meio desta: “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível á segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.”
Sobre os arquivos descreve a lei no Art.2º: “Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
Com relação aos Arquivos Públicos considera-se pela lei 8.159/91 que os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias:
São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. (8159,art. 7º, § 1º).
Decreto Federal n. 4.073, de 03 de janeiro de 2002, art. 15 – Segundo os três incisos do referido artigo, são arquivos públicos os conjuntos de documentos:
I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
II – produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, o exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.
3.1.3 Proteção ao patrimônio documental
a) Constituição Federal de 1988, art. 23 - É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:
III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos.
b) Constituição Federal de 1988, art. 24 - Compete à União, aos Estados, e ao Distrito Federal legislar concorrentemente sobre:
VII - proteção ao patrimônio histórico, cultural, turístico e paisagístico.
c) Decreto estadual n.º 22.789, de 19 de outubro de 1984, art. 3.º - “Consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da administração do Estado de São Paulo, como produto do exercício de funções executivas, legislativas e judiciárias”.
3.1.4 Eliminação de documentos públicos
a) Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, art. 9º -“A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.
b) Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, art. 10 -“Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”.
c) Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96, art. 11 -“Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final”
d) Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96, art. 12 -“A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filma cópia.” e) Resolução CONARQ n.º 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996) -
dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos diários oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
f) Resolução CONARQ n.º 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97) -dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
3.1.5 Parâmetro legal para descartar documentos de arquivo público
Segundo a lei 8.159 de 1991, que dispõe da eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada a eliminação do documentos mediante a autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Dessa forma, os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. Além dessa lei fundamental, a eliminação se sustenta ainda:
No Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96, em seus artigos:
Art. 11. - a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia;
Art. 12. - a eliminação de documentos oficiais ou público só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9.º da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991. No estado de Sergipe é vedada a eliminação de documentos integrantes do patrimônio arquivístico público, sem prévia consulta ao órgão central do Sistema de Arquivos Públicos do Estado de Sergipe (Decreto Estadual n.º 4507, de 19/11/79).
A legislação brasileira ampara os documentos de arquivo e também prever punições para o não cumprimento das mesmas, a seguir são elencadas algumas formas de evitar o crime contra o patrimônio .
3.1.6 Conjunto Legal de Penalidades de Arquivos
São considerados crimes contra os documentos:
a) Código Penal, art. 305 - destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:
Pena – reclusão de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular.
b) Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 - dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências.
Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimônio cultural Art. 62 – Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:
Pena – reclusão, de um a três anos, e multa.
c) Decreto Federal n. 3.179, de 21 de setembro de 1999 - dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências.
d) Art. 49 – Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:
Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais).
A legislação evidencia em suas leis a importância da preservação dos documentos , apesar de não serem tratados como a lei ordena, e existir punições para quem não cumprem , mas em uma fiscalização extrema não é possível verificar a aplicabilidade do uso correto da gestão documental, onde em sequência considerações serão feitas a respeito do referido tema.